วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการอีเมล บริษัท ที่มีข้อโต้แย้ง

การจัดการกับพนักงานที่หงุดหงิดและโกรธเคืองเป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก เมื่อคุณได้รับอีเมลโต้แย้งอาจเป็นเรื่องยากที่จะมุ่งเน้น แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องปล่อยให้อารมณ์ของคุณควบคุมไม่ได้ แต่ให้คอยตรวจสอบความรู้สึกวิเคราะห์สถานการณ์และปรับการกระทำของคุณแทน

รอ

หลังจากอ่านอีเมลที่โต้แย้งแล้วเป็นเรื่องปกติที่ความรู้สึกป้องกันจะสูงขึ้น อยู่ในความสงบ. ให้เวลากับตัวเองในการแสดงความคิดเห็นในใจ อย่าดำเนินการปิดอีเมลตามปฏิกิริยาแรกของคุณ หากคุณตอบสนองอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องคิดเวลาคุณอาจทำอะไรที่น่าเสียใจ ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กให้เป็นตัวอย่างที่ดีและฝึกฝนการยับยั้งชั่งใจ

วิเคราะห์

หลังจากคุณมีเวลาคิดแล้วอ่านอีเมล์ซ้ำอีกครั้ง ละเว้นความคิดเห็นที่ท้าทายหรือภาษาที่ไม่เป็นมืออาชีพ มองหาจุดประสงค์ของข้อความ ค้นหาสิ่งที่รบกวนพนักงาน เมื่อคุณทราบถึงปัญหาแล้วคุณสามารถแก้ไขได้ นึกถึงการโต้แย้งของพนักงานและตัดสินใจว่าจะตอบเขาอย่างไร

เผชิญหน้า

โทรหาพนักงานทางโทรศัพท์ ใจเย็นอธิบายว่าคุณได้รับอีเมลของเขาและคุณต้องการที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหาความกังวล ขอให้เขาพบกับคุณในสำนักงานของคุณ เริ่มการประชุมด้วยความคิดเห็นเช่น "ฉันเข้าใจว่าคุณหงุดหงิดที่ไม่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งให้ฉันอธิบายว่าทำไมฉันถึงตัดสินใจให้คุณอยู่ในตำแหน่งปัจจุบันของคุณ" อธิบายการตัดสินใจของคุณต่อพนักงาน ถ้าเขาพยายามขัดจังหวะคุณหรือโต้แย้งพูดอย่างใจเย็นว่า "ฉันอยากได้ยินสิ่งที่คุณพูด แต่ขอให้ฉันพูดให้จบ"

ฟัง

หลังจากที่คุณระบุตำแหน่งของคุณแล้วให้พนักงานตอบกลับ เตรียมพร้อมสำหรับเขาที่จะระบายหรือพยายามโต้แย้งประเด็นของเขา อย่าปล่อยให้ตัวเองทะเลาะกับเขา ฟังไม่พูด ในที่สุดพนักงานจะหยุดพูด คำนำคำตอบของคุณด้วยคำพูดที่เป็นกลางเช่น "ฉันได้ยินสิ่งที่คุณพูดและเคารพตำแหน่งของคุณ" ติดตามผลด้วยโซลูชันของคุณ คุณอาจต้องทำซ้ำสิ่งที่คุณพูดก่อนหน้านี้เพื่อให้จุดของคุณ

แก้ไข

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานรู้ว่าในขณะที่คุณสนใจในความคิดและความคิดเห็นของเขาคุณต้องการให้เขาพูดกับพวกเขาอย่างสุภาพและให้ความเคารพ พูดบางอย่างเช่น "ฉันเข้าใจความผิดหวังของคุณ แต่ฉันต้องการปลูกฝังวัฒนธรรมการเคารพ บริษัท กรุณาใช้น้ำเสียงที่เคารพในการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมดของคุณกับฉันและเพื่อนร่วมงานของคุณและฉันจะทำแบบเดียวกัน"