นโยบายการเก็บรักษาและทำลายเอกสารสำหรับองค์กรที่ไม่หวังผลกำไร

นโยบายการเก็บรักษาและทำลายเอกสารที่ครอบคลุมเป็นมากกว่าแค่การดำเนินธุรกิจที่ดี นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้มั่นใจว่าธุรกิจที่ไม่แสวงหากำไรของคุณปฏิบัติตามกฎหมายและคำแนะนำของรัฐบาลกลางและรัฐอย่างเต็มที่ซึ่งสำหรับผู้ไม่หวังผลกำไรบางรายนั้นเป็นโอกาสที่สับสน ความไม่แน่นอนเกี่ยวกับข้อกำหนดของนโยบายนั้นมีอยู่เนื่องจากกฎหมายของรัฐมีความแตกต่างกันบริการสรรพากรแนะนำ แต่หยุดยั้งการกำหนดให้ธุรกิจที่ไม่แสวงหากำไรต้องจัดการกับการเก็บรักษาเอกสาร

พระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley มาตรา 1102

มาตรา 1102 แห่งพระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley ห้ามการทำลายเอกสารโดยเฉพาะหรืออาจถูกตรวจสอบในการสอบสวนอย่างเป็นทางการ อย่างไรก็ตามไม่รวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับเอกสารหรือตารางการเก็บรักษา ความคิดที่ดีที่สุดคือการปรึกษากับทนายความที่ไม่แสวงหาผลกำไรก่อนที่จะร่างนโยบายการเก็บรักษาและการทำลายเอกสารของคุณ นอกเหนือจากการให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act แล้วทนายความยังสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับกฎหมายที่อาจมีผลบังคับใช้ในรัฐของคุณ

เกี่ยวกับการเก็บรักษาเอกสาร

คำสั่งนโยบายควรเกี่ยวข้องกับทั้งสำเนาเอกสารและข้อมูลรวมถึงอีเมล - จัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ ระยะเวลาการเก็บรักษาซึ่งโดยทั่วไปมีระยะเวลาตั้งแต่สามปีถึงการเก็บรักษาถาวรส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับประเภทและความสำคัญของข้อมูลที่เก็บไว้ในเอกสาร ตัวอย่างเช่นตารางเวลาการเก็บรักษาสำหรับการติดต่อทั่วไปบันทึกอาสาสมัครการสมัครงานและคำสั่งซื้อโดยทั่วไปจะใช้เวลาไม่เกินสี่ปี บันทึกทางบัญชีใบแจ้งยอดธนาคารใบแจ้งหนี้และเอกสารการบริจาคโดยทั่วไปจะต้องเก็บรักษาไว้ 10 ปี บทความของ บริษัท เอกสารการประกันภัยและเอกสารภาษีควรเก็บไว้อย่างถาวร

การกำจัดบันทึกทางธุรกิจ

แง่มุมที่สับสนของการปฏิบัติตามกฎหมายและคำแนะนำคือแม้ว่าจะมีข้อมูลมากมายเกี่ยวกับการเก็บรักษาเอกสาร แต่ก็มีข้อมูลน้อยมากที่เกี่ยวข้องกับการทำลายเอกสารโดยเฉพาะ พึ่งพาและรวมถึงแนวทางเช่นที่จัดทำโดยกรมอนามัยและบริการมนุษย์เพื่อการกำจัดข้อมูลด้านสุขภาพที่ได้รับความคุ้มครอง ตัวอย่างเช่นรวมถึงคำสั่งที่ระบุว่าไม่เพียง แต่จะต้องสำเนาเอกสารที่ยากจะอ่านไม่ได้อ่านไม่ออกและไม่สามารถสร้างขึ้นใหม่ได้ก่อนที่จะกำจัด อีกทางเลือกหนึ่งคือการทำสัญญากับผู้ขายการกำจัด คำสั่งสำหรับการกำจัดข้อมูลที่เก็บไว้ทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถรวมถึงการเขียนทับหรือกำจัดข้อมูลโดยใช้ซอฟต์แวร์พิเศษหรือทำลายสื่อที่เก็บข้อมูล

การสร้างนโยบายการเก็บรักษาเอกสารและการทำลาย

นโยบายที่ครอบคลุมเริ่มต้นด้วยการระบุวัตถุประสงค์วัตถุประสงค์และเป้าหมายของนโยบาย ส่วนคำจำกัดความระบุประเภทของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับนโยบายอย่างชัดเจนและกำหนดคำศัพท์ทั่วไปเช่น "เอกสาร" "ฉีก" และ "ลบ" หลังจากนี้ส่วนเพิ่มเติมจะกำหนดความคาดหวังสำหรับการติดฉลากและจัดเก็บเอกสาร ตรวจสอบและทำลายข้อมูลเก่า ส่วนสุดท้ายที่อยู่และสรุปขั้นตอนสำหรับการจัดการกับร่างเอกสาร ส่วนใหญ่ยังสรุปข้อมูลนโยบายโดยการรวมพนักงานตารางสามารถอ้างถึงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม