ตัวอย่างของระบบเงินเดือน

คุณต้องจ่ายพนักงานของคุณผ่านระบบเงินเดือน แต่ประเภทของระบบที่คุณใช้นั้นขึ้นอยู่กับความต้องการเงินเดือนของคุณ ขนาดของ บริษัท ของคุณและความรู้ของคุณเกี่ยวกับงานบัญชีเงินเดือนนั้นมีหลายอย่างที่ต้องทำไม่ว่าคุณจะเลือกระบบอัตโนมัติหรือระบบแมนนวลหรือว่าคุณจะเปลี่ยนงานเป็นผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน

อัตโนมัติในบ้าน

ระบบบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติหรือคอมพิวเตอร์สามารถเป็นซอฟต์แวร์อิสระหรือซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนรวมกับทรัพยากรมนุษย์และคุณสมบัติการบัญชี จากไซต์งานของคุณคุณป้อนข้อมูลบัญชีเงินเดือนของพนักงานในระบบ - รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลเช่นหมายเลขประกันสังคมและที่อยู่ - และเงินเดือนชั่วโมงทำงานอัตราการจ่ายและข้อมูลภาษีหัก ณ ที่จ่าย ซอฟแวร์จะคำนวณ paychecks ตามข้อมูลที่คุณป้อนและเปิดใช้งานการชำระเงินโดยการตรวจสอบสดฝากเงินโดยตรงและบัตรชำระเงิน

ด้วยระบบบอกเวลาอัตโนมัติคุณสามารถป้อนชั่วโมงลงในซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนหักภาษีจากค่าจ้างของพนักงานของคุณและคำนวณรายการที่ซับซ้อนเช่นค่าจ้างเงินเดือนค่าจ้างเสริมและการหักภาษีล่วงหน้า ซอฟต์แวร์ช่วยให้คุณติดตามผลประโยชน์ของพนักงานโดยเฉพาะพิมพ์ลงทะเบียนเงินเดือนและรายงานภาษีและทำการประมวลผล W-2 ระบบนี้ปรับปรุงประสิทธิภาพและความแม่นยำมากกว่าระบบแมนนวล

บริการจ่ายเงินเดือน

บริการบัญชีเงินเดือนเป็นระบบภายนอก มีค่าใช้จ่ายคุณจัดจ้างงานบัญชีเงินเดือนให้กับผู้ให้บริการ ผู้ให้บริการดำเนินการเงินเดือนทั้งหมดของคุณรวมถึงเรื่องภาษีเงินเดือนหรือจัดการบางแง่มุมของเงินเดือนของคุณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

โดยทั่วไป บริษัท เงินเดือนจะให้บริการออนไลน์และบาง บริษัท ก็เสนอวิธีการทำด้วยตัวเอง: คุณใช้งานเงินเดือนจากโทรศัพท์มือถือหรือสำนักงานของคุณและพิมพ์เช็คเงินเดือนของคุณเองหากคุณต้องการ แทนที่จะต้องซื้อซอฟต์แวร์คุณใช้ระบบออนไลน์ของซัพพลายเออร์ บริษัท เงินเดือนอื่น ๆ ให้บริการออนไลน์ที่ จำกัด มากขึ้น ตัวอย่างเช่นคุณอัปโหลดชั่วโมงพนักงานของคุณในระบบของซัพพลายเออร์ในขณะที่ซัพพลายเออร์ประมวลผลเงินเดือนทั้งหมดของคุณและส่งต่อเงินเดือนให้คุณ ระบบนี้สามารถประหยัดเวลาและเงินและช่วยให้คุณลดการลงโทษสำหรับความผิดพลาดในการคำนวณค่าจ้างชั่วโมงและภาษีเนื่องจากผู้ให้บริการโดยทั่วไปมีผู้เชี่ยวชาญในสาขาเหล่านั้น คุณยังต้องตรวจสอบงานของผู้ให้บริการและรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องเงินเดือนเนื่องจากคุณอาจต้องรับผิดชอบต่อความผิดพลาดของผู้ให้บริการ

ด้วยมือ

การประมวลผลเงินเดือนทั้งหมดด้วยมือหรือด้วยตนเองอาจทำงานได้หากคุณมีพนักงานไม่กี่คนเช่นห้าคนหรือน้อยกว่า คุณต้องการเพียงไม่กี่รายการในการสร้างระบบนี้เช่นเช็คธนาคารสเตชันเนอรีและสมุดรายวันเงินเดือนเพื่อเก็บบันทึก คุณคำนวณค่าจ้างและการหักด้วยมือซึ่งอาจมีความเสี่ยงเนื่องจากการคำนวณเงินเดือนอาจมีความซับซ้อน

เนื่องจากคุณไม่มีซอฟต์แวร์ที่จะช่วยคุณในการคำนวณให้ตรวจสอบความถูกต้องของเงินเดือนแต่ละครั้งก่อนที่คุณจะจ่ายพนักงานของคุณ อย่าเขียน W-2 ประจำปีด้วยมือเพราะเครื่องสแกนของ Social Security Administration ต้องการการใช้แบบอักษรเฉพาะเพื่ออ่าน ใช้เครื่องพิมพ์ดีดแทน สำหรับการเก็บบันทึกให้เก็บรักษาเฉพาะไฟล์สำเนา ระบบนี้ง่ายและไม่แพงในการสร้าง

การพิจารณา

การบริหารธุรกิจขนาดเล็กของสหรัฐอเมริกาแนะนำให้ทำตามขั้นตอนบางอย่างเพื่อช่วยคุณสร้างระบบบัญชีเงินเดือนของคุณ ซึ่งรวมถึงการได้รับหมายเลขประจำตัวนายจ้างระบุว่ารัฐและรัฐบาลท้องถิ่นต้องการหมายเลขประจำตัวประชาชนทราบความแตกต่างระหว่างพนักงานและผู้รับเหมาอิสระเลือกระยะเวลาการจ่ายเงินที่สอดคล้องกับกฎหมายของรัฐและการเลือกระบบบัญชีเงินเดือนที่เหมาะสม