แนวทางการเขียนนโยบายและระเบียบปฏิบัติ

นโยบายและขั้นตอนหรือแนวทางที่วางแผนไว้เพื่อวางแผนเป้าหมายระยะยาวนั้นถูกสร้างขึ้นเพื่อวัดความสอดคล้องในธุรกิจ นโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นไม่เพียงระบุว่าธุรกิจนั้นเป็นไปตามแนวทางของรัฐและรัฐบาลกลางหรือไม่ แต่ยังอธิบายถึงวิธีการดำเนินธุรกิจโดยมุ่งเน้นที่การจัดการความเสี่ยงและปรับปรุงวิธีการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานสำหรับการปฏิบัติงานบางอย่างเพื่อให้สอดคล้องและชี้แจงการสื่อสารกับพนักงานอย่างชัดเจน

โฟกัส

ในการวางแผนสำหรับเอกสารประกอบให้ตัดสินใจเลือกจุดโฟกัส หลีกเลี่ยงการสร้างนโยบายและขั้นตอนสำหรับแต่ละขั้นตอนในแผนกเช่นวิธีรับโทรศัพท์ ให้ทำงานเป็นขั้นตอนและเลือกแผนกและกระบวนการที่สำคัญที่สุดของ บริษัท แทนเช่นวิธีติดตามสินค้าคงคลังของลูกค้า ตรวจสอบว่ากระบวนการเอกสารของคุณมีขั้นตอนที่พิจารณาแล้วว่าดีขึ้น จัดลำดับความสำคัญของแต่ละกระบวนการตามความสำคัญของมันและดำเนินการกับแต่ละแผนกจนกว่าจะถึงจุดสิ้นสุดของขั้นตอนนี้

สารบัญ

เอกสารที่ประสบความสำเร็จควรมีข้อความมาตรฐานที่ด้านบนซึ่งระบุวัตถุประสงค์และขอบเขตของกระบวนการการระบุแผนกที่รับผิดชอบและคำจำกัดความสำหรับคำสำคัญ จำเป็นต้องมีการวัดผลที่ผลการเรียนและกระบวนการรวมถึงการอ้างอิงใด ๆ กับเอกสารอื่น ๆ หรือกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังรวมถึงแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ระบุไว้เช่นแบบฟอร์มสินค้าคงคลังแบบฟอร์มข้อมูลลูกค้าหรือเอกสารอื่น ๆ

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการจัดทำนโยบายและขั้นตอนการจัดทำเอกสารโดยปฏิบัติตามเจ็ด Cs: บริบท, ความสอดคล้อง, ความสมบูรณ์, การควบคุม, การปฏิบัติตาม, ความถูกต้องและความชัดเจนตาม "คำแนะนำในการเขียนนโยบายและระเบียบปฏิบัติ" ของ Work.com เอกสารควรอธิบายอย่างชัดเจนว่ากระบวนการคืออะไรและจะดำเนินการอย่างไร ความสอดคล้องช่วยสร้างวิธีมาตรฐานในการเขียนนโยบายและขั้นตอน ในแง่ของความสมบูรณ์นโยบายและขั้นตอนควรอธิบายกระบวนการอย่างสมเหตุสมผลโดยไม่มีช่องว่างของข้อมูล การควบคุมหมายความว่าคุณควรแสดงรายการการวัดที่ยืนยันว่ากระบวนการกำลังดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือแนวทางปฏิบัติตามกฎของรัฐและรัฐบาลกลางควรเกี่ยวข้องกับกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องที่พวกเขาถูกเขียนขึ้น ในที่สุดเอกสารควรถูกต้องตามหลักไวยากรณ์และรัดกุม

การปรับปรุง

คุณสามารถประหยัดเงินและปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตโดยการสร้างนโยบายและขั้นตอนเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เอกสารที่ล้าสมัยจะขัดขวางความสามารถของคุณในการจัดการกับปัญหาในพื้นที่ เปรียบเทียบเอกสารกับกระบวนการปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอและอัปเดตเอกสารตามการเปลี่ยนแปลงแบบไดนามิก