วิธีการเขียนนโยบายและขั้นตอนการบัญชี

นโยบายและขั้นตอนการบัญชีช่วยให้พนักงานของคุณดำเนินธุรกิจได้โดยไม่ต้องดูแล พวกเขาง่ายเข้าใจง่ายและปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจของคุณมีนโยบายที่จะไม่รับเช็คพนักงานจะไม่ยอมรับเช็คแม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ที่นั่นเพื่อตรวจสอบก็ตาม การเขียนนโยบายและขั้นตอนการบัญชีอาจเป็นเรื่องยาก แต่จะช่วยคุณในระยะยาวทำให้กระบวนการมีมาตรฐานและเรียบง่าย

1

จัดระเบียบงานเขียนของคุณ มีส่วนแยกต่างหากสำหรับกระบวนการบัญชีแต่ละบัญชีเช่นเจ้าหนี้บัญชีลูกหนี้และสินทรัพย์ถาวร ให้แต่ละนโยบายและขั้นตอน (P&P) เป็นตัวเลขและใช้ระบบหมายเลขเพื่อจัดระเบียบเอกสาร ตัวอย่างเช่นบัญชีลูกหนี้ทั้งหมด P & Ps สามารถเริ่มต้นด้วย 1, บัญชีเจ้าหนี้ด้วย 2 ดังนั้นหากคุณกำลังมองหาเอกสารเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการชำระค่าใช้จ่ายคุณสามารถค้นหา 2 ซีรี่ส์และค้นหาได้ง่าย 201 หรือ 2544

2

ใช้เทมเพลตเพื่อเขียนนโยบายและขั้นตอน ทำให้เอกสารง่ายต่อการเขียนและทำความเข้าใจ พิจารณารูปแบบที่อยู่ด้านบนคุณมีป้ายกำกับมาตรฐานพร้อมชื่อวันที่หมายเลขเอกสารและข้อมูลอื่น ๆ ด้านล่างนี้บนหน้าคุณสามารถวางส่วนที่เรียกว่า "วัตถุประสงค์" เพื่ออธิบายเป้าหมายของพีแอนด์พีและจากนั้นคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการเล่าเรื่องจริงของกระบวนการที่คุณต้องการสร้างมาตรฐาน

3

เขียนอย่างชัดเจนด้วยการสะกดและไวยากรณ์ที่ดี นโยบายและระเบียบปฏิบัตินั้นมีไว้สำหรับคนจำนวนมากดังนั้นทำให้ง่ายต่อการอ่านและเข้าใจผิด หลีกเลี่ยงการตั้งชื่อชื่อบุคคลและใช้ชื่อตำแหน่งแทน มีความสอดคล้องในการเขียนของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน หากคุณมีตั๋วเงิน "พนักงานบัญชี" อย่าเปลี่ยนตำแหน่งเดิมเป็น "พนักงานฉัน" หรือ "พนักงานยื่นเอกสาร" ใน P&P อื่น

4

ออกแบบนโยบายและขั้นตอนของคุณด้วยตาต่อการควบคุมภายในที่ดี ตัวอย่างเช่นผู้ทำบัญชีไม่ควรลงนามในเช็ค การเบิกจ่ายเช็คทั้งหมดควรมาพร้อมกับการลงชื่อออกจากเจ้าของหรือผู้จัดการยอมรับว่าการซื้อได้รับอนุญาตและได้รับบริการและสินค้าทั้งหมดในลักษณะที่เหมาะสม

เคล็ดลับ

• พิจารณารับนโยบายและขั้นตอนซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสำหรับอุตสาหกรรมของคุณ กระบวนการส่วนใหญ่คล้ายกันและโดยการรับซอฟต์แวร์ที่คุณเพียงต้องการเปลี่ยนหรือเพิ่มบางรายการก็สามารถช่วยคุณประหยัดเวลา มันง่ายกว่าที่จะเปลี่ยนเอกสารที่มีอยู่แทนที่จะทำทั้งหมดตั้งแต่ต้น
• ให้นักบัญชีของคุณดู P & Ps ของคุณเพื่อตรวจสอบปัญหาการควบคุมภายในที่อาจแก้ไขได้โดยใช้วิธีการอื่น

การเตือน

• ทบทวนนโยบายและขั้นตอนอย่างน้อยปีละครั้งเพื่อให้แน่ใจว่ายังใช้งานได้และเหมาะสม สิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไปในธุรกิจและ P & Ps จำเป็นต้องอัปเดตเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง