วิธีเขียนจดหมายปฏิเสธการประมูล

แม้ว่ามันจะไม่ง่ายที่จะทำให้ผู้รับเหมาหรือ บริษัท หยุดงาน แต่การแจ้งให้พวกเขาอย่างสุภาพเกี่ยวกับสถานการณ์เป็นสิ่งที่เหมาะสมที่จะทำ การเขียนจดหมายเป็นวิธีการสื่อสารกับ บริษัท อย่างมืออาชีพ น้ำเสียงของจดหมายควรมีความสุภาพและอธิบายว่าทำไมการเสนอราคาจึงถูกปฏิเสธ รักษาความสัมพันธ์ฉันมิตรโดยการระบุความหวังสำหรับการทำงานร่วมกันในอนาคตแม้สถานการณ์เช่นนี้จะไม่ได้ผล

1

จัดรูปแบบจดหมายด้วยโทนและโครงสร้างแบบมืออาชีพ ใช้หัวจดหมายของ บริษัท วางวันที่ด้านบนและรวมถึงชื่อ บริษัท และที่อยู่การเสนอราคา เขียนคำทักทายที่เหมาะสมเช่น“ Dear Mr. Jones”

2

ขอบคุณ บริษัท สำหรับการเสนอราคาของพวกเขา ระบุโครงการและวันที่ของการเสนอราคาเฉพาะ หากคุณมีโครงการหลายโครงการพร้อมกัน บริษัท บางแห่งอาจส่งการเสนอราคาจำนวนมาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจการเสนอราคาเฉพาะที่ถูกปฏิเสธ

3

เสริมผู้รับเหมาตามข้อเสนองานหรือชื่อเสียงในอดีต ค้นหาสิ่งที่ดีที่จะพูดเกี่ยวกับ บริษัท เพื่อให้จดหมายยังคงสุภาพและเป็นบวก

4

ปฏิเสธการเสนอราคา อธิบายสาเหตุของการถูกปฏิเสธเช่นค่าใช้จ่ายโดยประมาณสูงเกินไปหรือ บริษัท อื่นมีประสบการณ์มากขึ้นกับรายละเอียดของโครงการ คุณอาจพูดได้ว่ามีบางอย่างผิดปกติกับการเสนอราคาซึ่งจะช่วยให้ผู้รับเหมาหลีกเลี่ยงการทำผิดพลาดแบบเดียวกันในอนาคต ตัวอย่างเช่น บริษัท ประมูลอาจใช้ผู้รับเหมาช่วงหลายเลเยอร์ซึ่งเป็นปัจจัยที่ไม่ได้ผลสำหรับคุณ

5

ปิดจดหมายโดยบอกว่าคุณตั้งตาคอยที่จะทำงานร่วมกันในอนาคต มันเป็นแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีที่เปิดประตูสู่โอกาสในอนาคตเสมอ คุณไม่มีทางรู้ว่าผู้รับเหมาก่อสร้างรายนี้จะสมบูรณ์แบบเมื่อได้รับมอบหมายลงที่ถนน

6

จบจดหมายด้วยการปิดที่เหมาะสมเช่น“ ขอแสดงความนับถือ” ลงชื่อในจดหมายเพื่อให้เป็นทางการเช่นเดียวกับการแสดงสัมผัสส่วนบุคคล

การเตือน

• ส่งจดหมายปฏิเสธการเสนอราคาอย่างเป็นทางการเสมอแทนที่จะโทรหาผู้รับเหมาหรือ บริษัท การมีการปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษรหลีกเลี่ยงความสับสนหากฝ่ายที่ถูกปฏิเสธพยายามที่จะดำเนินการกับธุรกิจของคุณโดยมีสัญญาหรือสัญญาการทำงาน