วิธีการเขียนจดหมาย Layoff

การลดกำลังแรงงานและการปลดพนักงานเป็นงานที่ยากซึ่งเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ต้องรับผิดชอบ นายจ้างสามารถทำให้กระบวนการเจ็บปวดน้อยลงเมื่อพวกเขาให้ความสำคัญกับการสื่อสารกับพนักงาน การเขียนจดหมายแจ้งพนักงานเกี่ยวกับการเลิกจ้างเป็นการเริ่มต้นที่ดี อย่างไรก็ตามควรพูดคุยกับพนักงานในระหว่างการประชุมแผนกหรือพนักงานทั้งหมด นี่เป็นการเปิดโอกาสให้ฝ่ายบริหารแสดงความสำนึกผิดที่ต้องเลิกจ้างพนักงานและการสื่อสารโดยตรงบ่งบอกถึงข้อความที่องค์กรให้ความสำคัญกับชีวิตของพนักงานทั้งในและนอกสถานที่ทำงาน

1

รวบรวมวัสดุและเอกสารที่คุณไว้วางใจเพื่อกำหนดความตั้งใจที่จะเลิกจ้างพนักงาน รับสำมะโนประชากรของพนักงานพร้อมชื่อของพนักงานที่ระบุสำหรับการเลิกจ้าง รวบรวมเอกสารที่สนับสนุนการตัดสินใจของพนักงานที่ถูกปลดออกจากงานเช่นข้อความเกี่ยวกับการยกเลิกงานหรือหมายเหตุเกี่ยวกับการปรับโครงสร้างองค์กร

2

ร่างจดหมายย่อหน้าแรกเล่าประวัติความเป็นมาขององค์กรรากฐานและความสำเร็จในการทำงานอย่างหนักของพนักงาน ยกย่องแรงงานสำหรับความสามารถและการมีส่วนร่วมที่ทำให้มีชีวิตรอดได้ตลอดทั้งปี แสดงความขอบคุณสำหรับทุกคนที่มีส่วนร่วมในการพัฒนาและสนับสนุนธุรกิจในช่วงหลายปีที่ผ่านมา

3

สร้างย่อหน้าที่สองโดยอธิบายสถานการณ์ที่เปลี่ยนโฟกัสของธุรกิจ อธิบายความยากลำบากในการรักษาองค์กรที่ประสบความสำเร็จให้ประสบกับสภาพเศรษฐกิจที่ท้าทายความต้องการทางธุรกิจและการไม่สามารถสนองความต้องการของลูกค้าสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการ

4

อธิบายว่าพนักงานได้รับเลือกให้ถูกปลดออกจากตำแหน่งอย่างไรและกระบวนการที่ใช้ในการตัดสินใจว่าตำแหน่งใดจะถูกกำจัด อธิบายสถานการณ์ที่ บริษัท ไตร่ตรองไว้เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบต่อชีวิตของพนักงานและครอบครัวของพวกเขา แต่ไม่สามารถรักษาแรงงานปัจจุบันได้ ยืนยันว่า บริษัท จะต้องเลิกจ้างปลดพนักงานและตลอดกระบวนการที่ตั้งใจจะรักษาไว้ซึ่งการติดต่อสื่อสารที่อัปเดตเป็นประจำเพื่อให้พนักงานได้รับทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง

5

ให้รายละเอียดทีละขั้นตอนเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานควรคาดหวังในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า ใช้ปฏิทินหรือไทม์ไลน์เพื่อแสดงกระบวนการ เชิญพนักงานมาที่แผนกทรัพยากรบุคคลเพื่อรับคำถามเกี่ยวกับผลประโยชน์บัญชีออมทรัพย์เพื่อการเกษียณอายุการพักร้อนและการชำระเงินสำหรับเวลาที่ยังไม่ได้ชำระ บอกวันที่พนักงานจะได้รับชุดข้อมูลที่ระบุขั้นตอนในการสมัครเพื่อรับประโยชน์การว่างงานการฝึกอบรมสำหรับงานใหม่และการบริการนอกสถานที่เพื่อช่วยให้พนักงานหางานได้ที่อื่น

6

อ่านจดหมายนี้ในระหว่างการประชุมพนักงานทุกคน อย่าส่งจดหมายฟอร์มไปที่บ้านของพนักงานโดยตรง แต่คุณควรส่งสำเนาจดหมายถึงพนักงานแต่ละคน ให้ความเป็นส่วนตัวกับจดหมายด้วยลายเซ็นต้นฉบับของประธาน บริษัท ปรับเปลี่ยนข่าวการเลิกจ้างเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองอยู่ในที่มืดเกี่ยวกับการตัดสินใจทางธุรกิจที่ส่งผลกระทบต่ออาชีพและความสามารถในการสนับสนุนไลฟ์สไตล์ของพวกเขา