วิธีการเขียนรายงานการประชุมทางธุรกิจอย่างถูกกฎหมาย

รายงานการประชุมทางธุรกิจเป็นเอกสารทางกฎหมายที่คุณต้องเก็บไว้ในแฟ้ม นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งของ บริษัท ต่างๆ แต่ไม่ว่าคุณจะจัดระเบียบ บริษัท ของคุณอย่างไรคุณอาจต้องใช้เวลาทำธุรกิจเพื่อปกป้องคดีความอธิบายค่าใช้จ่ายกับ Internal Revenue Service หรือสนับสนุนการเรียกร้องลิขสิทธิ์เพื่อยกตัวอย่าง มอบหมายให้บุคคลอื่นใช้เวลานาทีอย่างเป็นระเบียบและจัดระเบียบเพื่อให้คุณสามารถเก็บบันทึกการประชุมไว้ในไฟล์เพื่อความต้องการในอนาคต

1

เขียนหรือพิมพ์หัวข้อที่ระบุหัวข้อการประชุม ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน "ประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ใหม่" รวมถึงวันที่และเวลา ทำรายการสถานที่เช่น "ห้องประชุมชั้นสาม" หรือ "สำนักงานทนายความ James Smith, Esq" รวมถึงที่อยู่ ให้ชื่อของผู้ที่มีอยู่จริงเช่นเดียวกับผู้ที่เข้าร่วมทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านการประชุมทางไกลหรือการประชุมทางวิดีโอ

2

ระบุเวลาที่เรียกประชุมเพื่อสั่งซื้อและผู้ที่เรียกประชุม สิ่งนี้บ่งชี้ว่าการประชุมเริ่มขึ้นอย่างเป็นทางการ ขณะนี้อาจดูเหมือนจุดเล็ก ๆ ในความเป็นจริงมันอาจมีความสำคัญในบางสถานการณ์ ตัวอย่างเช่นหากมีคนตัดสินใจก่อนที่จะมีการเรียกประชุม บริษัท อาจโต้แย้งว่าการตัดสินใจนั้นไม่ได้รับการอนุมัติจากฝ่ายบริหารเพราะไม่ใช่ส่วนหนึ่งของการประชุมอย่างเป็นทางการ

3

เขียนข้อความที่บอกว่าครบโควรัมแล้ว ไม่ว่าคุณจะจดบันทึกการประชุมคณะกรรมการหรือการประชุมแผนกให้ระบุว่ามีผู้เข้าร่วมประชุมเพียงพอที่จะทำให้การประชุมเป็นทางการหรือไม่ หมายเลขนี้มาจากข้อบังคับของ บริษัท หรือนโยบายที่ระบุไว้

4

จดบันทึกการอภิปรายทั้งหมดของรายการธุรกิจ ระบุว่าการอภิปรายเกี่ยวกับอะไรข้อสรุปถึงสิ่งที่ไม่เห็นด้วยและสิ่งที่การกระทำที่ระบุหลังจากการตัดสินใจทำ หากผู้เข้าร่วมโหวตให้บันทึกผลการลงคะแนนและระบุว่าใครลงคะแนนให้และไม่เห็นด้วยกับมาตรการ หากการอภิปรายส่งผลให้เกิดฉันทามติที่ไม่ควรดำเนินการใด ๆ แต่ควรอภิปรายในการประชุมครั้งต่อไปให้บันทึกความคิดเห็นอย่างละเอียด

5

เขียน "การประชุมเลื่อนออก" และให้เวลาการประชุมสิ้นสุดลง ระบุธุรกิจที่เหลือที่ไม่ได้กล่าวถึง อย่าบันทึกการสนทนาใด ๆ ที่เกิดขึ้นหลังจากการเลื่อนเพราะสิ่งเหล่านี้ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการประชุมอย่างเป็นทางการ

ปลาย

• ผู้ที่จดบันทึกควรขอให้ผู้มีอำนาจเหนือกว่าอนุมัติรายงานการประชุม สิ่งนี้บ่งชี้ว่าหัวหน้างานหรือผู้จัดการตรวจสอบเอกสารและพบว่าถูกต้อง