ประเภทของใบแจ้งหนี้

การออกใบแจ้งหนี้สำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการอาจเป็นวิธีปฏิบัติทางธุรกิจมาตรฐาน แต่ประเภทของผลิตภัณฑ์หรือความถี่ของบริการที่คุณเสนอจะกำหนดรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมที่สุด ไม่ว่าคุณกำลังติดต่อกับงานที่ทำครั้งเดียวลูกค้าไม่บ่อยนักหรือสัญญาต่อเนื่องการเลือกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องจะช่วยให้การดำเนินธุรกิจการบัญชีของคุณคล่องตัวยิ่งขึ้น

มาตรฐาน

หนึ่งในตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดใบแจ้งหนี้มาตรฐานนั้นง่ายต่อการสร้างไม่ว่าจะเป็นบนกระดาษหรือในรูปแบบดิจิตอล แต่ก็เพียงพอสำหรับธุรกรรมการเรียกเก็บเงินที่หลากหลาย ประเภทนี้มีความหลากหลายเพียงพอที่จะใช้สำหรับลูกค้าใหม่ที่จัดตั้งขึ้นบ่อยหรือเป็นครั้งคราว โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้มาตรฐานจะมีข้อมูลต่อไปนี้ตาม Semblance Systems Pty Ltd: หมายเลขอ้างอิงวันที่ส่งและวันที่ครบกำหนดชื่อผู้ขายและข้อมูลการติดต่อรายการรายการสินค้าหรือบริการราคาเงื่อนไขการชำระเงินและตัวเลือกการชำระเงิน

อัตโนมัติ

รอบการเรียกเก็บเงินปกติได้รับประโยชน์จากการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติซึ่งสร้างขึ้นเองตามเงื่อนไขของลูกค้า รายละเอียดเช่นข้อมูลผู้ซื้อข้อมูลผู้ขายและการบริการหรือการแยกรายการสินค้าจะถูกป้อนลงในใบแจ้งหนี้ครั้งแรกจากนั้นจะถูกใช้ซ้ำสำหรับการเรียกเก็บเงินในแต่ละครั้ง ประเภทนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ลูกค้ามีแผนการกำหนดราคารายเดือนเช่นผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหรือสโมสรสุขภาพที่ขายการเป็นสมาชิก

พาณิชย์ระหว่างประเทศ

สินค้านำเข้าจำเป็นต้องมีใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการอนุมัติทางศุลกากรโดยเฉพาะเพื่อประเมินภาษีและค่าธรรมเนียม ในขณะที่รูปแบบการค้าเหล่านี้ใช้รายละเอียดการทำธุรกรรมบางอย่างเหมือนกับประเภทใบแจ้งหนี้อื่น ๆ WebFinance, Inc. กล่าวว่าพวกเขายังได้รับคำสั่งข้อมูลเพิ่มเติมเช่นปริมาณการจัดส่งน้ำหนักหรือปริมาตรรูปแบบบรรจุภัณฑ์ ประกันภัยหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

โปรฟอร์มา

การเรียกเก็บเงินสำหรับการชำระเงินก่อนที่จะให้บริการหรือผลิตภัณฑ์โดยทั่วไปจะเรียกร้องให้มีใบแจ้งหนี้ที่เป็นมืออาชีพโดยที่คุณทบทวนหรือประเมินงานที่จะทำ การแยกประเภทของรูปแบบนี้รวมถึงลักษณะและมูลค่าของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จะแสดงผลรวมถึงน้ำหนักและค่าธรรมเนียมการขนส่งหากมี ความแตกต่างหลักระหว่างใบแจ้งหนี้ที่เป็นมืออาชีพและอื่น ๆ ส่วนใหญ่อ้างอิงจาก WebFinance, Inc. ว่าเป็นการประเมินเบื้องต้นของงานที่จะต้องทำแทนที่จะเป็นใบเรียกเก็บเงินสำหรับงานที่ทำเสร็จแล้ว