วิธีที่ดีที่สุดสำหรับ HR ในการอธิบาย W-4

ขึ้นอยู่กับพนักงานของคุณที่จะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-4 อย่างถูกต้องและส่งพวกเขาไปยังแผนกเงินเดือนในเวลาที่เหมาะสม อย่างไรก็ตามรูปแบบอาจทำให้เกิดความสับสนดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดถ้าสมาชิกฝ่ายทรัพยากรบุคคลอธิบายถึงความสำคัญของการกรอกแบบฟอร์มให้ถูกต้องกับพนักงานใหม่ทุกคน

วิธีการฝึกอบรม

หากพนักงานหลายคนได้รับการว่าจ้างในเวลาเดียวกันคุณสามารถอธิบายแบบฟอร์มให้กับพนักงานทั้งหมดในเวลาเดียวกัน หากพวกเขาได้รับการว่าจ้างในเวลาที่ต่างกันให้อธิบายแบบฟอร์มให้แต่ละคนแยกกัน เป็นการถ่ายทอดข้อมูลโดยส่วนตัวไม่ใช่พึ่งเพียงบทเรียนอิเล็กทรอนิกส์หรือคู่มือการทำสำเนา สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานสามารถถามคำถามและรับคำตอบได้ทันที

ค่าเบี้ยเลี้ยง

ถ่ายทอดความสำคัญของค่าเผื่อใน W-4 อธิบายว่าค่าเผื่อลดหย่อนรายได้ที่ต้องเสียภาษีของพวกเขาและหากพวกเขาเรียกร้องมากกว่าที่พวกเขามีสิทธิ์ได้รับพวกเขาอาจจบลงได้เนื่องจากบริการสรรพากรภายในมาถึงเวลาภาษี ผ่านสาย A ถึง G ของส่วนแผ่นงานค่าเผื่อส่วนบุคคลกับพนักงานแต่ละคนเพื่อให้ได้ยอดรวมที่ถูกต้องสำหรับบรรทัด H ของแผ่นงานและท้ายที่สุดสำหรับบรรทัดที่ 5 ของส่วนใบรับรองการหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานของ W-4

สถานะการยื่น

ระบุสถานะการยื่นผลกระทบที่มีต่อการระงับ สถานะเดียวคือวงเล็บภาษีสูงสุดและสถานะแต่งงานต่ำสุด หากพนักงานที่แต่งงานแล้วต้องการหักภาษีเพิ่มเนื่องจากทั้งเขาและคู่สมรสทำงานได้เขาสามารถเลือกตัวเลือก“ แต่งงาน แต่หักภาษีได้ในอัตราเดียว” เขาควรตรวจสอบสถานะการยื่นที่เหมาะสมในบรรทัดที่ 3 ของใบรับรองค่าเผื่อการหัก ณ ที่จ่าย

ได้รับการยกเว้นจากการหัก ณ ที่จ่าย

ถ่ายทอดเงื่อนไขตามที่พนักงานอาจเรียกร้องการยกเว้นจากการหัก ณ ที่จ่ายและวิธีการกรอกแบบฟอร์มหากพวกเขามีสิทธิ์ได้รับมัน ในปี 2556 หากบุคคลอื่นสามารถอ้างสิทธิ์พนักงานโดยขึ้นอยู่กับการขอคืนภาษีของเขาและหากรายได้ของพนักงานสูงกว่า $ 1, 000 และรวมถึงรายได้ที่ยังไม่ถือเป็นรายได้มากกว่า $ 350 เธอไม่สามารถเรียกร้องยกเว้นในบรรทัดที่ 7

หน้าที่สอง

ในขณะที่พนักงานบางคนอาจต้องกรอกเฉพาะหน้าที่ 1 ของ W-4 เท่านั้นส่วนพนักงานอื่นอาจต้องกรอกข้อมูลในหน้า 2 ด้วย อธิบายเงื่อนไขในการเรียกร้องการหักและการปรับในหน้า 2 ซึ่งมีผลต่อจำนวนเงินที่พนักงานควรเรียกร้องในบรรทัด H ของแผ่นงานและบรรทัดที่ 5 ของหน้าแรก หากผู้ว่าจ้างมีงานมากกว่าหนึ่งงานหรือถ้าพวกเขาและคู่สมรสของพวกเขาทำงานพวกเขาควรทำแผ่นงานสองผู้มีรายได้ / หลายงานซึ่งส่งผลให้จำนวนเงินหัก ณ ที่จ่ายเพิ่มเติมที่ควรจะเป็นในบรรทัดที่ 6 ของหน้า 1

ผล W-4

อธิบายการลงโทษที่กรอกแบบฟอร์มไม่ถูกต้องหรือไม่ส่งแบบฟอร์มเลย ในกรณีก่อนหน้าการเรียกร้องค่าเผื่อมากเกินไปอาจทำให้กรมสรรพากรตรวจสอบการหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานเพื่อความถูกต้องและอาจส่งจดหมายล็อคคุณเพื่อเปลี่ยนการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นจำนวนที่ถูกต้อง ในกรณีหลังคุณต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายสูงสุดของสถานะเดียวโดยมีค่าเผื่อเป็นศูนย์จนกว่าพนักงานจะเปลี่ยนเป็นแบบฟอร์ม นอกจากนี้กรมสรรพากรอาจเรียกเก็บเงินพนักงานที่ใส่ข้อมูลเท็จใน W-4s ของพวกเขาด้วยการลงโทษ $ 500

การพิจารณา

กระตุ้นให้พนักงานตรวจสอบ W-4s ของพวกเขาทุกปีและหากมีให้ส่งใหม่ในเวลาสำหรับเงินเดือนที่พวกเขาต้องการให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น อ้างถึงเครื่องคิดเลขหัก ณ ที่จ่ายออนไลน์ของ IRS ซึ่งสามารถช่วยให้พวกเขากรอกแบบฟอร์มได้อย่างถูกต้องเพื่อไม่ให้จ่ายภาษีรายได้ของรัฐบาลกลางมากไปหรือน้อยไป