วิธีการโต้แย้งจดหมายใบแจ้งหนี้

หากคุณได้รับจดหมายใบแจ้งหนี้จากผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ที่ไม่ถูกต้องให้ตอบกลับและชี้แจงปัญหาทันที การไม่สามารถระบุที่อยู่ในใบแจ้งหนี้อาจส่งผลให้มีค่าธรรมเนียมล่าช้าและอาจส่งผลกระทบต่อคะแนนเครดิตธุรกิจของคุณ แม้ว่าจะเร็วกว่าที่จะโต้แย้งจดหมายใบแจ้งหนี้ทางโทรศัพท์ แต่หากคุณตอบกลับทางไปรษณีย์คุณสามารถแนบไฟล์เพื่อรองรับการเรียกร้อง

ตรวจสอบหนังสือของคุณ

หากคุณกำลังได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับบางสิ่งบางคนใน บริษัท น่าจะออกหมายเลขใบสั่งซื้อโดยเป็นส่วนหนึ่งของคำขอเริ่มต้น ติดตามหมายเลขนี้และพูดคุยกับบุคคลที่ให้บริการล่วงหน้า ตรวจสอบรายละเอียดของข้อตกลงและอ่านเอกสารสัญญาใด ๆ ที่ยื่นเมื่อมีการสั่งซื้อเพื่อยืนยันตำแหน่งของคุณเกี่ยวกับความถูกต้องของใบแจ้งหนี้

รวบรวมหลักฐานของคุณ

ทำสำเนาเอกสารประกอบการสนับสนุนที่คุณระบุว่าราคาใบแจ้งหนี้จริงควรเป็นเท่าใด หากคุณถูกกล่าวหาว่าไม่ชำระใบแจ้งหนี้ให้ฝ่ายบัญชีของคุณพิมพ์สำเนาเช็คการชำระเงินที่ส่งมาและขอให้พวกเขาตรวจสอบว่าเช็คเป็นเงินสดหรือไม่ หากคุณสั่งซื้อสินค้าทางออนไลน์และได้รับอีเมลยืนยันพิมพ์ออกมาเช่นกัน แนบเอกสารนี้เข้ากับจดหมายโต้แย้งเพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้กับตำแหน่งของคุณ

เขียนจดหมายของคุณ

พิมพ์ข้อพิพาทจดหมายใบแจ้งหนี้ของคุณบนหัวจดหมายของ บริษัท และส่งไปยังบุคคลที่ส่ง รับทราบว่าคุณได้รับจดหมายแล้วอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงโต้แย้ง อ้างอิงเอกสารที่คุณกำลังรวมถึงเพื่อเน้นจุดของคุณ ตัวอย่างเช่น“ ตามที่คุณจะเห็นในสัญญาที่แนบมาค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับการก่อสร้างของการเพิ่ม Taco Stand คือ $ 1, 000 ชำระเมื่อเสร็จสิ้น ใบแจ้งหนี้ของคุณคือ 2, 000 ดอลลาร์ซึ่งไม่ถูกต้อง”

ใบแจ้งหนี้สำหรับปัญหาการบริการ

หากคุณกำลังแข่งขันคุณภาพของบริการที่ดำเนินการโดยไม่ชำระใบแจ้งหนี้ให้ลองแก้ไขข้อพิพาทกับผู้ให้บริการโดยระบุข้อกังวลของคุณ จัดเตรียมเอกสารประกอบเพื่อสำรองการเรียกร้องของคุณและรอการตอบกลับ ตัวอย่างเช่น“ ข้อตกลงดั้งเดิมของเราคือเวลา 17:00 น. บริการจัดเลี้ยงสำหรับลูกค้า 50 ราย ตัวแทนจัดเลี้ยงของคุณมาถึงสาย 40 นาทีและนำอาหารเพียงพอที่จะเลี้ยง 30 คน ฉันกำลังร้องขอการปรับค่าใช้จ่ายเพื่อสะท้อนการละเมิดข้อตกลงดั้งเดิมของเรา สำเนาสัญญาของเรามีไว้สำหรับการอ้างอิงของคุณ”

ร้องขอการดำเนินการแก้ไข

ทำการร้องขอสิ่งที่จำเป็นต้องมีการดำเนินการแก้ไข ตัวอย่างเช่นหากใบแจ้งหนี้มีจำนวนไม่ถูกต้องให้ บริษัท ส่งใบแจ้งหนี้ที่แก้ไข จดบันทึกเพื่อตรวจสอบเอกสารทางการเงินอีกครั้งหากคุณใช้ผู้ให้บริการอีกครั้งในอนาคต

ให้ข้อมูลการติดต่อ

เมื่อคุณลงนามในจดหมายของคุณให้ใส่ข้อมูลติดต่อของคุณเช่นสายโทรศัพท์โดยตรงและที่อยู่อีเมลของคุณ ขอให้ผู้รับแจ้งให้คุณทราบเมื่อพวกเขาได้รับจดหมายของคุณเพื่อให้คุณสามารถหารือเกี่ยวกับปัญหาเพิ่มเติมทางโทรศัพท์หรือทางอีเมล