ควรใช้การสื่อสารประเภทใดในระหว่างโครงการ

การสื่อสารและวิธีการที่คุณเข้ากับสมาชิกทีมคนอื่น ๆ นั้นมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ การสื่อสารประเภทต่าง ๆ อาจมีส่วนร่วมในการวางแผนโดยรวมและการดำเนินการของโครงการสุดท้ายและอาจรวมถึงการสื่อสารด้วยวาจาลายลักษณ์อักษรอิเล็กทรอนิกส์และแบบตัวต่อตัว การไหลของข้อมูลยังมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของโครงการของคุณ

เขียน

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นง่ายต่อการคัดลอกและส่งไปยังสมาชิกทุกคนในทีม วันที่กำหนดเวลาขั้นตอนและนโยบายของ บริษัท ทั้งหมดควรส่งในรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด อีเมลเป็นรูปแบบที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อมูลที่สำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อส่วนของทีมโครงการของคุณอยู่ในสถานที่ต่างกัน ความชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญในการให้รายละเอียดที่แน่นอนและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมทั้งหมด คุณควรหลีกเลี่ยงการบรรทุกข้อมูลสมาชิกในทีมมากเกินไปและจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลที่สมาชิกในทีมต้องการเพื่อทำให้ส่วนของโครงการเสร็จสมบูรณ์ หลีกเลี่ยงสมาชิกโครงการที่ครอบงำด้วยเอกสารและข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

อิเล็กทรอนิกส์

นอกเหนือจากข้อความและเส้นทางในอีเมลคุณสามารถใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ใช้การประชุมทางวิดีโอเมื่อผู้เข้าร่วมได้รับประโยชน์จากการระดมสมองหรือคำถามและคำตอบเมื่อทีมของคุณกระจายออกไปในสถานที่ต่าง ๆ คุณสามารถแนบสเปรดชีตและไฟล์วิดีโอไปยังอีเมลสำหรับการนำเสนอเชิงลึกเพิ่มเติมให้กับสมาชิกในทีม ใช้หน้าเว็บภายในของคุณเพื่อให้ข้อมูลและการปรับปรุงที่ผู้เข้าร่วมโครงการสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลาและสถานที่ เว็บไซต์เป็นทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนติดตามความก้าวหน้าของโครงการแม้ในพื้นที่ที่พวกเขาจะไม่มีบทบาท

ตัวต่อตัว

การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นรายบุคคลและเป็นทีมมีบทบาทสำคัญในกระบวนการสื่อสารโดยรวมที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ เมื่อคุณพูดกับสมาชิกทีมเป็นการส่วนตัวคุณสามารถวัดปฏิกิริยาและทำให้แน่ใจว่าได้รับข้อความ การให้สมาชิกในทีมร่วมกันพัฒนาขวัญกำลังใจและสามารถกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และความกระตือรือร้นในโครงการ การประชุมมีความเหมาะสมเมื่อมีการวางแผนวาระการประชุมและคุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องได้ยินข้อความเดียวกัน การประชุมเชิงปฏิบัติการการสัมมนาและการประชุมเป็นการกระตุ้นการทำงานร่วมกันและแลกเปลี่ยนความคิดใหม่ ๆ ฟรี

อ่อนไหว

สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งของการสื่อสารที่มักถูกมองข้ามคือการฟัง ต้องฟังอย่างกระตือรือร้นเพื่อให้สมาชิกในทีมทราบว่าสิ่งที่พวกเขาพูดเขียนหรือแสดงได้รับอย่างเหมาะสม คำติชมมีหลายรูปแบบ โดยส่วนตัวแล้วภาษากายของคุณจะแสดงระดับความสนใจของคุณในขณะที่คำถามและการป้อนข้อมูลในเวลานั้นมีความหมายว่าคุณได้ยินข้อความ การตอบกลับอีเมลข้อความและบันทึกช่วยจำทำให้สมาชิกคนอื่น ๆ ในทีมรู้ว่าได้รับและเข้าใจข้อความของพวกเขาแล้ว