วิธีจัดทำเอกสารเหตุการณ์เชิงลบในที่ทำงาน

การพยายามป้องกันการเลิกจ้างโดยมิชอบการล่วงละเมิดการเลือกปฏิบัติหรือการฟ้องร้องอื่น ๆ โดยไม่มีหลักฐานเกี่ยวกับเหตุการณ์ในที่ทำงานที่เป็นลบหรือการกระทำของพนักงานหรือรูปแบบพฤติกรรมก่อนหน้านี้อาจทำให้คุณไม่สามารถปกป้องธุรกิจขนาดเล็กในศาลได้ บริษัท ประกันภัยอาจสามารถหลีกเลี่ยงการจ่ายค่าสินไหมทดแทนหากคุณไม่สามารถจัดทำเอกสารแสดงเหตุการณ์เชิงลบที่สถานที่ประกอบธุรกิจของคุณเช่นความล้มเหลวของอุปกรณ์การโจรกรรมหรือการก่อกวน จัดทำคู่มือ บริษัท เผยแพร่ต่อพนักงานและมีระบบในการตรวจสอบการดื้อรั้นการล่วงละเมิดหรือพฤติกรรมอื่น ๆ ของพนักงานในเชิงลบรวมทั้งเหตุการณ์เชิงลบที่ไม่มีข้อผิดพลาดจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นจากคดีพนักงาน ป้องกันการเรียกร้องประกันที่ไม่สำเร็จ

1

สร้างนโยบายองค์กรที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งครอบคลุมถึงพฤติกรรมเช่นการเข้าร่วมการพักการแต่งตัวการล่วงละเมิดการออกเดทการนินทาการติดต่อทางกายภาพการใช้สารเสพติดการโจรกรรมการละเมิดความปลอดภัยการจอดรถและการใช้อุปกรณ์ด้วยเหตุผลส่วนตัว รวมนโยบายของคุณสำหรับการรายงานและตอบสนองต่อข้อร้องเรียน จัดทำนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งครอบคลุมถึงการรายงานอุบัติเหตุและเหตุการณ์เชิงลบอื่น ๆ ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับพนักงานหรือไม่ก็ตามไม่ว่าใครก็ตามจะเป็นฝ่ายผิด มอบเอกสารให้ทนายความหรือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรมนุษย์เพื่อตรวจสอบ

แจกจ่ายสำเนานโยบายของคุณให้กับพนักงานและให้พวกเขาส่งทั้งทางอีเมลหรือเป็นลายลักษณ์อักษรรับทราบว่าพวกเขาได้อ่านทำความเข้าใจและยอมรับข้อกำหนดของนโยบายของคุณ สำหรับการตอบรับเป็นลายลักษณ์อักษรต้องมีลายเซ็นชื่อและวันที่ อีเมลจะแสดงที่อยู่ส่งคืนของพนักงานและวันที่และเวลาที่ส่ง

2

พบกับพนักงานที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์เชิงลบเมื่อเกิดขึ้น มีพนักงานที่เป็นกลางและเป็นบุคคลที่สามเป็นพยานในการประชุมหากเกี่ยวข้องกับปัญหาของพนักงาน ฟังรายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและขอให้แต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้องจัดทำเอกสารคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมกับลายเซ็นของเขาและวันที่ ถามพยานใด ๆ ถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพื่อใส่สิ่งที่พวกเขาเห็นหรือได้ยินเป็นลายลักษณ์อักษรและลงนามและวันที่บันทึกของพวกเขา

หากเหตุการณ์ไม่เกี่ยวข้องกับพนักงานเช่นการก่อกวนในสถานที่ของคุณการโจรกรรมหรือการทำงานผิดปกติของเครื่องจักรซึ่งสร้างความเสียหายต่อทรัพย์สินของคุณให้บุคคลที่กรอกรายงานรวมถึงรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้รวมถึงวันเวลาและอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ข้อเท็จจริง หากพนักงานคนอื่นร่วมเป็นสักขีพยานในเหตุการณ์ให้พวกเขาเซ็นและลงวันที่รายงาน ยื่นรายงานตำรวจเมื่อคุณเชื่อว่าเหตุการณ์อาจเป็นความผิดทางอาญา

3

ตัดสินใจเลือกแนวทางปฏิบัติและปรึกษากับทนายความหรือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรมนุษย์เพื่อหารือเกี่ยวกับความถูกต้องตามกฎหมายของการตอบสนองต่อเหตุการณ์บุคลากร พบกับพนักงานและให้การตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร ให้พนักงานอ่านคำตอบของคุณซึ่งควรรวมถึงการกระทำใด ๆ ที่คุณทำและให้เขาเซ็นและลงวันที่ มีพนักงานที่เป็นกลางและเป็นบุคคลที่สามเป็นพยานในการประชุม

4

ใส่เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ของพนักงานลงในแฟ้มบุคลากรของพนักงานและเก็บรักษาไว้ในช่วงเวลาของพนักงานกับ บริษัท และอย่างน้อยหนึ่งปีหลังจากนั้นในกรณีที่พนักงานฟ้อง บริษัท หลังจากที่คุณออกจากงานของคุณ

เก็บเอกสารที่ไม่ใช่ความผิดในไฟล์แยกต่างหาก พูดคุยกับทนายความของคุณหากคุณควรส่งสำเนาให้เจ้าของบ้านหรือ บริษัท ประกันภัยของคุณ