วิธีที่พนักงานสามารถลดการร้องเรียนของลูกค้า

ความไม่พอใจของลูกค้าอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุซึ่งบางอย่างก็อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ แม้ว่าการร้องเรียนของลูกค้าอาจเกิดขึ้นในธุรกิจขนาดเล็ก แต่ก็สามารถลดขั้นตอนได้ พนักงานในอุตสาหกรรมใด ๆ อาจเป็นเชิงรุกในการลดการร้องเรียนซึ่งจะเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

ทดสอบบริการ

เพื่อป้องกันและลดข้อร้องเรียนของลูกค้าจะช่วยให้ทราบถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับลูกค้า หากคุณทราบสาเหตุของปัญหาคุณสามารถดำเนินการแก้ไขก่อนที่ลูกค้าจะร้องเรียน พนักงานควรเล่นเป็นส่วนหนึ่งของลูกค้าเพื่อทดสอบการบริการขององค์กร การทำเช่นนั้นอนุญาตให้พนักงานเห็นว่าลูกค้าดูองค์กรอย่างไร นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจนำไปสู่การร้องเรียน

การตั้งค่าความคาดหวัง

การร้องเรียนของลูกค้าบางอย่างอาจเกิดจากความคาดหวังสูงหรือคาดหวังมากกว่าที่องค์กรของคุณจะสามารถให้ได้ โดยให้ลูกค้าทราบว่าจะคาดหวังอะไรพนักงานสามารถลดจำนวนข้อร้องเรียนได้ ในการทำสิ่งนี้อย่างมีประสิทธิภาพพนักงานจะต้องสามารถตอบสนองความคาดหวังที่กำหนดไว้ สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นได้ด้วยการให้ค่าจ้างต่ำและการจัดส่งมากเกินไปซึ่งหมายถึงการตั้งค่าความคาดหวังที่ต่ำกว่าเล็กน้อย

อนุญาตการตอบรับ

การให้คำแนะนำกับลูกค้าเกี่ยวกับองค์กรของคุณเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดข้อร้องเรียน สิ่งนี้สามารถทำได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับองค์กร พนักงานอาจถามลูกค้าโดยตรงว่ามีความต้องการทั้งหมดหรือไม่พอใจ แต่อย่างใด แบบฟอร์มข้อเสนอแนะอาจมอบให้กับลูกค้าหรืออยู่ในบริเวณที่มีการจราจรหนาแน่น ใบเสร็จรับเงินยังสามารถรวม URL หรือหมายเลขโทรศัพท์ที่ลูกค้าสามารถให้ข้อเสนอแนะ เมื่อพนักงานได้รับผลตอบรับจากลูกค้าการแสดงความคิดเห็นนั้นอาจลดหรือป้องกันข้อร้องเรียน

เมื่อคุณได้รับการร้องเรียน

การร้องเรียนของลูกค้าเป็นส่วนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของธุรกิจโดยไม่คำนึงถึงขั้นตอนที่คุณดำเนินการเพื่อลดปัญหาเหล่านั้น เมื่อคุณได้รับการร้องเรียนสิ่งสำคัญคือการจัดการอย่างถูกต้องเพื่อให้คุณรักษาลูกค้า รับฟังข้อร้องเรียนอย่างระมัดระวังและทำซ้ำกลับไปยังลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจปัญหาได้อย่างถูกต้อง ขออภัยสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นโดยไม่ต้องแก้ตัวและเสนอวิธีแก้ปัญหา คุณควรขอบคุณลูกค้าที่นำปัญหามาสู่ความสนใจของคุณ