วิธีใช้ Microsoft Access สำหรับการแจ้งหนี้

Microsoft Access เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office สำหรับบ้านและธุรกิจ ผู้ที่มี MS Office 365 บนพีซีควรมีสิทธิ์เข้าถึง MS Access 2016 หากคุณทำงานกับ MS Office รุ่นเก่ากว่าคุณอาจต้องดาวน์โหลดส่วนเพิ่มเติมหากยังไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของชุด Microsoft Access เป็นเครื่องมือสร้างและจัดการฐานข้อมูล หนึ่งในสิ่งที่ทรงพลังที่โปรแกรมนี้อนุญาตให้คุณทำคือใช้ข้อมูลที่สร้างไว้แล้วเพื่อสร้างและจัดการใบแจ้งหนี้

สร้างฐานข้อมูลก่อน

แม้ว่าคุณจะสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองได้ตั้งแต่เริ่มต้นเมื่อจำเป็น แต่ก็จะไม่สนใจพลังของโปรแกรม Access ทั้งหมด สร้างพารามิเตอร์ฐานข้อมูลที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่คุณต้องการติดตามและบำรุงรักษา ซึ่งควรรวมถึงชื่อผู้ติดต่อที่อยู่โทรศัพท์โทรสารและอีเมลของลูกค้าประจำผู้ขายหรือพันธมิตรทางธุรกิจ หากผู้ติดต่อมีเว็บไซต์หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องให้รวมไว้ในฐานข้อมูล ตารางข้อมูลหนึ่งอาจเป็นข้อมูลผู้ค้าส่งสำหรับผลิตภัณฑ์ที่มีชื่อผลิตภัณฑ์ SKU การกำหนดราคาขายส่งและการกำหนดราคาขายปลีก ตารางข้อมูลอื่นอาจเป็นข้อมูลลูกค้า

ในการสร้างฐานข้อมูลให้ใช้ส่วนตารางที่คล้ายกับ Excel ความแตกต่างคือการเข้าถึงถูกออกแบบมาเพื่อใช้ตารางและสร้างการเชื่อมต่อในขณะที่คุณใช้เครื่องมืออื่น ๆ ในโปรแกรม สร้างส่วนหัวข้อมูลและป้อนข้อมูลของคุณเพื่อสร้างฐานข้อมูล

สร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้

หลังจากคุณสร้างฐานข้อมูลแล้วให้สร้างใบแจ้งหนี้ เปิดการเข้าถึงและเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ จากเมนูตัวเลือกทางด้านซ้าย เมื่อมีการเน้นไปที่เมนูด้านบนและเลือก สร้าง แล้ว ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม ตัวช่วยสร้างฟอร์มใช้ข้อมูลที่คุณเลือกจากตารางที่แตกต่างกันเพื่อรวมไว้ในแบบฟอร์มเดียว - ใบแจ้งหนี้ เลือกส่วนประกอบเทมเพลตที่จะรวมไว้ในแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้รวมถึงหมายเลขใบแจ้งหนี้, วันที่ขาย, รหัสลูกค้า, รหัสผลิตภัณฑ์, ปริมาณและราคา มีตัวเลือกอื่น ๆ แต่สิ่งเหล่านี้เป็นองค์ประกอบพื้นฐานที่จำเป็นในใบแจ้งหนี้ เพิ่มไปยังเทมเพลตของคุณตามต้องการ

ในขณะที่คุณทำงานผ่านผู้สร้างแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้คุณจะพิจารณาว่าข้อมูลใดที่แสดงในส่วนหัวและข้อมูลใดที่จะเข้าสู่ฟิลด์ย่อย กำหนดค่าใบแจ้งหนี้ให้ตรงกับลักษณะใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการ เมื่อคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้วให้เลือก เสร็จสิ้น ตั้งชื่อเทมเพลตซึ่งเก็บไว้ในตารางใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ลูกค้าใหม่

หากต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ลูกค้าใหม่ให้ไปที่แถบด้านล่างช่องตารางใบแจ้งหนี้ เลือก บันทึก ใหม่สำหรับใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับลูกค้า แต่ละส่วนของตารางใบแจ้งหนี้จะกลายเป็นเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อให้คุณดึงข้อมูลสำหรับใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่นหากลูกค้าอยู่ในฐานข้อมูลอยู่แล้วให้เลือกชื่อจากเมนูแบบเลื่อนลงของลูกค้า ทำเช่นเดียวกันกับวันที่ซื้อผลิตภัณฑ์และการเปลี่ยนแปลงราคา

หากคุณต้องการปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ให้เลือกแท็บออกแบบในแถวเมนูด้านบน สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถขยายและเพิ่มกล่องข้อความและเขตข้อมูลเช่นผลรวมย่อย ในแท็บออกแบบใช้ตัวเลือกเขตข้อมูลนิพจน์ทางด้านขวาเพื่อสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณจากข้อมูลภายในแม่แบบที่สร้างขึ้นแล้ว บันทึกใบแจ้งหนี้เพื่อเก็บรักษาข้อมูลทั้งหมด

เทมเพลตบุคคลที่สาม

นักพัฒนา Microsoft ได้สร้างแม่แบบมากมายสำหรับ MS Access ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องสร้างของคุณเอง ส่วนมากนั้นฟรี แต่บางอันก็มีไว้สำหรับซื้อ ค้นหาเทมเพลตที่ตรงกับความต้องการของคุณเพื่อ จำกัด จำนวนการปรับแต่งที่ต้องการ