แปดขั้นตอนในการจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพ
การจัดการสัญญาเกี่ยวข้องกับการทำข้อตกลงกับซัพพลายเออร์ลูกค้าคู่ค้าและพนักงาน การกำกับดูแลที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากการขายอาจสูญหายและบทลงโทษทางกฎหมายสามารถเกิดขึ้นได้จากการจัดการสัญญาที่ไม่ดี ทำความเข้าใจวิธีการจัดการสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพและกระบวนการจัดซื้อของธุรกิจขนาดเล็กของคุณสามารถปรับปรุงได้อย่างมีนัยสำคัญ
ปฐมนิเทศ
การประชุมควรจัดขึ้นกับแผนกที่ทำหน้าที่จัดการสัญญาและผู้ที่ได้รับผลกระทบจากกระบวนการจัดการสัญญา ในการประชุมควรอธิบายเหตุผลของการจัดการสัญญาพร้อมกับความจริงที่ว่าโปรแกรมได้รับการรับรองโดยผู้บริหารระดับสูงอย่างเต็มที่ หากเป็นไปได้สมาชิกของผู้บริหารระดับสูงควรเป็นผู้นำการประชุม
วางแผน
แผนที่ครอบคลุมควรได้รับการพัฒนาเพื่อนำระบบการจัดการสัญญามาใช้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกแผนกที่ได้รับผลกระทบในองค์กรมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบแนวทางที่มีประสิทธิภาพด้านต้นทุนในการจัดการสัญญา
บุคลากร
บุคคลหนึ่งคนในองค์กรควรได้รับมอบหมายความรับผิดชอบในการจัดการสัญญา นี่คือผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ แผนโครงการสำหรับการใช้ระบบการจัดการสัญญาควรได้รับการพัฒนาโดยคนที่ได้รับมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับการเห็นว่าระบบได้รับการดำเนินการอย่างถูกต้องและตรงเวลาและงบประมาณ แผนควรกำหนดภารกิจที่จะทำให้สำเร็จผู้รับผิดชอบงานและวันที่เสร็จสิ้นตามเป้าหมาย
กระบวนการ
การจัดทำเอกสารกระบวนการจัดการสัญญารับรองว่าทุกคนใน บริษัท จะจัดการสัญญาในลักษณะเดียวกัน ระบุเวิร์กโฟลว์สิ่งที่บุคคลหรือแผนกรับผิดชอบในการทำแต่ละขั้นตอนในกระบวนการทำงานและวิธีจัดการข้อยกเว้นของกระบวนการทำงาน
การอบรม
สมาชิกของแผนกที่รับผิดชอบในการจัดการสัญญาควรได้รับการฝึกอบรมในกระบวนการจัดการสัญญาของ บริษัท ข้อกำหนดที่ใช้และแนวทางปฏิบัติงาน
มาตรฐาน
พัฒนามาตรฐานการจัดการสัญญา มาตรฐานดังกล่าวควรรวมถึงการจัดทำเอกสารที่ถูกต้องสำหรับวันเริ่มต้นและสิ้นสุดของสัญญาและเก็บข้อมูลเพิ่มเติมในสัญญาอย่างสมบูรณ์โดยแจ้งการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในข้อตกลงตามสัญญาเช่นการต่ออายุสัญญาบริการ
การวัด
สร้างตัวชี้วัดเพื่อวัดและประเมินประสิทธิผลของฟังก์ชั่นการจัดการสัญญาภายในองค์กร ตัวชี้วัดดังกล่าวจะรวมถึงความแม่นยำในการจัดทำสัญญาและเวลาในการเรียกคืนและอ้างอิงสัญญาเมื่อจำเป็น
การตรวจสอบบัญชี
ฟังก์ชั่นการจัดการสัญญาควรได้รับการตรวจสอบเป็นระยะโดยใช้รายการตรวจสอบการตรวจสอบเพื่อการอ้างอิง รายการตรวจสอบควรระบุสิ่งที่ต้องตรวจสอบและเฉพาะสิ่งที่จะตรวจสอบกับผลลัพธ์ที่คาดหวังซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานการตรวจสอบสัญญา