ข้อมูลสี่ประเภทในแผ่นงาน

ไม่ว่าคุณจะทำงานให้กับการดำเนินการของแม่และป๊อปเล็ก ๆ หรือเป็น บริษัท ยักษ์ใหญ่ข้ามชาติสเปรดชีตก็น่าจะเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับธุรกิจของคุณ บริษัท ทั้งหมดจัดการข้อมูลประเภทต่าง ๆ สิ่งต่าง ๆ เช่นรายชื่อลูกค้าสินค้าคงคลังลูกหนี้การติดต่อทางการตลาดและอีกมากมาย สเปรดชีตทำให้ง่ายต่อการป้อนข้อมูลลงในแผ่นงาน (แท็บเดียวหรือ "หน้า" ของไฟล์สเปรดชีต) และจัดการข้อมูลสำหรับงานนำเสนอและการวิเคราะห์ แม้ว่าจะมีข้อมูลหลายประเภท (และหลายวิธีในการอธิบายลักษณะ) แต่ธุรกิจของคุณอาจอาศัยข้อมูลสี่ประเภทที่สำคัญสำหรับการจัดการข้อมูลของคุณ

ดอลลาร์ดอลลาร์ดอลลาร์!

สิ่งที่สำคัญสำหรับธุรกิจมากกว่าการติดตามเงินที่เข้ามาและเงินที่คุณใช้ไป สเปรดชีตเป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการดูและวิเคราะห์การเคลื่อนไหวของเงินเข้าและออกจากธุรกิจของคุณ คุณสามารถจัดรูปแบบส่วนของแผ่นงานของคุณ - เลือกคอลัมน์แถวหรือช่วงเซลล์ - เพื่อรับรู้รายการตัวเลขเป็นตัวแทนของเงิน ซอฟต์แวร์ของคุณจะใช้การจัดรูปแบบที่คุณเลือกสำหรับรายการเงินโดยอัตโนมัติเช่นการใช้เครื่องหมายดอลลาร์กับรายการและแสดงด้วยทศนิยมสองตำแหน่งเพื่อเป็นตัวแทนเซ็นต์ มีหลายวิธีที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏตัวอย่างเช่นโดยเลือกหน่วยสกุลเงินอื่นที่ไม่ใช่ดอลลาร์สหรัฐหรือกำจัดรายการเซ็นต์ซึ่งมีประโยชน์สำหรับจำนวนเงินดอลลาร์ที่มีขนาดใหญ่

การจัดการตัวเลข

ธุรกิจต่าง ๆ ติดตามข้อมูลตัวเลขจำนวนมากนอกเหนือจากเงิน บางอย่างมีการนับอย่างตรงไปตรงมาสิ่งต่าง ๆ เช่นจำนวนยานพาหนะในกองเรือของ บริษัท หรือจำนวนครั้งที่ลูกค้าของคุณได้รับการติดต่อทางโทรศัพท์ ตัวเลขอื่น ๆ เป็นตัวแทนได้มากขึ้นเช่นหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้าหรือหมายเลขประกันสังคมของพนักงานของคุณ ธุรกิจบางแห่งจำเป็นต้องรักษารายการข้อมูลตัวเลขที่มีความเชี่ยวชาญมากขึ้นเช่นเขตข้อมูลละติจูดและลองจิจูดหรือหมายเลขเขตของรัฐสภา

สเปรดชีตของคุณมีตัวเลือกการจัดรูปแบบมากมายสำหรับตัวเลขประเภทนี้เช่นกัน คุณสามารถให้ตัวเลขปรากฏด้วยหรือไม่มีเครื่องหมายจุลภาคหรือมีลักษณะเป็นมาตรฐานที่มีเครื่องหมายขีดกลางและวงเล็บตามความเหมาะสม คุณอาจต้องการให้หมายเลขโทรศัพท์ของคุณปรากฏพร้อมกับรหัสพื้นที่ในวงเล็บเช่นหรือหมายเลขประกันสังคมเพื่อใส่เครื่องหมายขีดกลางในที่ที่เหมาะสม

ข้อความเป็นประเภทข้อมูล

ชื่อลูกค้าคำอธิบายผลิตภัณฑ์เมืองประเทศที่อยู่อีเมล - ทั้งหมดเหล่านี้และอื่น ๆ - จะถูกป้อนเป็นสเปรดชีตในรูปแบบข้อความเป็นประจำ ข้อความเป็นรูปแบบของข้อมูลอย่างไม่ต้องสงสัย ตัวอย่างเช่นสเปรดชีตของคุณสามารถเรียงลำดับรายชื่อยาว ๆ แบบตัวอักษรได้ทันทีเนื่องจากจะจดจำรายการข้อความเป็นข้อมูลและสามารถจัดการได้อย่างเหมาะสม

พิจารณาอย่างรอบคอบกับช่องป้อนข้อความของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการป้อนชื่อลูกค้าในฟิลด์แยกจากนามสกุล สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการเรียงลำดับรายการตามตัวอักษรในชื่อหรือนามสกุล ในทำนองเดียวกันการป้อนที่อยู่แบบเต็มในเซลล์เดียวอาจไม่เป็นประโยชน์เท่ากับการแบ่งที่อยู่ออกเป็นเขตข้อมูลที่แยกต่างหากเช่นเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์เพื่อให้สามารถเรียงลำดับพารามิเตอร์เหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว

ปลาย

• วันที่สามารถเขียนออกมาในรูปแบบข้อความหรือในรูปแบบตัวเลขมาตรฐาน หากคุณระบุเขตข้อมูลหรือช่วงของเซลล์ในแผ่นงานของคุณเป็นรายการวันที่สเปรดชีตของคุณสามารถแปลงไปมาระหว่างตัวเลขและข้อความแทนได้อย่างง่ายดาย

สูตรแผ่นงาน

แม้ว่าไม่ใช่ข้อมูล แต่ความสามารถในการป้อนสูตรเป็นคุณสมบัติที่สำคัญของการจัดการข้อมูลในสเปรดชีต ลองนึกภาพว่าถูกขอให้ทบทวนการขายในช่วงห้าปีที่ผ่านมาสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์มากกว่าหนึ่งพันรายการเพื่อดูว่ายอดขายเพิ่มขึ้นที่ไหนและยอดขายลดลงอย่างไร การทำงานเช่นนี้ด้วยตนเองอาจใช้เวลาหลายวันหากไม่ใช่สัปดาห์และเกี่ยวข้องกับความน่าเบื่ออย่างไม่น่าเชื่อ แต่ด้วยสูตรที่ออกแบบมาอย่างดีหรือสองรายการสเปรดชีตสามารถจัดการงานได้ในไม่กี่วินาที