วิธีจัดทำเอกสารการประชุมกับผู้ใต้บังคับบัญชา

การประชุมกับพนักงานของคุณสามารถมีผลทางกฎหมาย หากคุณต้องจัดการกับพนักงานที่ยากลำบากหรือผู้ที่มีประสิทธิภาพต่ำกว่ามาตรฐานอย่างสม่ำเสมอคุณต้องจัดทำเอกสารการประชุมของคุณเพื่อแสดงขั้นตอนที่คุณได้ดำเนินการเพื่อช่วยให้พนักงานปรับปรุง ในกรณีที่มีการยุติหรือการลงโทษทางวินัยคุณจะมีบันทึกความพยายามของคุณเพื่อแสดงให้เห็นว่าการกระทำของคุณขึ้นอยู่กับความพยายามที่ก้าวหน้าเพื่อปรับปรุงสถานการณ์

เขียนวันที่และเวลา

แม้ว่าการเขียนวันที่และเวลาของการประชุมอาจดูเล็กน้อย แต่ข้อมูลนี้อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อการลงโทษทางวินัยและการเลิกจ้าง คุณต้องทราบเมื่อการประชุมกับผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดขึ้นและใครอยู่ สิ่งนี้จะแสดงให้เห็นเมื่อคุณดำเนินการอย่างก้าวหน้าเพื่อแก้ไขปัญหาที่คุณมีกับพนักงาน

เก็บบันทึกเป้าหมาย

ส่วนหนึ่งของการประชุมกับพนักงานควรครอบคลุมเป้าหมาย จดบันทึกเป้าหมายความสำเร็จและการปรับปรุงที่คุณกำหนดไว้กับพนักงานรวมถึงเกณฑ์สำหรับการวัดความก้าวหน้าสู่เป้าหมายเหล่านั้น เอกสารเกี่ยวกับเป้าหมายนี้พิสูจน์ให้เห็นว่าคุณได้พยายามแก้ไขเพื่อพยายามรักษาพนักงานเอาไว้

เหตุการณ์เอกสาร

เมื่อเกิดเหตุการณ์ด้านลบที่เกี่ยวข้องกับพนักงานที่ยากลำบากของคุณให้จดบันทึกเมื่อเกิดเหตุการณ์และเขียนคำอธิบายสั้น ๆ ถึงสิ่งที่เกิดขึ้น พูดถึงหมายเหตุเหล่านี้ในขณะที่พบปะกับผู้ใต้บังคับบัญชาและจดบันทึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับปฏิกิริยาของพนักงานต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

รายการโซลูชั่นที่เสนอโดยพนักงาน

ขอวิธีแก้ปัญหาจากพนักงานในระหว่างการประชุม จดคำแนะนำของพนักงานเพื่อหาแนวทางแก้ไข ในกรณีที่บุคคลนี้ไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านั้นคุณจะมีเอกสารเกี่ยวกับความล้มเหลวของพนักงานที่จะใช้ความพยายามที่จำเป็น

ทำคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร

หากคุณต้องเตือนพนักงานในระหว่างการประชุมให้จดบันทึกคำเตือนไว้ในบันทึกการประชุมของคุณ ในขณะที่คุณอาจให้พนักงานลงนามในเอกสารตอบรับการประชุมการเข้าร่วมของคุณในบันทึกการประชุมจะสนับสนุนการเรียกร้องของคุณว่าคุณได้แจ้งให้พนักงานทราบถึงการลงโทษหรือเลิกจ้างหากคุณไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม

อ้างอิงนโยบายและกฎของ บริษัท

ในข้อพิพาทกับพนักงานหนึ่งในประเด็นหลักคือว่าคุณจัดการอย่างเป็นธรรมในการใช้กฎ ในระหว่างการประชุมของคุณอ้างกฎและนโยบายที่คุณติดตามเมื่อจัดการกับพนักงาน จดบันทึกแหล่งที่มาของหลักเกณฑ์เหล่านั้นและระบุว่าคุณกำลังติดตามพวกเขา