วิธีเขียนเพื่อสื่อสารกับพนักงาน

เมื่อความนิยมของอีเมลเพิ่มขึ้นทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรจึงลดลง ในขณะที่คุณกำลังสื่อสารสั้น ๆ อย่างไม่เป็นทางการกับพนักงาน แต่ก็ยังมีกฎบางข้อ ไม่ว่าคุณจะพูดอะไรถ้าคุณไม่ได้เขียนอย่างชัดเจนและเป็นมืออาชีพข้อความของคุณอาจหายไปในการแปล การเรียนรู้วิธีการเขียนเพื่อสื่อสารกับพนักงานเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการเป็นผู้เชี่ยวชาญ

1

กล่าวกับพนักงานอย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสะกดชื่อของพวกเขาอย่างถูกต้องและหลีกเลี่ยงการใช้ "ที่รัก" หรือ Ms. นางหรือนายอย่างเป็นทางการมากเกินไปเพียงแค่ใช้ชื่อของพวกเขาควรจะเพียงพอกับการสื่อสารในที่ทำงานส่วนใหญ่ แม้ว่ามันจะไม่จำเป็น แต่ก็มีประโยชน์ที่จะมีคำแนะนำสั้น ๆ ที่ต้องการให้พนักงานมีวันที่ดีหรือแสดงความคิดเห็นส่วนตัวที่ยังคงเป็นมืออาชีพ สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่ามากขึ้น

2

รวมประเด็นหลักของอีเมลของคุณไว้ในย่อหน้าแรก พนักงานเฉลี่ยถูกทิ้งระเบิดด้วยข้อมูลหลาย ๆ ชิ้นต่อวันและสิ่งนี้อาจนำไปสู่การขาดการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร คุณต้องเข้าใจในย่อหน้าแรกของอีเมลจากนั้นใช้เนื้อหาที่เหลือเพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้กับสิ่งที่คุณพูด

3

ให้ข้อมูลสำคัญโดดเด่น หากโครงการถึงกำหนดตามวันที่แน่นอนตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุวันที่นั้นและวางไว้ในพื้นที่ของอีเมลที่จะโดดเด่น ตัวอย่างเช่นแทนที่จะฝังวันที่ครบกำหนดในวรรคให้วันที่บรรทัดของตัวเองในอีเมล สิ่งนี้จะช่วยดึงดูดความสนใจไปยังข้อมูลนี้ ในขณะที่คุณสามารถใช้ตัวหนาหรือสีตัวอักษรนี้สามารถนำไปสู่อีเมลที่ไม่เป็นมืออาชีพ

4

รักษาสมดุลระหว่างมิตรภาพกับมืออาชีพ ในขณะที่พนักงานต้องการรู้สึกว่าพวกเขามีความสำคัญต่อ บริษัท และชื่นชมเป็นอย่างดีการเป็นกันเองหรือส่วนตัวมากเกินไปในอีเมลสามารถลบล้างตำแหน่งของคุณในฐานะ "เจ้านาย"

5

เตือนพนักงานถึงสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำในย่อหน้าปิด อีกหลายคนที่อ่านผ่านการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร พวกเขาใส่ใจกับผู้ที่มาจากจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ทำซ้ำคะแนนที่จำเป็นในวรรคสุดท้าย

6

ใช้คำสั่งปิดที่เหมาะสม หากคุณไม่ได้รวมคำว่า "ขอบคุณ (ชื่อของคุณ) หรือคำสั่งปิดที่คล้ายกันอีเมลของคุณอาจถูกตีความว่าเป็นคำพูดที่หยาบคายมากเกินไปโปรดจำไว้ว่าพนักงานต้องการรู้สึกชื่นชมและนี่เป็นจุดที่สมบูรณ์แบบ รู้ว่าคุณชื่นชมความพยายามของพวกเขา