วิธีการเขียนนโยบายการเดินทางขององค์กร

นโยบายการท่องเที่ยวแบบองค์กรที่เข้าใจได้ดีจะช่วยปกป้องพนักงานของคุณเมื่อพวกเขาเดินทางลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจขนาดเล็กและจำกัดความรับผิดทางกฎหมายของคุณ พัฒนานโยบายการเดินทางที่เริ่มต้นด้วยการจองการเดินทางใด ๆ และจบลงด้วยเอกสารไฟล์ที่พนักงานของคุณหลังจากที่พวกเขากลับมา

เริ่มด้วยคำขอเดินทาง

เริ่มต้นคู่มือนโยบายการเดินทางพร้อมคำอธิบายขั้นตอนที่พนักงานต้องปฏิบัติตามเพื่อให้ได้รับอนุมัติการเดินทาง การเดินทางแต่ละครั้งจะต้องได้รับการอนุมัติ: เพียงเพราะพนักงานเข้าร่วมการประชุมหรืองานแสดงสินค้าในอดีตไม่ได้หมายความว่าเขาได้รับอนุมัติให้ไปในแต่ละปี รวมร่างที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือแบบฟอร์มที่มีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการอนุมัติการเดินทาง ขอให้พนักงานแจ้งชื่อของเหตุการณ์หากมีการเชื่อมโยงกับการเดินทางวัตถุประสงค์ของการเดินทางแผนกที่จะเรียกเก็บการเดินทางค่าใช้จ่ายทั้งหมดโดยประมาณและวันที่ ระบุชื่อหัวหน้าที่สามารถอนุมัติการเดินทางสำหรับพนักงาน

ระบุตัวเลือก

ไม่อนุญาตให้พนักงานจองเที่ยวบินหรือห้องพักของตนเองโดยไม่ได้รับการอนุมัติจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือแผนกบัญชีของคุณ พนักงานอาจจองเที่ยวบินหรือโรงแรมที่มอบไมล์สะสมหรือคะแนนห้องพักให้พวกเขาแทนการเลือกที่ประหยัดที่สุดสำหรับ บริษัท หากคุณอนุญาตให้พนักงานเก็บใบปลิวและคะแนนห้องพักให้จองแผนกบัญชีหรือแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณหรืออนุมัติการจองทั้งหมดเพื่อรับอัตราที่ดีที่สุดสำหรับ บริษัท ของคุณ หาก บริษัท ของคุณเก็บคะแนนนักบินและห้องพักเป็นประจำเพื่อชดเชยค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพนักงานให้รวมข้อเท็จจริงนี้ไว้ในคู่มือนโยบายการเดินทางของคุณ ข้อกังวลเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้หากพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำการวิจัยการเดินทางแต่ละครั้งโดยใช้แบบฟอร์มคำขอเดินทางที่ได้รับอนุมัติหนังสือเที่ยวบินและห้องพักและเรียกเก็บค่าใช้จ่ายหลักสำหรับบัตรเครดิตองค์กร

ในคู่มือการเดินทางของ บริษัท แจ้งให้พนักงานของคุณทราบว่าพวกเขาสามารถแนะนำแผนการเดินทางอื่นหรือที่ต้องการโดยพิจารณาจากเวลาการเดินทางที่ต้องการหรือปัจจัยอื่น ๆ โดยมีเงื่อนไขว่า บริษัท จ่ายในอัตราต่ำสุดที่มีอยู่ในขณะที่พนักงานจ่ายส่วนต่าง

อธิบายค่าใช้จ่าย

ตั้งค่ารายวันต่อวันสำหรับพนักงานเพื่อให้ครอบคลุมอาหารเคล็ดลับแท็กซี่และรถรับส่งสายโทรศัพท์ที่จอดรถและสิ่งอื่น ๆ หมายเหตุในคู่มือการเดินทางที่มีค่าใช้จ่ายที่จำเป็นต้องมีใบเสร็จรับเงินสำหรับการชำระเงินคืน ตัวอย่างเช่นคุณอาจระบุว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิน $ 25 ต้องใช้ใบเสร็จหรือคุณอาจยกเว้นใบเสร็จรับเงินมื้ออาหารตราบใดที่ค่าใช้จ่ายรายวันรวมไม่เกินอัตราต่อวัน ระบุว่าพนักงานจำเป็นต้องส่งใบเสร็จรับเงินแทนใบแจ้งยอดบัตรเครดิตสำหรับการชำระเงินคืนหรือไม่ ใบแจ้งยอดบัตรเครดิตแสดงจำนวนเงินรวมของใบเรียกเก็บเงินของโรงแรมเท่านั้นตัวอย่างเช่นในขณะที่ใบเรียกเก็บเงินของห้องพักแสดงให้เห็นถึงเหตุการณ์ต่างๆเช่นมินิบาร์และเช่าภาพยนตร์ซึ่ง บริษัท จะไม่ครอบคลุม

รวมถึงขั้นตอนความปลอดภัย

กำหนดให้พนักงานต้องใส่หมายเลขโทรศัพท์ของโรงแรมที่จะพักรวมทั้งหมายเลขโทรศัพท์มือถือเพื่อให้พนักงานสามารถติดต่อได้ในกรณีฉุกเฉิน อาณัติว่าพวกเขาออกเดินทางรวมถึงเที่ยวบินรถไฟหรือเวลาเดินทางอัตโนมัติเวลาเช็คอินและเช็คเอาท์และเวลาประชุม ขอให้พวกเขาแจ้งหัวหน้างานถึงเวลาที่จะมาถึงทางอีเมล์แม้หลังจากเวลาผ่านไปหลายชั่วโมง หากพนักงานเดินทางไปต่างประเทศขอให้พวกเขาแสดงหลักฐานหนังสือเดินทางที่ถูกต้อง ID รัฐบาลเพิ่มเติมและที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของสถานทูตสหรัฐอเมริกาในประเทศนั้น

รวมถึงกระบวนการชำระเงินคืนค่าใช้จ่าย

แสดงแบบฟอร์มการชำระเงินคืนแก่พนักงานที่พวกเขาจะยื่นเมื่อพวกเขากลับมา จัดทำสำเนาตัวอย่างพร้อมบันทึกในส่วนใด ๆ ที่คุณต้องการเน้น ระบุขั้นตอนการยื่นขอคืนค่าใช้จ่ายอย่างชัดเจน ซึ่งอาจรวมถึงแบบฟอร์มใบเสร็จรับเงินที่จำเป็นสำหรับบางรายการที่ระบุชื่อของบุคคลหรือแผนกที่จะต้องส่งคำขอและกำหนดเวลาในการส่งคำขอ