วิธีการเขียนขั้นตอนความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยหมายถึงขั้นตอนการปรับใช้ของนโยบายความปลอดภัยโดยรวมหรือแผนก แต่ละขั้นตอนเป็นขั้นตอนการกระทำที่สนับสนุนวัตถุประสงค์ด้านความปลอดภัยหนึ่งข้อขึ้นไป กระบวนการที่ชัดเจนชัดเจนและถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินการตามนโยบายความปลอดภัยอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรู้วิธีเขียนขั้นตอนความปลอดภัยที่สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพทั้งสิ่งที่พนักงานต้องการและต้องการรู้

คำแนะนำทั่วไป

ปฏิบัติตามคำแนะนำวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดทั่วไปสำหรับการกำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน เขียนจากมุมมองเชิงแอ็คชั่นและคำแนะนำซึ่งสรุปแต่ละขั้นตอนตามลำดับที่จำเป็นต้องดำเนินการ ขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยอาจมีผลกระทบร้ายแรงหากไม่ปฏิบัติตามอย่างถูกต้องดังนั้นแต่ละคนควรเขียนในรูปแบบขาวดำโดยไม่มีที่ว่างสำหรับความคิดเห็นส่วนตัวการตัดสินส่วนตัวหรือการตีความส่วนตัว พิจารณาผู้ชมและเขียนโดยใช้คำศัพท์ที่ถูกต้องสะกดคำย่อให้ครบถ้วนและกำหนดคำศัพท์ใด ๆ ที่ผู้อ่านโดยเฉพาะการจ้างงานใหม่อาจไม่เข้าใจ

รวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบนโยบายความปลอดภัยที่คุณจะต้องเพิ่มขั้นตอนอย่างละเอียด แบ่งนโยบายออกเป็นองค์ประกอบวัตถุประสงค์แล้วแยกแต่ละวัตถุประสงค์เป็นชุดย่อยส่วนประกอบที่จะถูกแปลงเป็นขั้นตอนการปฏิบัติในท้ายที่สุด ตัวอย่างเช่นหากนโยบายที่คุณใช้อยู่หมายถึงการสร้างความปลอดภัยเป้าหมายอาจหมายถึงการเข้าถึงอาคารการอพยพฉุกเฉินและแนวทางปฏิบัติ ส่วนประกอบย่อยสำหรับการเข้าถึงอาคารอาจรวมถึงขั้นตอนการเข้าและออกอาคารการขอป้ายระบุตัวตนและขั้นตอนการปฏิบัติงานสำหรับพนักงานที่ลืมหรือสูญเสียการระบุการเข้าถึง จดบันทึกรายละเอียดหากจำเป็นเพื่อให้เข้าใจวัตถุประสงค์ของนโยบายความปลอดภัยได้ดียิ่งขึ้น

เขียนแบบร่างแรก

สร้างร่างแรกขึ้นมาเพื่อแยกข้อมูลเพื่อรวมเฉพาะสิ่งที่ผู้อ่านจำเป็นต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัย เขียนแต่ละขั้นตอนในบรรทัดแยกต่างหากโดยใช้เสียงที่ใช้งานและคำที่เพียงพอในการสื่อสารขั้นตอนอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่นขั้นตอนการเข้าอาคารอาจมีขั้นตอนต่าง ๆ เช่น“ ใส่บัตรประชาชนของคุณโดยหงายหน้าช่องตรวจสอบ”“ ดันที่จับประตูเมื่อไฟสัญญาณเข้าเปลี่ยนเป็นสีเขียว” และ“ เข้าสู่รายการหลักหนึ่งคน เวลา.

ตรวจสอบความถูกต้อง

ดำเนินการฝึกซ้อมเพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละขั้นตอนในกระบวนการมีความชัดเจนและเข้าใจได้ก่อนที่จะร่างร่างสุดท้าย ถ้าเป็นไปได้ขอความช่วยเหลือจากบุคคลที่คาดว่าจะปฏิบัติตามขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าการรับรู้ของคุณของวิธีการที่ชัดเจนถูกต้อง แก้ไขคำฟุ่มเฟือยหรือขั้นตอนตามที่จำเป็นแล้วทดสอบขั้นตอนอีกครั้ง เมื่อคุณแน่ใจว่ากระบวนการรักษาความปลอดภัยชัดเจนเขียนได้ดีและมีประสิทธิภาพสร้างและแจกจ่ายเวอร์ชันสุดท้าย