วิธีการเขียนจดหมายระบุว่าพนักงานไม่ทำงานที่นั่นอีกต่อไป

แม้จะมีความพยายามอย่างเต็มที่ แต่ก็มีความเป็นไปได้ที่พนักงานของคุณจะออกจาก บริษัท ไม่ว่าพนักงานจะออกจากโอกาสหรือลางานที่มากขึ้นเนื่องจากการเลิกจ้างไม่ว่าในกรณีใดคุณอาจต้องเขียนจดหมายระบุว่าพนักงานไม่ทำงานในองค์กรของคุณอีกต่อไป

รู้เป้าหมายของจดหมาย

บางครั้งการบอกกล่าวเป็นทางการนี้บางครั้งเขียนขึ้นเพื่อแจ้งให้ทราบถึงสถานที่ทำงานที่พนักงานลาออกจาก บริษัท แต่ในกรณีส่วนใหญ่เป็นจดหมายที่คุณเขียนถึงผู้ขายลูกค้าและลูกค้าของคุณดังนั้นพวกเขาจึงตระหนักว่าพนักงานไม่ได้เป็นตัวแทนธุรกิจของคุณอีกต่อไปและไม่ได้รับอนุญาตให้ส่งคำสั่งซื้อหรือดำเนินการบริการในนามของคุณอีกต่อไป ระลึกถึงผู้ชมนี้ในขณะที่คุณเขียนจดหมาย

น้ำเสียงของจดหมายของคุณจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะของการจากไปของพนักงาน แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องระบุเป้าหมายของจดหมายของคุณก่อน ตัวอย่างเช่นวัตถุประสงค์ของคุณอาจเป็นการแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับการจากไปของพนักงานและเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่าคุณได้พบคนใหม่เข้ามาแทนที่บัญชีของพวกเขาดังนั้นสิ่งต่างๆจะยังคงเหมือนเดิม หากพนักงานได้ลงนามในข้อตกลงการไม่เปิดเผยเป้าหมายของคุณอาจรวมถึงการแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับความจริงข้อนี้เพื่อที่จะไม่สร้างสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจในอนาคต

สร้างแบบร่างการทำงาน

ประโยคแรกของคุณควรเสริมความมุ่งมั่นของคุณในการให้บริการที่โดดเด่น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน“ ที่ XYZ เราเชื่อว่าการทำให้ลูกค้าของเรามีความสุขและปลอดภัยนั้นเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกของเราและเราใช้เวลาหลายปีเพื่อให้มั่นใจว่าประสบการณ์ของคุณกับเรานั้นดีที่สุดตลอดเวลา ” จากนั้นคุณควรแจ้งลูกค้าว่าพนักงานลาออกจาก บริษัท ของคุณ

คุณสามารถเลือกที่จะรวมเหตุผลไว้เป็นกรณี ๆ ไป ตัวอย่างเช่นหากพนักงานของคุณออกไปเพราะคู่สมรสได้รับข้อเสนอสุดพิเศษในเมืองอื่นคุณสามารถพูดถึงสิ่งนี้ได้เพราะพนักงานจะได้รับประโยชน์ในทางบวก หลังจากที่คุณอธิบายการออกเดินทางของพนักงานคุณอาจต้องการระบุพนักงานที่คุณได้มอบหมายให้รับผิดชอบบัญชีของลูกค้าและให้ข้อมูลการติดต่อของบุคคลนั้น

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน“ ฉันได้มอบหมายให้พนักงาน Y รับช่วงต่อบัญชีของคุณและฉันมั่นใจว่าความเชี่ยวชาญและความรู้ของเขาเกี่ยวกับความต้องการและความต้องการของคุณจะทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้ราบรื่นที่สุดเท่าที่จะทำได้ คุณสามารถติดต่อ Employee Y ได้ที่ 555-555-5555 หรือทางอีเมลที่ [email protected] ”

สร้างความมั่นใจให้ลูกค้า

ต่อไปให้ความมั่นใจกับลูกค้าว่าคุณให้ความสำคัญกับธุรกิจของพวกเขาและคุณพร้อมที่จะตอบคำถามหรือตอบข้อสงสัยใด ๆ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน“ แม้ว่าพนักงาน X จะไม่ได้อยู่กับ บริษัท อีกต่อไป แต่คุณสามารถ มั่นใจได้ว่าเราจะให้บริการที่ยอดเยี่ยมที่คุณคาดหวังต่อไป เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีปัญหาโปรดติดต่อฉันทางอีเมลหรือทางโทรศัพท์หากคุณมีปัญหาข้อสงสัยหรือคำถามใด ๆ ในระหว่างการเปลี่ยนแปลงนี้ ฉันยังมีความสุขที่จะจัดให้มีการประชุมด้วยตนเองถ้ามันจะสะดวกสบายสำหรับคุณ ”

พิสูจน์อักษรและแก้ไขจดหมาย

มอบจดหมายของคุณให้กับผู้บริหารระดับสูงที่คุณไว้วางใจเพื่อให้พวกเขาสามารถพิสูจน์อักษรและตรวจทานจดหมาย เป็นความคิดที่ดีที่จะมีผู้ติดต่อรายใหม่ที่กำลังจะมาแทนที่พนักงานที่เดินทางออกนอกประเทศของคุณ หลังจากที่คุณได้รับการป้อนข้อมูลและข้อเสนอแนะของพนักงานของคุณแก้ไขตัวอักษรจนเป็นไปตามมาตรฐานที่คุณต้องการ

มอบจดหมายฉบับแก้ไขให้กับบุคคลเดียวกันที่ตรวจสอบร่างแรกเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รวมรายละเอียดและข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้ว ลงนามในจดหมายและทำข้อตกลงเพื่อส่งมอบให้ลูกค้าของคุณ