การเตรียมเอกสารสำหรับการสแกน

การสแกนเอกสารช่วยให้คุณสามารถแปลงเอกสารที่สะสมไว้เป็นฐานข้อมูลที่ค้นหาโดยคอมพิวเตอร์ คุณอาจพบว่าการสแกนบันทึกสิ่งต่าง ๆ เช่นสัญญาช่วยให้คุณลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารหรือคุณสามารถเสนอเอกสารที่สแกนบนเว็บหรือให้ลูกค้าซื้อ การเตรียมเอกสารสำหรับสแกนต้องใช้การวางแผนและการคิดล่วงหน้า

จะสแกนอะไรดี

ความต้องการการเตรียมการครั้งแรกคือการเลือกสิ่งที่จะสแกนและเพื่อวัตถุประสงค์อะไร อาจมีข้อกำหนดทางกฎหมาย ตัวอย่างเช่นจิตแพทย์ที่เกี่ยวข้องกับโรงเรียนหรือระบบศาลอาญาอาจต้องสแกนการประเมินผู้ป่วยด้วยข้อมูลที่ระบุตัวตนที่ถูกลบออก เอกสารทางกฎหมายอาจกำหนดให้ต้องสแกนหน้าลายเซ็นต์หรือคำให้การเป็นลายลักษณ์อักษรว่าเป็นใบปะหน้าที่มาพร้อมกับเอกสาร

ข้อกำหนดทางกล

สแกนเนอร์มีสองประเภทกว้าง ๆ : สแกนเนอร์แบบแท่น (เหมาะสำหรับการสแกนหนังสือที่ถูกผูกไว้งานศิลปะชิ้นใหญ่หรือพิมพ์เขียว) และสแกนเนอร์แบบป้อนแผ่น สแกนเนอร์แบบป้อนแผ่นอาจสแกนได้เพียงด้านเดียวในแต่ละครั้ง นี่คือทั้งหมดที่จำเป็นเสมอ สำหรับการสแกนหน้าหนังสือที่ไม่ได้ผูกไว้สแกนเนอร์แบบป้อนแผ่นจะต้องพิมพ์สองด้าน - สแกนด้านหนึ่งของแผ่นพลิกและสแกนอีกด้าน เมื่อโหลดสแกนเนอร์แบบป้อนแผ่นให้ใช้เวลาสักครู่ในการเลื่อนดูทุกหน้าเพื่อค้นหาหน้ากลับหัวและสิ่งต่าง ๆ เช่นลวดเย็บกระดาษแท็บเทปหรือกระดาษโน้ตที่อาจหลุดออกมาเมื่อป้อนกระดาษผ่านกลไก

การเตรียมทางกายภาพ

เมื่อทราบเหตุผลทางกฎหมายและธุรกิจสำหรับการสแกนข้อกำหนดต่อไปคือการเตรียมทางกายภาพ ประเภทของการเตรียมทางกายภาพจะขึ้นอยู่กับสแกนเนอร์ที่ใช้และอาจมีตั้งแต่ง่ายมาก - การถอดลวดเย็บกระดาษบนหน้ากระดาษที่หลวมก่อนที่จะป้อนเข้าเครื่องสแกนแบบป้อนแผ่น - จนถึงแบบสลับซับซ้อน - การวางเอกสารขนาดเล็กจำนวนมากเข้าด้วยกัน บอร์ดเพื่อลดการตกเลือดและใช้งานเครื่องสแกนเนอร์แบบแบน ควรกดเอกสารให้เรียบโดยไม่มีการม้วนงอ หากคุณพยายามที่จะเพิ่มความคมชัดของข้อความบนเครื่องสแกนแบบแท่นให้วางแถบสีเทาที่เป็นกลางเช่นแผ่นกระดาษแข็งด้านหลังกระดาษที่ด้านหลังของหน้าที่ถูกสแกนสามารถช่วยได้

ข้อกำหนดการประมวลผล OCR

การรู้จำอักขระด้วยแสงใช้การจดจำรูปร่างเพื่อลองจับคู่คำจากพจนานุกรม การเตรียมเอกสารสำหรับ OCR เริ่มต้นโดยมุ่งเน้นที่ความต่างของเอกสารต้นฉบับ เคล็ดลับที่สามารถทำงานกับเอกสารเก่าบนกระดาษที่มีสีเหลืองจากปริมาณกรดคือการถ่ายสำเนาที่มีความเปรียบต่างสูงในสต็อกกระดาษหนัก ในด้านกายภาพและเชิงกลการสแกน OCR ส่วนใหญ่ใช้สำหรับหน้ากระดาษที่หลวมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการยกกำลังสองขึ้นบนตัวป้อนเอกสารก็มีความสำคัญเช่นกันเนื่องจากหน้าที่สแกนที่มุมเล็กน้อยสามารถเพิ่มอัตราความผิดพลาดได้ ไม่ว่า OCR ของคุณจะดีเพียงใดคุณจะต้องใช้เวลาพิสูจน์อักษรการสแกนผลลัพธ์และควรจัดสรรงบประมาณตามเวลาที่ต้องการ