การสื่อสารสี่ประเภทในการเขียนเชิงธุรกิจ

ธุรกิจที่มีประสิทธิภาพเติบโตไปกับทักษะการสื่อสารที่แข็งแกร่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นถูกใช้ในธุรกิจทุกประเภทได้หลายวิธี รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่ดีช่วยปรับปรุงการสื่อสารระหว่างสำนักงานส่งเสริมความสำเร็จในหมู่พนักงานและปรับปรุงบรรทัดล่าง การเข้าใจรูปแบบการเขียนทางธุรกิจที่แตกต่างกันจะช่วยปรับปรุงเอกสารทางธุรกิจโดยรวม

การสื่อสารที่มุ่งเน้นผลลัพธ์

ด้านหนึ่งของการเขียนเชิงธุรกิจมุ่งเน้นไปที่การสร้างผลลัพธ์ การเขียนเชิงธุรกิจที่เน้นผลลัพธ์นั้นมีการทำเครื่องหมายด้วยเสียงที่กระตุ้นให้ผู้อ่านทำอะไรบางอย่าง รูปแบบการเขียนนี้ควรลงท้ายด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจและคำแนะนำเฉพาะเพื่อให้ผู้อ่านติดตาม การสื่อสารประเภทนี้มักเกิดขึ้นภายในสำนักงาน ผู้จัดการโครงการอาจส่งบันทึกช่วยจำให้กับทีมของเขาโดยมีเป้าหมายสำหรับสัปดาห์และวิธีการที่ทีมจะบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ น้ำเสียงของชิ้นส่วนดังกล่าวควรเป็นแรงจูงใจในการส่งเสริมผลลัพธ์

การสื่อสารข้อมูล

ไม่ใช่ว่าการเขียนเชิงธุรกิจทุกชิ้นมีเป้าหมายระยะยาวหรือที่สำคัญ เอกสารบางฉบับให้ข้อมูลกับพนักงานไม่ว่าจะเป็นอีเมลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงผลประโยชน์ของพนักงานหรือคู่มือช่วยเหลือสำหรับเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงาน ชิ้นส่วนที่ให้ข้อมูลเหล่านี้ควรเขียนรัดกุมและชัดเจน ชิ้นส่วนควรตอบคำถามใด ๆ ที่ผู้อ่านอาจมีไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่นส่วนคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเนื้อหาสามารถช่วยชี้แจงข้อมูลได้

การสื่อสารเชิงโน้มน้าวใจ

การเขียนเชิงธุรกิจบางอย่างมีลักษณะโน้มน้าวใจ หลายองค์กรส่งข้อเสนอเพื่อให้ได้งานมากขึ้นไม่ว่าจะเป็นบริการทำความสะอาดที่กำลังมองหาลูกค้ารายใหม่หรือองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่ยื่นขอความช่วยเหลือจากรัฐบาล ในการสื่อสารประเภทนี้ผู้เขียนใช้ภาษาที่โน้มน้าวใจโดยเน้นที่การเน้นประโยชน์ของผู้อ่าน การใช้เสียงคนที่สอง "คุณ" ผู้เขียนสามารถพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่ผู้อ่านจะได้รับผลกระทบเชิงบวกจากการทำธุรกิจกับองค์กรของพวกเขา

การสื่อสารเชิงลบ

ในทางธุรกิจไม่ใช่งานเขียนทุกชิ้นที่ให้ข้อมูลเชิงบวก การเขียนเรื่องเชิงลบเป็นงานที่ท้าทาย แต่มักจะหลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับนักเขียนธุรกิจส่วนใหญ่ ตัวอย่างเช่นผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรมนุษย์อาจต้องเขียนจดหมายเกี่ยวกับแพคเกจการเลิกจ้างหรือการชดเชย ในการสื่อสารประเภทนี้ผู้เขียนควรใช้น้ำเสียงที่มั่นคง แต่มีความเห็นอกเห็นใจและเขียนอย่างรัดกุมเพื่อให้ข้อมูลที่จำเป็นอย่างตรงไปตรงมา