ขั้นตอนการจัดทำเอกสารมีส่วนร่วมในการควบคุมภายในที่ดีอย่างไร

บริษัท วางระบบควบคุมภายในเพื่อจำกัดความเสี่ยง ความเสี่ยงที่เป็นไปได้ ได้แก่ การสูญเสียประสิทธิภาพที่ไม่ดีของสัญญาคุณภาพไม่ดีและการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ ขั้นตอนเอกสารอธิบายรายละเอียดเอกสารที่ บริษัท ต้องการนำระบบควบคุมมาใช้และมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับงานและการกระทำ ธุรกิจขนาดเล็กมักต้องการเอกสารหรือการควบคุมน้อยกว่าการทำงานที่ใหญ่กว่าเพราะพนักงานแต่ละคนมีหน้าที่งานหลายอย่างและมีความรับผิดชอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ขั้นตอนเอกสารที่มีประสิทธิภาพส่งผลให้การควบคุมขั้นต่ำมีประสิทธิภาพสามารถทำให้ธุรกิจขนาดเล็กได้เปรียบในการแข่งขัน

องค์กร

พื้นฐานของการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพคือแผนผังองค์กรที่มีรายละเอียดของงาน ขั้นตอนเอกสารต้องระบุว่ารายละเอียดงานมีรายละเอียดงานและความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่งใน บริษัท อย่างชัดเจน ขั้นตอนเอกสารประกอบกำหนดความรับผิดชอบสำหรับการจัดทำและการปรับปรุงแผนภูมิองค์กรและวิธีการที่ บริษัท ใช้แผนภูมิ โดยทั่วไปแล้วพนักงานจะได้รับสำเนาพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งและรายละเอียดงานเมื่อเริ่มงาน

นโยบายและระเบียบปฏิบัติ

ขั้นตอนการจัดทำเอกสารมักจะระบุว่าคู่มือพนักงานจะต้องมีนโยบายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและเอกสารขั้นตอน พวกเขามีรายละเอียดสิ่งที่คู่มือจะต้องมีผู้รับผิดชอบในการเขียนและการปรับปรุงนโยบายและขั้นตอนและวิธีการที่ บริษัท สื่อสารกับพนักงาน โดยทั่วไปขั้นตอนการจัดทำเอกสารระบุว่าพนักงานได้รับสำเนาคู่มือเมื่อพวกเขาเริ่มทำงานลงชื่อว่าพวกเขาได้รับและตกลงที่จะปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอน พวกเขาได้รับการปรับปรุงตามที่เกิดขึ้น

การอนุญาตและการอนุมัติ

แผนภูมิองค์กรที่จัดทำเป็นเอกสารและคู่มือพนักงานเป็นพื้นฐานสำหรับการควบคุมภายใน แต่ต้องมีมาตรการควบคุมจริง ขั้นตอนเอกสารอธิบายรายละเอียดมาตรการดังกล่าว พวกเขาอธิบายเอกสารที่แสดงรายการพนักงานที่สามารถตัดสินใจได้และสามารถอนุมัติค่าใช้จ่ายได้ แต่ละเอกสารดังกล่าวจะต้องระบุสิ่งที่พนักงานสามารถอนุมัติหรืออนุมัติสิ่งที่แบบฟอร์มการอนุมัติหรือการอนุมัติจะใช้เวลาและข้อ จำกัด ตัวอย่างทั่วไปคือพนักงานคนหนึ่งได้รับอนุญาตให้อนุมัติการซื้อสูงถึง $ 10, 000 โดยการเริ่มต้นใบขอเสนอซื้อที่สอดคล้องกัน

เอกสารสนับสนุน

ระบบควบคุมภายในที่แข็งแกร่งต้องอาศัยเอกสารประกอบเพื่ออธิบายรายละเอียดพื้นฐานสำหรับการตัดสินใจ ขั้นตอนการจัดทำเอกสารระบุสิ่งที่การตัดสินใจต้องการเอกสารประกอบการสนับสนุนและรายละเอียดลักษณะของมัน ตัวอย่างเช่นการอนุมัติใบสั่งซื้ออาจต้องการใบขอเสนอซื้อ ขั้นตอนเอกสารประกอบระบุว่าพนักงานต้องจัดทำใบขอเสนอซื้อก่อนที่จะขออนุมัติใบสั่งซื้อและรายละเอียดข้อมูลที่ต้องมีใบขอเสนอซื้อ

การรายงาน

องค์ประกอบสำคัญในการควบคุมภายในคือการรายงานข้อมูล บริษัท ที่สำคัญ ขั้นตอนการจัดทำเอกสารเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับการควบคุมภายในโดยการระบุว่าข้อมูลใดที่รายงานดังกล่าวจะต้องรวมถึงผู้รับผิดชอบในการเตรียมการ รายงานบางฉบับมีข้อมูลที่เป็นความลับและขั้นตอนเอกสารประกอบจะต้องระบุว่ารายงานใดที่ละเอียดอ่อนและมีรายละเอียดมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง

การประนีประนอม

แม้แต่ในธุรกิจขนาดเล็กขั้นตอนการทำเอกสารส่งผลให้เอกสารต่าง ๆ ที่มีแหล่งข้อมูลอิสระ วิธีที่มีประสิทธิภาพในการตรวจสอบความถูกต้องของพวกเขาคือการสร้างความสมานฉันท์ระหว่างข้อมูลที่เปรียบเทียบได้จากผู้เขียนที่แตกต่างกัน ขั้นตอนเอกสารประกอบจะต้องระบุว่าต้องมีการกระทบยอดใดและใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ ต้องมีรายละเอียดวิธีการจัดการกับความแตกต่างและมอบหมายความรับผิดชอบในการแก้ไขความแตกต่าง

โพสต์ยอดนิยม