เอกสารของกระบวนการทางบัญชีที่สำคัญ

ในขณะที่บันทึกกระบวนการทางบัญชีที่สำคัญไม่มีเรื่องราวของนวนิยายที่คุณชื่นชอบพวกเขาให้การควบคุมการรายงานทางการเงินของ บริษัท ของคุณ เอกสารเกี่ยวกับกระบวนการทางบัญชีที่สำคัญเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่ากิจกรรมทางธุรกิจนั้นได้รับการพิจารณาอย่างสอดคล้องและเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป การทำความเข้าใจขั้นตอนในการสร้างบันทึกกระบวนการทางบัญชีสามารถช่วยให้คุณนำเสนอกระบวนการนี้ในธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้

วงจรการทำธุรกรรม

เอกสารกระบวนการทางบัญชีมักจะได้รับการจัดการตามวงจรการทำธุรกรรม ตัวอย่างเช่นกระบวนการทางบัญชีทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อมักจะรวมอยู่ในบันทึกกระบวนการบัญชีเดียวกัน ในธุรกิจขนาดเล็กที่มีขนาดใหญ่พอที่จะรองรับแผนกบัญชีมักจะเริ่มต้นโดยผู้จัดการบัญชีหรือผู้ควบคุมที่กำหนดประเภทของธุรกรรมที่เป็นปกติพอที่จะจัดทำเอกสารในนโยบาย ในธุรกิจขนาดเล็กกระบวนการนี้มักดำเนินการโดยนักบัญชีคนเดียวของ บริษัท เมื่อมีการระบุธุรกรรมเหล่านี้พวกเขาจะถูกจัดกลุ่มตามวงจรธุรกรรมและเอกสารประกอบกระบวนการเริ่มต้นขึ้น

การอนุมัติและการควบคุมภายใน

เอกสารกระบวนการทางบัญชีควรมีคำอธิบายของการอนุมัติหรือกิจกรรมการควบคุมภายในที่จะตามมาเมื่อประมวลผลธุรกรรม ตัวอย่างเช่น บริษัท ส่วนใหญ่ต้องการระดับการอนุมัติเป็นระดับเมื่อทำการซื้อ นโยบายการอนุมัติแบบทำเป็นชั้นทั่วไปอนุญาตให้พนักงานใช้จ่ายได้ถึงระดับหนึ่งโดยไม่ได้รับการอนุมัติการซื้อที่มากขึ้นต้องมีการอนุมัติจากหัวหน้างานหรือผู้จัดการและการซื้อที่ใหญ่ที่สุดต้องได้รับการอนุมัติจากเจ้าของ กระบวนการที่คล้ายกันมักจะถูกตราขึ้นเพื่อขออนุมัติเครดิตและการทำสัญญาในนามของ บริษัท การอนุมัติใด ๆ ก็ตามที่คุณตั้งไว้สำหรับ บริษัท ของคุณการควบคุมเอกสารนั้นเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของการต่อสู้ นอกจากนี้คุณต้องให้แน่ใจว่าบุคลากรของ บริษัท ติดตามกับพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎ

การบัญชี

ส่วนที่สำคัญที่สุดของบันทึกกระบวนการทางบัญชีคือคำอธิบายวิธีปฏิบัติทางบัญชี การปฏิบัติทางบัญชีเป็นคำอธิบายถึงวิธีการทำธุรกรรม โดยทั่วไปแล้วหลักการบัญชีที่ยอมรับกันทั่วไปมักใช้ดุลยพินิจในการเลือกวิธีปฏิบัติทางบัญชี แต่มักจะต้องการให้มีการใช้กระบวนการอย่างสม่ำเสมอ ด้วยการบันทึกจุดยืนของ บริษัท เกี่ยวกับการบัญชีสำหรับการทำธุรกรรมตามปกติเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถมั่นใจได้ว่า บริษัท มีการบัญชีสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง ส่วนนี้ควรรวมถึงคำอธิบายของการทำธุรกรรมการบัญชีที่เหมาะสมสำหรับการทำธุรกรรมการอ้างอิงของหลักการบัญชีที่เกี่ยวข้องที่ถูกนำไปใช้และขั้นตอนที่จำเป็นในการได้รับการอนุมัติหากคุณจำเป็นต้องเบี่ยงเบนจากกระบวนการ

การบริหารการเปลี่ยนแปลง

การทบทวนและอัปเดตบันทึกกระบวนการทางบัญชีควรเกิดขึ้นอย่างน้อยปีละครั้งหรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญกับวิธีการดำเนินงานของ บริษัท เพื่อให้แน่ใจว่ามีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงตามกำหนดเวลาเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรทำการประเมินการเปลี่ยนแปลงในส่วนธุรกิจของกระบวนการปิดรายเดือน หากเจ้าของธุรกิจสำรวจการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบผลลัพธ์ทางธุรกิจรายเดือนการเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะถูกบันทึกภายในเดือนที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นสมมติว่านิตยสารเปิดตัวตัวเลือกการสมัครสมาชิกหนึ่งปีใหม่แทนที่จะขายนิตยสารที่ร้านค้าท้องถิ่น การเปลี่ยนแปลงนี้ต้องการให้เจ้าของกำหนดวิธีการบัญชีสำหรับรายได้การสมัครสมาชิก โดยการค้นหาข้อมูลเฉพาะของข้อเสนอใหม่ในช่วงสิ้นเดือนแม้กระทั่งเจ้าของที่ไม่ได้จัดการธุรกิจอย่างแข็งขันสามารถมั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนที่เหมาะสม