วิธีทักทายเจ้าหน้าที่ บริษัท ในอีเมล
พิธีสารและมารยาทในอัตราสูงในธุรกิจ บางทีคุณอาจตกใจเมื่อคนแปลกหน้าเดินเข้ามาและโทรหาคุณตามชื่อ - จนกว่าคุณจะรู้ว่าคุณยังมีแท็กชื่ออยู่บนปกของคุณ ในขณะที่คุณอาจไม่ได้โกรธเคืองมันเป็นตัวอย่างของวิธีการสั่นสะเทือนวิธีที่ไม่เป็นทางการเกินไป แน่นอนว่าไม่ใช่ความประทับใจที่คุณต้องการในการสื่อสารครั้งแรกกับผู้บริหารองค์กรที่คุณแทบจะไม่รู้ แม้ว่ามาตรฐานมารยาทได้รับการสนับสนุนพฤติกรรมที่ไม่เป็นทางการมากขึ้นความประทับใจครั้งแรกยังคงกำหนดวิธีการอย่างระมัดระวัง คุณไม่สามารถถูกตำหนิในการมีมารยาทที่ดี
1
โทรติดต่อผู้ช่วยไปยังเจ้าหน้าที่ขององค์กรที่คุณจะเขียน อธิบายว่าคุณจะส่งอีเมลและต้องการตรวจสอบที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องสะกดชื่อของทางการและวิธีที่เขาชอบที่จะได้รับการแก้ไข นี่เป็นคำขอมาตรฐานและผู้ช่วยจะยินดีตอบคำถามของคุณและอาจให้คำแนะนำเล็กน้อยเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงหัวข้อที่คุณกำลังเขียน
2
ใช้รูปแบบอีเมลมาตรฐานและหลีกเลี่ยงอีเมลแบบนิ่งอิโมติคอนหรือกราฟิกน่ารัก บริษัท หลายแห่งตัดการเข้ารหัส HTML ออกจากอีเมลขาเข้าเพื่อรักษาความปลอดภัย สิ่งนี้ทำให้ข้อความไม่มีกราฟิกแบบอักษรพิเศษและตัวหนาหรือตัวเอียง
3
เริ่มต้นจดหมายของคุณโดยใช้ "Dear Sir" (หรือ Madam) หากคุณไม่รู้จักชื่ออย่างเป็นทางการ มิฉะนั้นให้ใช้ "เรียนนายนามสกุล" "ที่รักนางสาวนามสกุล" ถือว่าเหมาะสมในการตั้งค่าทางธุรกิจ
4
ใช้การกำหนดอาชีพของบุคคลเช่น "Jane Doe, CPA" หรือ "John Smith, Ph.D. " สำหรับทนายความใช้ "Jane Doe, Esquire" หรือ "John Smith, Law at Law." เมื่อใช้การกำหนดอาชีพให้ตัดชื่อนายหรือนางออกจากชื่อ ใช้การกำหนดอาชีพเฉพาะเมื่อเขียนจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ มิฉะนั้นใช้นายหรือนางสาว
5
หลีกเลี่ยงการร้อยแก้วดอกไม้สแลงหรือคำพูดที่หยิ่งยโส ทำให้การสื่อสารทางธุรกิจของคุณเหมือนธุรกิจ ปิดด้วยแบบดั้งเดิม "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" และเซ็นชื่อเต็มของคุณ อย่าใช้ชื่อเล่นของคุณนอกเสียจากว่าคุณจะได้รับการแก้ไขในการตั้งค่าทางธุรกิจ
ปลาย
- หลักการชี้นำที่อยู่เบื้องหลังการติดต่อทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จทั้งหมดนั้นเป็นการเคารพบุคคลที่ได้รับจดหมาย นี่ไม่ได้หมายถึงคำชมที่ฟุ่มเฟือยและคำสัญญาในการภักดีมากมาย มันหมายถึงการใช้น้ำเสียงของธุรกิจที่น่าพอใจและทำให้ข้อความสั้นและกระชับ
การเตือน
- อย่าส่งจดหมายส่วนตัวไปยังธุรกิจ หากคุณพบใครสักคนในร้านอาหารคุณควรพูดถึงการสนทนาที่ยอดเยี่ยมของคุณ แต่อย่าลืมส่วนที่เกี่ยวข้องกับเด็กทารกที่ร้อนแรงที่เขาอยู่ด้วย อย่าใส่อะไรลงในการติดต่อทางธุรกิจที่คุณไม่ต้องการเห็นการทำซ้ำบนหน้าจอการฉายในศาล