วิธีการพิมพ์ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้เป็นแผ่นการเรียกเก็บเงินที่แสดงรายการสินค้าและบริการทั้งหมดที่ขายให้กับลูกค้าเฉพาะในรอบการเรียกเก็บเงิน ธุรกิจขนาดเล็กใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อบันทึกธุรกรรมสร้างตารางการชำระเงินและเก็บเงินในที่สุด หากคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจงานส่วนใหญ่จะทำเพื่อคุณเมื่อพิมพ์ใบแจ้งหนี้ด้วยแม่แบบที่ให้ไว้และกรอกข้อมูลโดยอัตโนมัติตามข้อมูลลูกค้า คุณไม่จำเป็นต้องมีเทมเพลตแฟนซีในการพิมพ์ใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้น

1

เปิดคอมพิวเตอร์และเปิดโปรแกรมประมวลผลคำ

2

วางข้อมูล บริษัท ของคุณในส่วนหัว หากคุณมีโลโก้ธุรกิจให้คัดลอกและวางไว้ด้านบน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อ บริษัท ที่อยู่และข้อมูลการติดต่อของคุณอยู่ในส่วนหัว

3

พิมพ์ "INVOICE" บนบรรทัดบนสุดภายใต้ส่วนหัวที่ระยะขอบด้านซ้าย ส่งคืนช่องว่างสองถึงห้าช่องเพื่อให้คำว่า "ใบแจ้งหนี้" ชัดเจนมาก

4

กำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ มีการระบุใบแจ้งหนี้ด้วยหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน หากคุณไม่แน่ใจว่าจะสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้อย่างไรให้ใช้วันที่เป็นตัวเลขโดยไม่มีขีดกลางและตัวอักษรสองตัวแรกของลูกค้า ตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้ที่ออกเมื่อวันที่ 5 มกราคม 2011 ถึง Jack Wright จะกลายเป็น "01052011JW"

5

พิมพ์ "จำนวน Invoice: 01052011JW" ที่ระยะขอบด้านขวา ส่งคืนและพิมพ์วันที่ของใบแจ้งหนี้ที่ระยะขอบซ้าย

6

แสดงรายการสินค้าและบริการที่มีการบัญชีใบแจ้งหนี้ ใช้แท็บเพื่อจัดแนวแต่ละส่วนเพื่อให้การจัดเรียงดอลลาร์เป็นไปอย่างง่ายดายในตอนท้ายด้วยส่วนหัวที่ระบุ: "วันที่" "บริการหรือรายการ" "ราคาต่อหน่วย" "หน่วยทั้งหมด" และ "ยอดรวม" แสดงหนึ่งบรรทัดต่อรายการโดยแสดงวันที่ให้บริการจำนวนหรือชั่วโมงต้นทุนต่อหน่วยหรือชั่วโมงและต้นทุนรวมสำหรับวันนั้น

7

สร้างบรรทัดใต้สินค้าและบริการที่แยกรายการทั้งหมด พิมพ์ค่าเงินดอลลาร์ผลรวมย่อยใต้บรรทัดในคอลัมน์เดียวกันกับดอลลาร์ที่แยกรายการ

8

เพิ่มภาษีการจัดส่งหรือค่าธรรมเนียมเสริมภายใต้ผลรวมย่อย พิมพ์มูลค่าใบแจ้งหนี้ "TOTAL" ภายใต้

9

ส่งคืนหลายบรรทัดและคำแนะนำการพิมพ์สำหรับการชำระเงินรวมถึงวันที่ครบกำหนดที่จะทำการตรวจสอบเจ้าหนี้และที่อยู่การชำระเงิน รวมนโยบายใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการชำระล่าช้าหรือค่าธรรมเนียมแผนการชำระเงิน

สิ่งที่จำเป็น

• คอมพิวเตอร์
• โปรแกรมประมวลผลคำ
• ข้อมูลติดต่อ บริษัท

เคล็ดลับ

• บันทึกการชำระเงินก่อนหน้านี้ใด ๆ ที่ทำบนใบแจ้งหนี้ในส่วนผลรวมย่อยระหว่างผลรวมย่อยที่แยกแล้วและภาษีและค่าธรรมเนียม ระบุว่าเป็น "การชำระเงินที่ได้รับ" สำหรับสิ่งต่างๆเช่นเงินฝากหรือการชำระเงินบางส่วน
• ทำใบแจ้งหนี้สามชุด ส่งหนึ่งรายการไปยังลูกค้าหนึ่งรายการไปยังการบัญชีและวางหนึ่งไฟล์ในไคลเอนต์สำหรับการอ้างอิงโยง