วิธีการเขียนคำเตือนสำหรับพนักงานในการทำงานของพนักงาน

จดหมายเตือนไม่ควรมาเป็นเรื่องน่าประหลาดใจสำหรับพนักงาน ส่งจดหมายเตือนพนักงานหลังจากคุยปัญหาการปฏิบัติงานกับพนักงานและออกคำเตือนด้วยวาจา เขียนจดหมายของคุณอย่างมืออาชีพซึ่งระบุอย่างชัดเจนว่าทำไมพนักงานถึงได้รับจดหมาย แม้ว่าการส่งจดหมายในลักษณะนี้จะโหดร้ายหรือไม่เป็นมืออาชีพหากพนักงานต้องการปรับปรุงการแสดงของเธอจริงๆเธอจะเห็นจดหมายเป็นโอกาสในการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริง

1

สร้างโครงร่างของปัญหาประสิทธิภาพที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายเตือนภัย ปัญหาด้านประสิทธิภาพอาจรวมถึงปัญหาการจัดการเวลาความล้มเหลวในการติดตามโครงการหรืองานการบริการลูกค้าที่ไม่ดีหรือความล้มเหลวในการเป็นผู้เล่นทีม

2

เปิดจดหมายเตือนพร้อมคำอธิบายว่าทำไมพนักงานถึงได้รับจดหมาย พูดถึงการสนทนาก่อนหน้านี้ที่คุณหรือหัวหน้างานของพนักงานมีเกี่ยวกับปัญหาด้านประสิทธิภาพของเธอและทำไมคุณถึงรู้สึกว่าปัญหาเหล่านี้ยังคงมีอยู่ รักษาโทนของ บริษัท จดหมาย แต่เป็นมืออาชีพ แทนที่จะโจมตีพนักงานที่ไม่เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงานของเธอเพียงระบุว่าเนื่องจากปัญหายังคงมีอยู่จดหมายเตือนจึงเป็นสิ่งจำเป็น

3

รายการเหตุผลในการส่งจดหมายเตือนในวรรคสอง ใช้โครงร่างที่คุณสร้างขึ้นเพื่อระบุปัญหาเหล่านี้อย่างชัดเจน อย่าทำเป็นละครหรือเสริมแต่งธรรมชาติของปัญหาเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นหากพนักงานมีปัญหาด้านการจัดการเวลาและไม่สามารถทำตามกำหนดเวลาของโครงการได้อย่าอ้างว่า บริษัท ของคุณแพ้ธุรกิจอย่างต่อเนื่องและจะต้องล้มละลายถ้าพนักงานไม่เปลี่ยนพฤติกรรม กล่าวอย่างง่าย ๆ ว่าปัญหาการจัดการเวลาของเธอทำให้ บริษัท ต้องพลาดกำหนดส่งสำคัญซึ่งไม่ดีต่อธุรกิจ

4

แนะนำวิธีการแก้ไขปัญหาด้านประสิทธิภาพผ่านการฝึกอบรมพนักงานการให้คำปรึกษาหรือการให้คำปรึกษาในวรรคสาม สนับสนุนให้พนักงานติดต่อกับหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงานเพื่อขอความช่วยเหลือและใช้ประโยชน์จากโอกาสการฝึกอบรมที่มีให้

5

ทำรายการสะท้อนผลที่เป็นไปได้ที่พนักงานอาจเผชิญหากเธอไม่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อปรับปรุงงานของเธอในย่อหน้าสุดท้าย การแสดงผลซ้ำอาจรวมถึงการลดระดับหรือการเลิกจ้าง ระบุว่าพนักงานต้องทำการเปลี่ยนแปลงภายในระยะเวลาหนึ่งเช่น 90 วัน ระบุว่าคุณจะติดตามการทำงานของเธอต่อไปและจะติดต่อกับหัวหน้างานหรือผู้จัดการเพื่อตรวจสอบว่าเธอกำลังพยายามเปลี่ยนแปลงหรือไม่

ปลาย

• ส่งจดหมายเตือนด้วยตนเองเพื่อให้คุณสามารถพูดคุยกับพนักงานหลังจากที่เธออ่านจดหมาย แม้ว่านี่อาจไม่ใช่การสนทนาที่สะดวกสบายที่สุดที่จะมีกับพนักงานการพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาด้านประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานทราบว่าคุณให้ความสำคัญกับบริการของเธอและการเลิกจ้างนั้นเป็นตัวเลือกสุดท้าย

การเตือน

• พนักงานบางคนมองว่าจดหมายเตือนภัยเป็นโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาในขณะที่พนักงานคนอื่น ๆ เลือกที่จะเพิกเฉยต่อจดหมายเตือนภัยหรือแย่กว่านั้นก็ทำให้การทำงานของพวกเขาประสบปัญหามากกว่าเดิม ถึงตอนนี้คุณอาจจำเป็นต้องพิจารณาการยกเลิก