จดหมายรับรองธุรกิจที่แตกต่างกัน

ในธุรกิจความสัมพันธ์สร้างพันธมิตรและลูกค้าประจำ เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจคุณต้องสร้างความสัมพันธ์ตั้งแต่เริ่มต้นด้วยคำทักทาย ไม่ว่าคุณจะส่งจดหมายทางธุรกิจหรืออีเมลมีวิธีการยอมรับที่แตกต่างกันสำหรับการระบุผู้อ่านในคำทักทาย ให้แน่ใจว่าคุณรักษาความเป็นมืออาชีพและสอดคล้องกับความสัมพันธ์ทางอาชีพที่คุณมีกับผู้รับ

ทักทายอย่างเป็นทางการ

ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการเมื่อคุณไม่รู้จักผู้รับมีชื่อที่ต่ำกว่าหรือเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของผู้รับ การยกย่องอย่างเป็นทางการในจดหมายธุรกิจเป็นแบบดั้งเดิมและเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลาย ควรใช้เมื่อคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับวิธีการพูดกับอีกฝ่าย

• ผู้รับที่ไม่รู้จัก: มีคำขึ้นต้นที่ยอมรับได้สองแบบเมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจไปยังผู้รับที่ไม่รู้จัก ผู้ที่อาจกังวล หรือ Dear Sir หรือ Madam แสดงความเคารพต่อผู้ที่เป็นผู้อ่านที่ตั้งใจไว้

• ผู้รับที่ทราบ: เมื่อส่งจดหมายถึงบุคคลที่มีชื่อคุณควรเริ่มต้นด้วย Dear และใช้นามสกุลของบุคคลนั้น หากเป็นไปได้ให้ระบุเพศสถานภาพการสมรสและตำแหน่งมืออาชีพ ใช้ตัวระบุ Mr, Ms., Miss หรือ Mrs เพื่อกำหนดเพศและสถานภาพการสมรส เมื่อพูดกับแพทย์ให้ใช้ ดร . ก่อนนามสกุล เมื่อพูดถึงอาจารย์ให้ใช้ ศาสตราจารย์ ตัวระบุจะใช้ระหว่าง Dear กับนามสกุล ตัวอย่างเช่น Dear Prof. Jones อย่าใช้ตัวระบุเพศหากบุคคลนั้นมีตัวระบุอาชีพ

• ข้อมูลเฉพาะเพศ: มีหลายครั้งที่คุณมีชื่อเต็มของบุคคลนั้น แต่ไม่แน่ใจว่าบุคคลนั้นเป็นชายหรือหญิง ความแตกต่างของภาษาการสะกดที่ไม่เหมือนใครและชื่อที่ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับเพศสามารถสร้างความสับสนได้ อย่าเดา เมื่อไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศของผู้รับให้ใช้ตัวระบุเพศและใช้ชื่อเต็ม ตัวอย่างเช่น เรียน Jan Jan

เมื่อเป็นไปได้ให้เรียนรู้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เกี่ยวกับบุคคลนั้นเพื่อสร้างการทักทายให้มากที่สุด สิ่งนี้อาจต้องใช้เวลาเพิ่มอีกไม่กี่นาที แต่ก็มักจะตอบสนองได้ดีกว่า

คำให้เกียรติกึ่ง

หากคุณอยู่ในเงื่อนไขที่เท่าเทียมกันกับผู้รับหรือมีความสัมพันธ์ที่ยาวนานซึ่งมีคุณสมบัติที่จะเป็นมิตรกับคุณคุณสามารถใช้คำทักทายกึ่งกลาง นี่เป็นสิ่งเดียวกับที่คุณจะส่งให้เพื่อนสำหรับการจองงานวันเกิด แต่ให้เสียงที่ตรงกับวิธีที่คุณสื่อสารกับบุคคลในชีวิตจริง

• ผู้รับกลุ่ม: หากใช้โปรแกรมจดหมายเวียนเป็นไปได้ที่จะส่งจดหมายและปรับการทักทายตามแต่ละบุคคล อย่างไรก็ตามมีบางครั้งที่จดหมายถูกส่งไปยังทั้งกลุ่มและไม่ทำให้เป็นรายบุคคล ในกรณีนี้ให้ระบุกลุ่มโดยรวม ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมที่ รักเพื่อนร่วมงานที่ รัก หรือ ทีมที่รัก เป็นที่ยอมรับ

• ชายหรือหญิงแต่ละคน: ในจดหมายที่เป็นทางการน้อยกว่าที่รักยังคงใช้ แต่มีชื่อของบุคคลนั้น ไม่จำเป็นต้องใช้ตัวระบุ อีกครั้งสิ่งนี้ควรเป็นในกรณีที่คุณใช้ชื่อจริงกับผู้รับอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น Dear Joe ทำงานได้ถ้าคุณไม่โทรหา Joe Mr. Jones ด้วยตนเอง

• คำทักทายดิจิทัลทั่วไป: อีเมลมีแนวโน้มที่จะปฏิบัติตามแนวทางสไตล์ที่ผ่อนคลายยิ่งขึ้น กำหนดความสัมพันธ์และความเหมาะสมในการใช้คำทักทายที่เป็นทางการน้อยเช่น สวัสดี หรือ สวัสดี ตอนบ่าย เมื่อมีข้อสงสัยให้พึ่งพาด้านข้างของการเป็นแบบดั้งเดิมมากกว่าเดิมเล็กน้อยเพื่อหลีกเลี่ยงคนที่น่ารำคาญที่สามารถรับรู้คำทักทายของคุณโดยไม่เคารพ เช่นเดียวกับทุกอย่างในธุรกิจทำความเข้าใจว่าคุณกำลังสื่อสารกับใครเพื่อตัดสินใจ

คำให้เกียรติกึ่งใช้ทั้งในจดหมายไปรษณีย์และอีเมล อีเมลนั้นเป็นทางการน้อยกว่าโดยธรรมชาติและคำทักทายเหล่านี้ถูกใช้ในอีเมลมากกว่าคำทักทายที่เป็นทางการ

พิจารณาน้ำเสียงของจดหมายทั้งหมด

มันเป็นสิ่งหนึ่งที่จะเลือกคำทักทายที่เป็นมืออาชีพ มันสำคัญมากที่คำทักทายนั้นตรงกับน้ำเสียงของจดหมาย คุณอาจเป็นมิตรกับบุคคล แต่ถ้าคุณต้องการสรุปข้อกำหนดสำหรับสัญญาใหม่จดหมายจะเป็นทางการ คำทักทายจะต้องตรงกับน้ำเสียงและควรเป็นแบบดั้งเดิมเช่น Dear Mr. Smith การเลือกคำทักทายที่รู้สึกถูกต้องไม่เพียงพอ จดหมายธุรกิจถูกสร้างขึ้นด้วยเหตุผลและทุกส่วนของมันตั้งแต่คำทักทายถึงบทกวีถูกสร้างขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์

ขยันเนื่องจากเกี่ยวกับผู้รับ

สละเวลาในการค้นหาชื่อบุคคลชื่อและสถานะมืออาชีพไปไกลในการติดต่อทางธุรกิจ มันแสดงให้เห็นถึงความเคารพและเป็นมืออาชีพ โทรหา บริษัท เพื่อพูดคุยกับพนักงานต้อนรับหรือตัวแทนอื่น ๆ และถามว่าควรส่งจดหมายถึงใคร ผู้คนมักจะยินดีที่จะให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่คุณแม้ว่าคุณอาจพบปัญหากับผู้รักษาประตูที่กำลังกรองจดหมายโต้ตอบการขายสำหรับผู้บังคับบัญชา

หากคุณไม่สามารถรับข้อมูลทางโทรศัพท์ได้ให้ไปที่อินเทอร์เน็ตและค้นหาไดเรกทอรีของ บริษัท ใช้วิจารณญาณของคุณในการตัดสินใจว่าควรจะใช้จดหมายฉบับใด แม้ว่าจะไปผิดคน แต่ก็มีแนวโน้มที่จะถูกส่งต่อหากไม่ได้เริ่มต้นด้วยคำทักทายทั่วไปและไม่มีชื่อ