วิธีเขียนวาระตามประเด็นปัญหา

ระเบียบวาระการประชุมตามประเด็นเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้คุณสามารถติดตามการประชุมและมั่นใจได้ว่ามีการเข้าร่วมประชุมที่สำคัญทุกเรื่อง การสร้างต้องใช้การระบุปัญหาที่สำคัญจัดลำดับความสำคัญและกำหนดโหมดของการดำเนินการที่จำเป็นสำหรับแต่ละรายการ การประชุมดำเนินการตามวาระการประชุมตามประเด็นที่ย้ายอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ นี่คือขั้นตอนที่คุณสามารถใช้เพื่อเขียนวาระตามประเด็นปัญหา

กำหนดปัญหาสำหรับการประชุมของคุณ

ระบุปัญหาที่กลุ่มหรือองค์กรของคุณต้องหารือระหว่างการประชุม ระดมสมองเกี่ยวกับปัญหาเร่งด่วนที่คุณกำลังเผชิญเช่นข้อกังวลด้านงบประมาณสัญญาเช่าที่ดินตำแหน่งบุคลากรการตลาดหรือรายการสนทนาสำคัญอื่น ๆ สนทนาแนวคิดเรื่องร่วมกับเพื่อนร่วมงาน การให้คำปรึกษาเกี่ยวกับปฏิทินอาจช่วยให้คุณกำหนดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์หรือวันครบกำหนดที่จะเกิดขึ้น ตรวจสอบรายงานการประชุมก่อนหน้านี้เพื่อแก้ไขปัญหาที่ยังไม่เสร็จหรือกล่าวถึงในอดีต

จัดเรียงประเด็นตามความเหมาะสมหรือความสำคัญ

กำหนดลำดับความสำคัญของปัญหาที่ระบุทั้งหมด คุณอาจเลือกที่จะทำลายพวกเขาตามกำหนดเวลาหรือกรอบเวลาของพวกเขา ปัญหาหลายอย่างต้องได้รับการแก้ไขภายในวันที่กำหนดเพื่อดำเนินการกับปัญหาเหล่านั้น อาจมีการจัดลำดับความสำคัญของประเด็นอื่น ๆ ตามลำดับความสำคัญ รายการที่สำคัญเช่นงบประมาณการซ่อมแซมหรือการซื้อมักจะต้องรวมอยู่ในวาระการประชุมเนื่องจากมีความจำเป็นเร็วกว่าในภายหลัง รายการที่สำคัญที่สุดไม่ว่าจะอยู่บนพื้นฐานของความตรงเวลาหรือความสำคัญจะต้องถูกวางไว้ก่อนในวาระการประชุมของคุณ รายการที่สำคัญน้อยกว่าอาจปรากฏที่ด้านล่างของวาระการประชุม

ระบุการดำเนินการที่จำเป็นสำหรับปัญหา

จัดเตรียมการดำเนินการที่จำเป็นสำหรับแต่ละปัญหา ผู้เข้าร่วมประชุมคณะกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมของคุณอาจไม่รู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อดำเนินการตามระเบียบวาระการประชุม บางครั้งต้องมีการเคลื่อนไหวเพื่อการสอบสวนเพิ่มเติม หลายรายการต้องมีการเคลื่อนไหวส่วนใหญ่ที่ได้รับการอนุมัติเพื่อก้าวไปข้างหน้าด้วยการซื้อการจ้างบุคลากรหรือการตัดสินใจที่สำคัญอื่น ๆ อินสแตนซ์อื่น ๆ ต้องการการแก้ไขเพื่อให้การสนับสนุนสำหรับปัญหา วาระอื่นไม่จำเป็นต้องดำเนินการใด ๆ นอกเหนือจากการให้ข้อมูลแก่ผู้เข้าร่วมประชุม ข้อกำหนดการดำเนินการเป็นส่วนสำคัญของวาระการประชุมตามประเด็นใด ๆ

กำหนดเวลาเพื่ออภิปรายรายการที่ไม่เกี่ยวข้อง

รวมเวลาสำหรับการอภิปรายในฟอรัมเปิดเมื่ออาจมีการระบุหัวข้อใหม่หรือระบุเพื่อการตรวจสอบเพิ่มเติม ในขณะที่รายละเอียดการกดอาจรวมอยู่ในวาระการประชุมตามประเด็นปัญหาสมาชิกในคณะกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมอาจรู้หรือเลือกที่จะหารือเกี่ยวกับหัวข้อเพิ่มเติมที่มีความสำคัญต่อธุรกิจที่ดำเนินการโดยกลุ่มหรือองค์กรของคุณ หากไม่มีเวลาที่กำหนดไว้ในวาระการประชุมของคุณเพื่อแก้ไขหัวข้อเพิ่มเติมคุณกำลังขัดขวางความสามารถของกลุ่มในการจัดการกับเรื่องที่สำคัญและมีความสำคัญ โอกาสฟอรัมเปิดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่เหมาะสมของวาระการประชุมของคุณ