วิธีการเขียนขอบเขตของงานที่ทำ

การคืบของขอบเขตเป็นกรรมตามสนองของผู้จัดการโครงการจำนวนมากและหากการจัดการไม่ถูกต้องสามารถทำลายโครงการได้ การแก้ไขความคาดหวังของโครงการเพื่อให้ตรงกับการเปลี่ยนแปลงความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือการเพิ่มคุณสมบัติให้กับการออกแบบโครงการที่ได้รับอนุมัติแล้วมีผลต่อระยะเวลาของโครงการการจัดสรรงบประมาณและทรัพยากร เอกสารขอบเขตการปฏิบัติงานที่ได้รับการเขียนเป็นอย่างดีซึ่งกำหนดผลิตภัณฑ์งานที่ชัดเจนและการคาดการณ์ระยะเวลาเป็นวิธีการป้องกันไม่ให้ขอบเขตการคืบเกิดขึ้น อย่างไรก็ตามเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องรู้วิธีการเขียนขอบเขตของงานที่มีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันความคลุมเครือจากการแสดงเอกสารที่ไม่มีความหมาย

ฟังก์ชั่นและเจตนา

ขอบเขตของงานนั้นเหมือนกับสัญญาบริการธุรกิจ แม้ว่าจะไม่ผูกพันทางกฎหมาย SOW เป็นข้อตกลงอย่างเป็นทางการระหว่างผู้มีส่วนได้เสียของโครงการ - ผู้ที่มีความสนใจในผลลัพธ์ของโครงการ - และผู้จัดการโครงการหรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ SOW ได้กำหนดข้อกำหนดก่อนหน้าและข้อตกลงเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโครงการซึ่งรวมถึงเหตุการณ์สำคัญของโครงการการส่งมอบและการคาดการณ์ขั้นตอนการรายงานและกำหนดเวลาสำหรับการประชุมแต่ละความคาดหวัง มันจะกลายเป็นมาตรฐานสำหรับการวัดความคืบหน้าของงานที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ

แนวทางการเขียนทั่วไป

แนวทางการเขียนทั่วไปสำหรับ SOW นั้นคล้ายคลึงกับแนวทางการเขียนนโยบายธุรกิจหรือขั้นตอน ข้อความควรมีความชัดเจนกระชับและรวมคำเพียงเท่าที่จำเป็นในการสื่อสารประเด็น ใช้เสียงที่ใช้งานและภาษาที่มุ่งเน้นงานซึ่งทุกคนจากผู้มีส่วนได้เสียในโครงการไปยังสมาชิกทีมป้อนข้อมูลสามารถเข้าใจได้ง่าย ตัวอย่างเช่นสะกดคำย่อกำหนดคำศัพท์และรวมถึงแผนภูมิปฏิทินและสื่อโสตทัศน์อื่น ๆ ที่ช่วยชี้แจงความคาดหวังและทำให้การอ่านเอกสารง่ายขึ้น

รูปแบบหว่าน

แบ่ง SOW ออกเป็นส่วนต่าง ๆ รวมถึงอภิธานศัพท์คำจำกัดความของโครงการคำแถลงสรุปเป้าหมายของโครงการพร้อมกับคำอธิบายว่าจะบรรลุเป้าหมายแต่ละรายการได้อย่างไรรายการรายละเอียดของโครงการที่ส่งมอบและฝ่ายที่รับผิดชอบ วันที่ประชุมและเส้นเวลาสำหรับการทำภารกิจของโครงการให้สำเร็จและเพื่อส่งมอบงานในโครงการ โดยรวมแล้วส่วนต่างๆของ SOW ควรวาดภาพที่ชัดเจนของโครงการความคาดหวังและความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้อง

การวัดเกณฑ์มาตรฐานโครงการ

แต่ละส่วนของ SOW ควรรวมการวัดเกณฑ์มาตรฐานที่ประเมินการทำงานและติดตามโครงการ มาตรฐานมีความชัดเจนชัดเจนการประเมินเชิงปริมาณหรือเชิงคุณภาพซึ่งไม่มีที่ว่างสำหรับการตีความส่วนตัว ตัวเลขวันที่เวลาและการคำนวณเปอร์เซ็นต์เป็นตัวอย่างของการวัดเชิงปริมาณ มาตรฐานเชิงคุณภาพบางครั้งอาจเป็นเรื่องยากที่จะเขียนเพราะพวกเขาไม่สามารถรวมแม้แต่คำใบ้ของความคลุมเครือ ตัวอย่างเช่นการส่งมอบที่เขียนเป็น“ สร้างแผ่นปลายเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ปลายทาง” ระบุการส่งมอบ แต่ไม่ชัดเจนและออกจากห้องที่ดีสำหรับการตีความส่วนบุคคล มีประสิทธิภาพและวัดผลได้ง่ายกว่านั้นคือส่งมอบเขียนเป็น“ เขียนแผ่นปลายหน้าเดียวที่อยู่กระบวนการติดตั้งสองขั้นตอนอธิบายนโยบายรหัสผ่านและร่างขั้นตอนการสร้างรหัสผ่าน