เครื่องมือที่หลากหลายเพื่อช่วยให้กระบวนการจัดการโครงการเสร็จสมบูรณ์

การจัดการโครงการเป็นกระบวนการในการจัดระเบียบและดำเนินโครงการให้มีประสิทธิภาพและตรงตามกำหนดเวลา การจัดการโครงการมีความสำคัญในธุรกิจขนาดเล็กและเนื่องจากทรัพยากรมี จำกัด บ่อยครั้งยิ่งธุรกิจขนาดเล็กมีประสิทธิภาพมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น โชคดีที่มีเครื่องมือหลากหลายที่สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดการโครงการได้ เครื่องมือมีตั้งแต่เทคนิคง่าย ๆ ไปจนถึงตัวเลือกที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี

การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้เสีย

การจัดการโครงการต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนที่จะได้รับผลกระทบจากโครงการก่อน การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นขั้นตอนแรกในแผนการจัดการโครงการและเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและตรงไปตรงมา ผู้ที่เกี่ยวข้องในการบริหารโครงการจะพัฒนารายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ จัดลำดับความสำคัญและระบุ (มักขึ้นอยู่กับการสัมภาษณ์หรือการวิจัยกับผู้มีส่วนได้เสีย) สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขาในแง่ของกระบวนการและผลลัพธ์

การวิเคราะห์เส้นทางวิกฤตและ PERT

การทำแผนที่กระบวนการเป็นเทคนิคที่ใช้ในการร่างขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ เครื่องมือสองอย่างที่ใช้ในการแมปกระบวนการคือการวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญและ PERT ทั้งคู่ได้รับการพัฒนาในช่วงกลางศตวรรษที่ 20 โดยกองทัพสหรัฐฯและได้ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายในโลกธุรกิจตั้งแต่นั้นมา การประเมินโครงการและเทคนิคการทบทวน (PERT) เป็นกระบวนการของการระบุและการจัดลำดับเหตุการณ์ในกระบวนการ (โดย 10's เพื่ออนุญาตให้มีการเพิ่มเหตุการณ์ในภายหลังในกระบวนการ) มันมีค่ามากโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่จะเห็นว่างานหลายงานอาจตัดกันและส่งผลกระทบซึ่งกันและกัน

PERT นั้นมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับวิธีการหาเส้นทางที่สำคัญซึ่งระบุงานที่สำคัญที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ - ผู้ที่ดำเนินการเสร็จสิ้นอาจส่งผลบวกหรือลบต่อเส้นเวลาของโครงการ

แผนภูมิของแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือการจัดการกระบวนการที่สามารถใช้ในการวิเคราะห์และวางแผนกระบวนการที่ซับซ้อนมากได้ แผนภูมิแกนต์ซึ่งขณะนี้สามารถสร้างได้อย่างสะดวกผ่านการใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ต่างๆจัดเค้าร่างแต่ละงานที่เกี่ยวข้องในโครงการแสดงการพึ่งพาระหว่างกันและระบุสิ่งที่เป็นส่วนหนึ่งของ "เส้นทางวิกฤติ" และดังนั้นจึงจำเป็นต้องใช้ ความสนใจเฉพาะเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเสร็จในเวลา โดยทั่วไปแล้วแผนภูมิแกนต์จะใช้ในการจัดทำแผนงานสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องในการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์และเพื่อช่วยในการตรวจสอบว่าโครงการมีกำหนดการหรือไม่