เหตุใดจึงต้องใช้ผังงาน

ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณควรพยายามปรับปรุงประสิทธิภาพของสถานที่ทำงานของคุณเสมอดังนั้นคุณควรยินดีต้อนรับเครื่องมือหรือทรัพยากรใด ๆ ที่ช่วยให้คุณทำงานได้สำเร็จ การปรับปรุงกระบวนการภายในธุรกิจของคุณสามารถช่วยให้พนักงานของคุณเพิ่มผลิตภาพได้และผลผลิตที่มากขึ้นหมายถึงยอดขายที่เพิ่มขึ้น เครื่องมือหนึ่งที่ต้องพิจารณาคือผังงานซึ่งเป็นการแสดงภาพหรือกราฟิกของกระบวนการ การใช้ผังงานนั้นมีมากมายในอุตสาหกรรมเช่นความบันเทิง, วิศวกรรม, วิทยาศาสตร์กายภาพและการเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ วัตถุประสงค์ของผังงานมีวัตถุประสงค์เพื่อสื่อสารว่ากระบวนการทำงานอย่างไรหรือควรทำงานโดยไม่มีศัพท์แสงทางเทคนิคที่ทำให้เกิดความสับสน ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการใช้งานที่สำคัญของผังงานสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานในระดับสูงสุด

กำหนดกระบวนการทำงาน

หนึ่งในการใช้งานที่สำคัญที่สุดของผังงานคือการแสดงให้เห็นถึงภาพว่ากระบวนการดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบโดยทั่วไปจะเรียงตามลำดับ แผนภาพการไหลของกระบวนการมักจะใช้ในการฝึกอบรมเพื่อจัดทำเอกสารกระบวนการที่มีอยู่หรือเพื่อประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการนั้น ตัวอย่างเช่นหากคุณไม่แน่ใจว่ากระบวนการเฉพาะนั้นคุ้มค่ากับเวลาและความพยายามหรือไม่แผนภาพการไหลของกระบวนการสามารถเปิดเผยปัญหาคอขวดหรือการทำซ้ำงาน คุณสามารถเพิ่มสัญลักษณ์ในแผนผังกระบวนการของคุณซึ่งแต่ละสัญลักษณ์แทนบุคคลหรือกลุ่มที่รับผิดชอบงานการตัดสินใจหรือผลลัพธ์ ทีมการจัดการของคุณสามารถกำหนดได้ว่าทีมใดมี overextended หรือบางทีมไม่จำเป็นสำหรับกระบวนการ

ประเมินเวลาของงาน

วัตถุประสงค์ที่สำคัญอีกประการของผังงานคือการระบุว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดในการดำเนินการแต่ละงานให้เสร็จในกระบวนการเฉพาะ โดยทั่วไปแผนภูมิเหล่านี้เป็นแบบเส้นตรงและอ่านจากซ้ายไปขวา คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ลงในแผนภูมิเวลาเพื่อระบุว่าคุณจับเวลาแต่ละงานอย่างไรเพื่อให้คุณสามารถประเมินงานภายในกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเวลา สิ่งนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังวิเคราะห์งานและกระบวนการที่กำหนดเส้นตายเนื่องจากแผนภูมิแสดงพื้นที่ที่คุณต้องการงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและงานที่งานหนึ่งเสร็จสมบูรณ์นั้นขึ้นอยู่กับงานอื่น แผนภูมิการไหลที่วิเคราะห์เวลามีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้องใช้หลายทีมในโครงการและการสื่อสารเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ การเข้าใจว่าแต่ละกระบวนการใช้เวลาเท่าใดจะช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจวิธีการใช้งานวันทำงานให้ดีขึ้น

แก้ไขปัญหาและแก้ไขปัญหา

เป็นการยากที่จะแก้ไขข้อบกพร่องและปัญหาในเวิร์กโฟลว์หากคุณไม่รู้ว่ามีอะไรผิดปกติและขั้นตอนใดในกระบวนการผิดพลาด นั่นเป็นสาเหตุที่การแก้ไขปัญหาเป็นวัตถุประสงค์ที่สำคัญของผังงาน ในการออกแบบผังการแก้ไขปัญหาโดยทั่วไปคุณจะเริ่มต้นด้วยการระบุปัญหาและเขียนปัญหานั้นลงในกล่องที่ด้านบนของผังงาน จากนั้นคุณจะวาดลูกศรไปยังกล่องที่มีสาเหตุที่เป็นไปได้ที่แตกต่างกันสำหรับปัญหานั้นและจากนั้นทำกล่องสำหรับวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ตามปัญหาที่คุณระบุ ตัวอย่างเช่นหากคุณระบุว่าปัญหาไม่พอใจกับกระบวนการบริการลูกค้าของคุณคุณจะพบสาเหตุที่แตกต่างกันสำหรับความไม่พอใจซึ่งอาจรวมถึงเวลารอสายโทรศัพท์นานความไม่พอใจกับเวลาจัดส่งไม่พอใจกับความรู้ ฝ่ายบริการลูกค้าของคุณหรือการรับรู้ว่าพนักงานของคุณหยาบคายและไม่ช่วยเหลือ ภายใต้กล่องเหล่านี้แต่ละกล่องคุณจะพัฒนาวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ซึ่งระบุถึงสาเหตุที่ลูกค้าไม่พึงพอใจโดยเฉพาะ นี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของวิธีสร้างแผนภูมิลำดับการแก้ไขปัญหา เจ้าของธุรกิจบางคนชอบที่จะใช้รูปแบบที่เป็นจริงหรือเท็จซึ่งปัญหาได้รับการแก้ไขตามข้อความจริงหรือเท็จอย่างง่ายที่เขียนในกล่องบนแผนภูมิ