รูปแบบต่าง ๆ ของจดหมายธุรกิจ

อีเมลและข้อความได้แทนที่ตัวอักษรในหลาย ๆ ด้านในชีวิตของเรา แต่การรู้วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมืออาชีพนั้นเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ไม่ว่าคุณจะเขียนถึงซัพพลายเออร์ลูกค้าหรือพันธมิตรทางการเงินที่มีศักยภาพจดหมายของคุณสะท้อนถึงคุณและธุรกิจของคุณ จดหมายสไตล์ที่ไม่ดีอาจทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่าคุณขาดทักษะและความเป็นมืออาชีพในการดำเนินธุรกิจของคุณ

สามรูปแบบ

รูปแบบธุรกิจที่ยอมรับได้สามแบบคือบล็อกบล็อกที่ดัดแปลงและเซมิโคลอน ทั้งสามแตกต่างกันมากที่สุดในที่ที่เส้นเริ่มต้น ในรูปแบบบล็อกบรรทัดทั้งหมดเริ่มต้นที่ระยะขอบซ้าย หากคุณเลือกสไตล์บล็อกที่มีการแก้ไขให้เริ่มต้นส่วนของจดหมายทั้งหมดยกเว้นที่อยู่ผู้ส่งและบรรทัดปิด - รวมถึงลายเซ็นของคุณที่ขอบซ้าย เริ่มข้อยกเว้นที่กึ่งกลางของหน้าของคุณ สไตล์ semiblock นั้นเหมือนกับบล็อกที่ถูกดัดแปลงยกเว้นคุณควรเยื้องบรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้าของตัวอักษร

แบบอักษรระยะขอบและระยะห่าง

ใช้แบบอักษร Arial 12 จุดหรือ Times New Roman เพื่อให้จดหมายของคุณอ่านง่าย ตั้งค่าระยะขอบ 1 นิ้วให้ทั่วโดยไม่คำนึงถึงสไตล์ที่คุณเลือกเพื่อให้ตัวอักษรของคุณดูเป็นมืออาชีพ พื้นที่รอบ ๆ จดหมายของคุณทำให้ดูไม่เกะกะและทำให้อ่านง่ายขึ้น หากคุณใช้สไตล์บล็อกให้ข้ามบรรทัดหลังที่อยู่ผู้ส่ง - หรือหัวเรื่อง - ก่อนที่คุณจะใส่วันที่ หากคุณใช้บล็อกที่ถูกดัดแปลงหรือบล็อกแบบกึ่งดัดแปลงตัวเลือกเป็นของคุณว่าจะข้ามบรรทัดก่อนวันที่หรือไม่ ในทุกสไตล์ข้ามบรรทัดระหว่างแต่ละส่วนของตัวอักษรและระหว่างย่อหน้าในเนื้อความของตัวอักษร

ส่วน

จดหมายธุรกิจมีหลายส่วน ส่วนหัวประกอบด้วยที่อยู่ผู้ส่งของคุณวันที่และที่อยู่ของผู้รับ คำทักทายหรือคำทักทายคือถัดไปตามด้วยเนื้อหาบรรทัดปิดและลายเซ็น ระบุที่อยู่ผู้ส่งแบบเต็มเสมอแม้ว่าคุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์และโทรสารหากคุณเลือก รวมไว้ในส่วนหัวข้อมูลการระบุของผู้รับเช่นแผนกของเขาหากคุณมี เริ่มต้นทักทายด้วย "เรียน" ตามด้วยชื่อส่วนตัวหรืออาชีพของบุคคลนั้น ใช้เครื่องหมายจุดคู่หลังคำทักทาย ปิดจดหมายของคุณด้วย "จริงใจ" ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค ข้ามสี่บรรทัดแล้วพิมพ์ชื่อและชื่อของคุณ เซ็นชื่อในจดหมายของคุณ

การพิจารณา

รักษาสไตล์ของคุณให้คงที่ตลอดตัวอักษร เว้นเสียแต่ว่ามันจำเป็นสำหรับการจัดวางที่เหมาะสมอย่าทำตัวเอียงตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ บ่อยครั้งที่สไตล์เหล่านี้ใช้เพื่อเน้นคำบางคำเมื่อเขียนอย่างไม่เป็นทางการ แต่พวกเขาก็ขาดความเป็นมืออาชีพในการเขียนเชิงธุรกิจ แทนที่จะเป็นบล็อกข้อความในบล็อกให้แยกออกเป็นย่อหน้าที่อ่านง่าย ขอให้บางคนพิสูจน์อักษรจดหมายของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดและปัญหาความคมชัดก่อนที่จะส่ง