ข้อกำหนดระบบการจัดการเอกสาร
ระบบการจัดการเอกสารกำลังเปลี่ยนแปลงวิธีที่องค์กรจัดเก็บและดึงเอกสารและข้อมูล พวกเขาแทนที่ไฟล์โรงเรียนเก่าและตู้เก็บเอกสารด้วยเครื่องมือไฮเทคใหม่ ทุกคนใน บริษัท สามารถเรียกค้นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้และป้องกันด้วยการเข้ารหัสที่ซับซ้อน การรู้จำอักขระด้วยแสงอัจฉริยะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาคำหลักทั้งหมดในฐานข้อมูลทำให้การเรียกค้นเอกสารสำคัญง่ายขึ้น ทุกระบบการจัดการเอกสารต้องใช้องค์ประกอบที่สำคัญหลายประการ
เครื่องสแกนเนอร์
เอกสารที่เป็นกระดาษทุกฉบับที่องค์กรได้รับจะต้องสแกนเพื่อสร้างเวอร์ชันดิจิทัล สแกนเนอร์มาในรูปทรงและขนาด องค์กรขนาดใหญ่อาจต้องการสำรวจเครื่องสแกนจำนวนมากที่ทำงานคล้ายกับเครื่องถ่ายเอกสารโดยมีเครื่องป้อนอัตโนมัติที่สามารถประมวลผลเอกสารที่มีความยาวได้โดยอัตโนมัติ สแกนเนอร์หลายคนรวมบทบาทของเครื่องพิมพ์เครื่องแฟกซ์และสแกนเนอร์ไว้ในอุปกรณ์เดียวสร้างผลงานดิจิตอลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ บริษัท ขนาดเล็กอาจต้องการซื้อเครื่องสแกนแบบแท่นที่ราคาไม่แพงซึ่งสามารถจัดการกับปริมาณที่น้อยลงได้อย่างง่ายดาย
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร
ระบบการจัดการเอกสารนั้นดีพอ ๆ กับซอฟต์แวร์ที่ใช้ขับเคลื่อน มีหลายระบบให้เลือกแต่ละฟังก์ชั่นพิเศษ ระบบทั้งหมดอนุญาตให้มีการกำหนดรหัสติดตามในเอกสารดิจิทัลกำหนดเอกสารให้กับ dockets และอนุญาตให้ผู้ใช้เรียกเอกสารบางอย่างได้ ระบบหลายแห่งรวมถึงวิธีการใช้รหัสผ่านเพื่อป้องกันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเพื่อใส่คำอธิบายประกอบเอกสารก่อนที่จะส่งต่อไปยังบุคคลอื่น ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกระบบการจัดการเอกสารให้พิจารณาว่าแต่ละแผนกใน บริษัท ของคุณจัดเก็บและเรียกเอกสารกระดาษวันนี้และใช้สิ่งนั้นเป็นพื้นฐานของการทำงานที่จำเป็น
อุปกรณ์เก็บข้อมูล
เมื่อเอกสารได้รับการแปลงเป็นดิจิทัลแล้วจะต้องจัดเก็บอย่างปลอดภัยเพื่อรับข้อมูลเมื่อจำเป็น อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลมีขนาดและการใช้งานหลากหลาย สำนักงานขนาดเล็กอาจต้องการกำหนดฮาร์ดไดรฟ์บนเซิร์ฟเวอร์สำหรับจัดเก็บเอกสาร สำนักงานขนาดใหญ่อาจต้องใช้อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลเฉพาะ พิจารณาการรวมขั้นตอนการสำรองข้อมูลนอกสถานที่ซึ่งสร้างฐานข้อมูลซ้ำ ในกรณีที่อุปกรณ์ทำงานผิดปกติ, ไฟไหม้, เกิดความเสียหายจากน้ำหรือการโจรกรรมอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของลูกค้าสามารถเรียกคืนจากไดรฟ์สำรองได้ทันทีโดยไม่สูญเสียเอกสารสำคัญ