นโยบายและขั้นตอนทั่วไปของ บริษัท
คุณนึกภาพธุรกิจของคุณว่าเป็นองค์กรที่ลื่นไหลหรือไม่? พนักงานของคุณจะต้องปรับการกระทำของพวกเขาให้เข้ากับสถานการณ์ที่แตกต่างกันในขณะที่ปฏิบัติตามกฎทั่วไปที่คุณสร้างไว้สำหรับสถานที่ทำงาน การมีคู่มือนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานที่พนักงานสามารถอ้างถึงในการพิมพ์หรือออนไลน์จะช่วยให้พนักงานตัดสินใจประจำและการบริหารจัดการโดยไม่ปรึกษาคุณเว้นแต่คุณต้องการปรึกษาก่อน
การสื่อสารและความสอดคล้องที่ชัดเจน
วัตถุประสงค์หลักสองประการของคุณในการพัฒนานโยบายและขั้นตอนของ บริษัท คือการตั้งค่าความคาดหวังที่ชัดเจนและได้รับผลลัพธ์ที่สอดคล้องกันจากพนักงานของคุณ นโยบายควรให้พนักงานของคุณมีคำสั่งอย่างกว้าง ๆ เกี่ยวกับตำแหน่งของคุณในด้านใดด้านหนึ่งขององค์กร คุณใช้ขั้นตอนเพื่ออธิบายรายละเอียดของนโยบายเช่นวิธีที่พนักงานควรใช้นโยบายผ่านการกระทำหรือการตัดสินใจ คุณอาจให้รายละเอียดบางอย่างสำหรับสถานการณ์ที่แตกต่างกันซึ่งอาจใช้นโยบาย
การกำหนดกระบวนการ
อธิบายงานที่ผู้คนปฏิบัติงานใน บริษัท ของคุณในแง่ที่เป็นรูปธรรมแม้จะใช้รายการไดอะแกรมและแผนภูมิเพื่อเพิ่มรายละเอียดกระบวนการทำงานของคุณ หากคุณกำลังจะใช้ขั้นตอนเพื่อกำหนดกระบวนการทำงานสิ่งสำคัญคือต้องมีความเฉพาะเจาะจง อธิบายขั้นตอนในกระบวนการโดยใช้ภาษาธรรมดาและให้ตัวอย่างเมื่อเหมาะสม หากพนักงานของคุณมีความสามารถในการอ่านที่หลากหลายนโยบายและขั้นตอนของคุณควรถูกเขียนขึ้นสำหรับผู้อ่านโดยเฉลี่ย ช่วยให้คิดว่างานบางอย่างเป็นของระบบที่มีขนาดใหญ่ขึ้น ในฟาร์มโคนมนั้นมีระบบอยู่สามแบบด้วยกันคือระบบสำหรับการรวบรวมนมระบบการให้อาหารวัวและระบบการจัดการขยะตามการส่งเสริมสหกรณ์ของ Penn State University
ครอบคลุมการดำเนินงานที่สำคัญ
เจ้าของธุรกิจอาจตัดสินใจที่จะเขียนรายการของพื้นที่ปฏิบัติงานที่ต้องใช้นโยบายและขั้นตอนเป็นลายลักษณ์อักษร บางอย่างถูกต้องตามกฎหมายเช่นขั้นตอนด้านสุขภาพและความปลอดภัยตามข้อกำหนดของ US Safety and Health Administration คู่มือควรมีนโยบายเฉพาะสำหรับกิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์ พนักงานควรสามารถค้นหาข้อมูลในคู่มือของคุณได้อย่างง่ายดาย ช่วยพวกเขาด้วยการรวมสารบัญและดัชนี พิจารณาการเพิ่มภาพประกอบการช่วยงานการอ้างอิงและแหล่งข้อมูลอื่น ๆ แม้ว่าคุณจะต้องสร้างภาคผนวกลงในคู่มือ
การหาสมดุล
เจ้าของธุรกิจบางรายมีแนวโน้มที่จะได้รับการจัดการระดับจุลภาคมากกว่าคนอื่น ๆ หากคุณมีแนวโน้มเช่นนี้คุณอาจพัฒนานโยบายและขั้นตอนมากเกินไป พนักงานสามารถอ่านคู่มือที่มีเนื้อหามากเกินไปได้ คุณต้องการรวมเฉพาะสิ่งที่พนักงานต้องรู้ ผู้ประกอบการและผู้แต่ง Margaret Heffernan เขียนในคอลัมน์ Inc. ของเธอว่าที่เดียวที่เธอทำงานมี "กฎระเบียบสำหรับการสั่งเครื่องเขียนใช้ห้องอาหารกลางวันทำความสะอาดตู้เย็นและรีไซเคิลกระป๋องโซดา" ขั้นตอนเหล่านี้ไม่ได้อยู่ในคู่มือการดำเนินธุรกิจ คุณสามารถขอความช่วยเหลือจากพนักงานที่ไว้ใจได้เพื่อช่วยคุณกำจัดกฎที่ไม่เหมาะสมกับคู่มือ