ประเด็นด้านจริยธรรมของความเป็นส่วนตัวของ Office ในการสื่อสารทางธุรกิจ

ธุรกิจจะต้องสร้างความสมดุลระหว่างความกังวลเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานด้วยความต้องการที่จะป้องกันพฤติกรรมที่ผิดจรรยาบรรณโดยพนักงานที่อาจทำร้ายธุรกิจ การสื่อสารทางธุรกิจทุกชนิดรวมถึงอีเมลฟอรัมออนไลน์การสนทนาทางโทรศัพท์และการสื่อสารบนกระดาษสามารถถูกใช้ในทางที่ผิดและผลลัพธ์อาจมีความเสี่ยงร้ายแรงต่อ บริษัท และผู้ที่ตกเป็นเหยื่อของพฤติกรรมที่ผิดจรรยาบรรณ

ความเสี่ยง

การใช้เทคโนโลยีสำนักงานในทางที่ผิดเช่นคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการเข้าถึงอีเมลและอินเทอร์เน็ตสามารถสร้างความเสี่ยงให้กับ บริษัท ของคุณได้ตามหนังสือ“ การสื่อสารทางธุรกิจ” โดย AC Krizan และเพื่อนร่วมงาน ก่อนอื่นประสิทธิผลจะลดลงหากพนักงานของคุณใช้สิทธิ์การสื่อสารในทางที่ผิดเช่นโดยใช้อีเมลของ บริษัท และบริการแชทสำหรับการสื่อสารส่วนบุคคลและงานที่ไม่จำเป็นอื่น ๆ ประการที่สองหากพนักงานของคุณเข้าร่วมในกิจกรรมที่ผิดจรรยาบรรณชื่อเสียงของ บริษัท ของคุณอาจประสบ การใช้ผิดวิธีอาจส่งผลให้เกิดปัญหาทางกฎหมาย ตัวอย่างเช่นหากพนักงานใช้เทคโนโลยีของ บริษัท เพื่อส่งข้อความที่ก่อกวนให้กับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าอุปกรณ์ของธุรกิจของคุณอาจถูกยึดเป็นหลักฐานและ บริษัท ของคุณอาจต้องรับผิดชอบต่อความล้มเหลวในการป้องกันพฤติกรรมที่ผิดจรรยาบรรณ

ตรวจสอบการสื่อสารทางธุรกิจ

เนื่องจากความเสี่ยงที่สำคัญเกี่ยวข้องกับการสื่อสารทางธุรกิจนายจ้างบางคนตรวจสอบการสื่อสารของ บริษัท เพื่อติดตามกิจกรรมของพนักงานและป้องกันการใช้ในทางที่ผิด แต่การสอดแนมการสื่อสารของพนักงานของคุณอาจส่งผลเสียต่อขวัญและกำลังใจในการทำงานอย่างไรก็ตามการตรวจสอบอย่างเป็นธรรมอาจเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณตรวจสอบอีเมลของพนักงานเป็นประจำพนักงานของคุณจะรู้สึกว่าคุณไม่เชื่อถือ พวกเขาอาจเชื่อว่าคุณกำลังบุกรุกความเป็นส่วนตัวของพวกเขาแม้ว่าคุณจะมีสิทธิ์ทางกฎหมายที่ชัดเจนในการตรวจสอบการใช้อุปกรณ์และทรัพยากรของ บริษัท

นโยบายจริยธรรม

ทางออกหนึ่งสำหรับปริศนานี้คือการร่างนโยบายที่ให้รายละเอียดแนวทางของคุณสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจอย่างมีจริยธรรมและนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณสำหรับการตรวจสอบการสื่อสาร ตัวอย่างเช่นอธิบายความคาดหวังของคุณสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจอย่างมีจริยธรรมรวมถึงพฤติกรรมที่ไม่สามารถยอมรับได้ อธิบายถึงข้อมูลเฉพาะของเวลาและวิธีที่คุณจะตรวจสอบการสื่อสารของพนักงานเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตาม ในที่สุดร่างผลที่ตามมาสำหรับพฤติกรรมที่ผิดจรรยาบรรณ นโยบายที่ชัดเจนช่วยให้พนักงานทราบว่าคุณอยู่ที่ไหนและอนุญาตให้พวกเขาตัดสินใจว่าพวกเขาจะยอมให้มีการเฝ้าติดตามหรือหางานที่อื่นหรือไม่

ขอบเขตทางกฎหมาย

ปรึกษาทนายความที่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมของคุณหากคุณไม่แน่ใจว่าคุณต้องปฏิบัติตามขอบเขตทางกฎหมายใด โดยทั่วไปศาลจะรักษาสิทธิ์ของนายจ้างในการตรวจสอบการสื่อสารที่ใช้เทคโนโลยีของ บริษัท ตามหนังสือ "แนวคิดคอมพิวเตอร์" โดยมิถุนายน Jamrich Parsons และ Dan Oja เหตุผลทางกฎหมายพื้นฐานคือสิทธิและผลประโยชน์ของ บริษัท มีมากกว่าสิทธิความเป็นส่วนตัวของพนักงานเมื่อพนักงานใช้อุปกรณ์ที่ บริษัท เป็นเจ้าของ