ปัจจัยของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคุณจะมีวันที่สูงถึงหกไมล์และคุณมีวันที่น่าเบื่อ - วันที่คุณเพลิดเพลินทุกนาทีและวันที่คุณต้องการจะจบลงในเวลา 14.00 น. เท่าที่คุณจะคาดเดาได้ ชีวิตประจำวันในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสิ่งหนึ่งที่คุณสามารถคาดเดาได้คือคุณจะต้องสื่อสารทุกวัน - กับพนักงานลูกค้าผู้ขายพนักงานขายกลุ่มชุมชนเจ้าหน้าที่ของรัฐและ คนแปลกหน้าทั้งหมด คุณจะถูกนับและตัดสินโดยความสามารถในการสื่อสารด้วยคำ - คำที่คุณพูดด้วยวาจารวมถึงข้อความที่คุณส่งเป็นข้อความโฆษณาและโพสต์โซเชียลมีเดียรวมถึงข้อความที่คุณเขียนในอีเมลจดหมายและงานนำเสนอ

คุณอาจไม่คิดว่าตัวเองเป็น "ผู้สื่อสารหลัก" - อาจไม่ใกล้เคียง แต่เนื่องจากความสามารถในการสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพอย่างมากคุณจำเป็นต้องขัดเกลาทักษะการสื่อสารของคุณ - การลงทุนอย่างชาญฉลาดซึ่งจะช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะเข้าใจอย่างน้อยที่สุดและในที่สุดก็เข้าใจคนรอบข้าง เพื่อให้การฝึกหัดนี้จบลงอย่างเหมาะสมนี่เป็นปัจจัยที่ส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ:

• นำมาจากด้านบนและรีเฟรชความรู้ของคุณเกี่ยวกับขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการสื่อสารทุกรูปแบบ
• โอบกอดคุณค่าของการฟังที่ใช้งานอยู่
• ประเมินอุปสรรคในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้คุณเอาชนะได้

การทำเช่นนั้นจะทำให้คุณจมอยู่กับความคล่องแคล่วและความมั่นใจที่คุณต้องรับใช้ในฐานะเจ้านายของจักรวาลธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

ติดตามกระบวนการสื่อสาร

ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณอาจสูญเสียการนับรวมของปัจจัยทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารที่เกิดขึ้นในวันใดก็ตาม แต่ส่วนใหญ่ของพวกเขาอาจจะถูกชี้นำโดยวัตถุประสงค์เช่น:

• ข้อมูลการ แลกเปลี่ยน ข้อมูลการ แลกเปลี่ยน ทำการร้องขอ
• ยื่นเรื่องร้องเรียน
• โน้มน้าว แก้ไขปัญหา กระทบยอดที่ต่างกัน * ความบันเทิง

ไม่ว่าเป้าหมายของคุณจะเป็นอย่างไรขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการสื่อสารทุกรูปแบบนั้นเหมือนกันหมด มันอาจช่วยให้เห็นภาพหกขั้นตอนในวงกลม - หนึ่งต่อไปนี้อื่น ๆ - หรือลำดับเชิงเส้นจากซ้ายไปขวา:

• ผู้ส่งพัฒนาความคิด ข้อความทั้งหมดเริ่มต้นด้วยการกำหนดแนวคิด ท้ายที่สุดถ้าคุณไม่มีเหตุผลคุณจะไม่มีเหตุผลในการสื่อสาร
• ผู้ส่งกำหนดข้อความ ความคิดนั้นจะต้องถูกนำมาเป็นคำพูด; คุณต้องตัดสินใจ ว่า คุณจะแสดงออกอย่างไร ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารเรียกสิ่งนี้ว่า "การเข้ารหัส" ซึ่งอาจเป็นขั้นตอนที่ยุ่งยากและเป็นสิ่งที่ต้องมีการแก้ไขหลายครั้งจนกว่าคุณจะพอใจว่าคุณทำถูกต้องแล้ว
• ผู้ส่งเลือกสื่อสำหรับข้อความ ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคุณต้องเผชิญกับทางเลือกที่คนรุ่นก่อนไม่เคยมีมาก่อนด้วยเทคโนโลยี นี่เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ขั้นตอนนี้สมควรได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบ การสื่อสารแบบตัวต่อตัวสามารถป้องกันการสื่อสาร ผิด ประเภทที่เกิดขึ้นในอีเมลและโดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อความ * ผู้ส่งส่งข้อความเพื่อให้สามารถเดินทางผ่านสื่อที่เลือกได้ ด้วยขั้นตอนนี้บทบาทของผู้ส่งเสร็จสมบูรณ์
• ผู้รับได้รับและถอดรหัสข้อความ นี่คือขั้นตอนที่เต็มไปด้วยความท้าทายโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่อุปสรรคและอุปสรรคและปัจจัยอื่น ๆ ของการสื่อสารที่มักเกิดขึ้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่สามารถเกิดขึ้นได้เว้นแต่ผู้ส่งและผู้รับจะกำหนดความหมายเดียวกันให้กับข้อความ
• ผู้รับให้ข้อเสนอแนะ คำติชมสรุปกระบวนการสื่อสาร แต่ก็ไม่ได้เป็นมิตรเสมอไป ในขณะที่ผู้ส่งทุกคนต้องการผลตอบรับในเชิงบวกความจริงก็คือข้อเสนอแนะที่สับสนสับสนหรือขัดแย้งกันนั้นเปิดโอกาสให้เชื่อมความแตกต่างของการสื่อสารโดยมีเงื่อนไขว่าการสื่อสารสองทางระหว่างผู้ส่งและผู้รับยังคงซื่อสัตย์และจริงใจ

ฝึกฝนทักษะการฟังที่ใช้งานอยู่ของคุณ

หากประเด็นสุดท้ายทำให้คนสงสัยในตัวคุณแล้วคุณอาจกำลังคิดว่าสถานการณ์ที่การแลกเปลี่ยนที่สับสนการโต้เถียงหรือโมโหนั้นสิ้นสุดลงอย่างเลวร้าย ไม่เพียง แต่การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น มันก็แตกแยกเช่นกัน

สาเหตุเกิดจากอะไร ในทุกโอกาสทักษะการฟังที่ไม่ดีในส่วนของผู้ส่งหรือผู้รับ มันทำการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพทุกครั้งและมันก็ไม่ได้ช่วย:

• ย้อนหลังไปถึงระดับชั้นประถมศึกษานักเรียนจะถูกตำหนิว่า“ ไม่สนใจ” หากพวกเขารู้สึกหงุดหงิดหรือรู้สึกว้าวุ่นใจ แต่การให้ความสนใจและฟังเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกันและโรงเรียนอเมริกันไม่ได้สอนนักเรียนถึงวิธีการเป็นผู้ฟังที่ดีขึ้น
• การฟังและการฟังเป็นทักษะสองอย่างที่แตกต่างกัน * การได้ยินรับประกันความเข้าใจไม่เกินการมองเห็นการรับประกัน
• คนส่วนใหญ่ชอบที่จะพูดมากกว่าฟังบ่อย ๆ เพียงแค่สละเวลาของพวกเขาในขณะที่คนอื่นกำลังพูดเพื่อให้พวกเขาสามารถพูดสอด

ก่อนที่คุณจะพิจารณาถึงอุปสรรคและอุปสรรคที่พบบ่อยที่สุดของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและวิธีเอาชนะพวกเขาให้พิจารณาทักษะหนึ่งที่อาจเป็นประโยชน์ต่อคุณ (เช่นผู้ประกอบการทุกคน) ส่วนใหญ่: ฟังอย่างกระตือรือร้น

เช่นเดียวกับที่คุณพลิกหน้าหนังสือในรูปแบบใหม่เมื่อคุณฝึกฝนการอ่านอย่างคล่องแคล่วในทักษะในวิทยาลัยคุณสามารถเข้าถึงความเข้าใจในระดับใหม่เมื่อคุณฝึกฝนทักษะการฟังที่กระตือรือร้น มันตรงกันข้ามกับ“ การฟังที่ไม่โต้ตอบ” เช่นเมื่อคุณฟังเกมเบสบอลด้วยวิทยุระดับเสียงต่ำในขณะที่คุณโทรหาลูกค้า มหาวิทยาลัยมินนิโซตาอธิบายการฟังที่ใช้งานเป็น:

• “ ... ให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับสิ่งที่คนอื่นพูดใช้เวลาทำความเข้าใจกับประเด็นที่เกิดขึ้นถามคำถามตามความเหมาะสมและไม่รบกวนเวลาที่ไม่เหมาะสม”

การฟังอย่างกระตือรือร้นเป็นทักษะที่เรียนรู้ซึ่งทำให้ไม่น่าแปลกใจที่จะไม่ได้รับการสอนในระดับประถมมัธยมมัธยมและวิทยาลัย ใช้เวลาฝึกฝนและสมาธิเพื่อเป็นผู้ฟังที่ดีและกระตือรือร้น แต่คุณสามารถเป็น "ผู้ฟังหลักที่ใช้งานได้" โดยฝึกฝนกลยุทธ์ห้าขั้นตอนที่ได้รับการสนับสนุนโดย University of Maine:

• รับทราบความคิดความคิดหรือความรู้สึกของใครบางคนก่อน ถอดความ (พูดซ้ำในสิ่งที่ผู้ส่งพูดด้วยคำพูดของคุณเอง) ถามคำถามปลายเปิดโดยไม่มีการตัดสิน สรุปและชี้แจง เสนอความคิดเห็นของคุณ (โดยทางการทูต)

การฟังที่แอ็คทีฟไม่ได้รับประกันว่าคุณจะไม่พบกับความล้มเหลวในการสื่อสาร แต่ปัจจัยทั้งหมดที่ส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของทั้งหมด และนี่คือก่อนที่คุณจะพิจารณาอุปสรรคและอุปสรรคที่อยู่ข้างหน้า

เอาชนะอุปสรรคเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

อุปสรรคแรกและซับซ้อนที่สุดในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คือทัศนคติ มันซับซ้อนเพราะครอบคลุมปัจจัยหลายอย่างที่ทำให้สภาพจิตใจรวมถึง:

• เพศ สถานะทางเศรษฐกิจและสังคม วัฒนธรรม
• ความเชื่อส่วนบุคคล
• ความเชื่อทางศาสนา
• การขาดความคุ้นเคยหรือความน่าเชื่อถือ * การรับรู้แบบเลือก (การกรองสิ่งที่เราเห็นและได้ยินเพื่อให้เหมาะกับวาระของเรา)

ในการต่อสู้กับความท้าทายและปัจจัยแชมเปี้ยนที่ส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ:

• ปรับใช้ความร่วมมือ * ทำให้ตัวเองอยู่ในตำแหน่งของผู้อื่น (หรืออย่างน้อยก็ลองทำสิ่งนี้) มันเรียกว่าการเอาใจใส่และมันก็เป็นอีกทักษะการเรียนรู้ชีวิตที่ตามมาด้วยการฟังอย่างคล่องแคล่ว
• สร้างสายสัมพันธ์ - ความรู้สึกที่ง่ายและสะดวกสบาย (ด้วยเวลาความสามัคคีสามารถพัฒนาไปสู่ความไว้วางใจซึ่งสามารถส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์) ในตอนนี้พยายามอย่างดีที่สุดเพื่อลดความตึงเครียดและกระตุ้นให้มีการสื่อสารอย่างเสรี
• เปิดใจให้กว้าง หลีกเลี่ยงการตัดสินหรือวิจารณ์
• แจกจ่ายด้วยการป้องกันหรือสร้างสมมติฐานก่อนวัยอันควร
• เน้นอย่างตั้งใจที่ข้อความไม่ใช่ปัจจัยที่สนับสนุน (เช่นการปรากฏตัวของอารมณ์หรือสำเนียงที่เข้าใจยาก)

อุปสรรคประการที่สองของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คือภาษาและสื่อ เช่นเดียวกับทัศนคติมันกว้างพอ ๆ กันและรวมถึงปัจจัยต่างๆเช่น:

• ตัวเลือกของคำ * โทน (รวมถึงระดับเสียงระดับเสียงสูงต่ำและระดับเสียง)
• ภาษากายและท่าทางท่าทาง * อวัจนภาษา

เพื่อรับมือกับความท้าทายเหล่านี้และสนับสนุนปัจจัยที่ส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ:

• ใช้ภาษาที่ง่ายชัดเจนและแม่นยำ * หลีกเลี่ยงคำและคำอุปมาที่ซับซ้อน
• วางคำสแลงและศัพท์แสงจากคำศัพท์ของคุณ หลีกเลี่ยงภาษาที่มีอคติหรือคำที่บ่งบอกถึงแบบแผน ทำอย่างดีที่สุดเพื่อจัดแนวการแสดงออกทางสีหน้าของคุณด้วยน้ำเสียง กำจัด (หรืออย่างน้อยลด) การใช้ท่าทางมือของคุณ คุณอาจตั้งใจให้พวกเขาเน้น แต่พวกเขาอาจเบี่ยงเบนความสนใจ หลีกเลี่ยงการนินทา (ทั้งการฟังและการแพร่กระจาย)
• ปกป้องสิทธิ์ขั้นพื้นฐานของใครบางคนในการรักษาความเป็นส่วนตัว
• เลือกสื่อที่เติมเต็มข้อความของคุณ ตัวอย่างเช่นข้อมูลเร่งด่วนอาจต้องการสื่อที่รวดเร็ว คุณสามารถติดตามในภายหลังด้วยสื่อที่สอง
• พิจารณาการเสริมกำลังแม้กระทั่งข้อความทางวาจาที่ท่องจำด้วยข้อความที่เขียนถ้ามันสำคัญ มันอาจทำหน้าที่ชี้แจงเช่นกัน

การพูดในสิ่งที่คุณหมายถึงและหมายถึงสิ่งที่คุณพูดอาจฟังดูง่าย - อย่างน้อยก็จนกว่าคุณจะเจาะลึกและพิจารณาตัวอย่างที่อาจทำให้คุณหยุดชั่วคราว ยิ่งกว่านั้น“ การพิจารณาแหล่งที่มา” ก็มีความสำคัญเช่นกันเพราะคนสองคนอาจตอบสนองต่อข้อความเดียวกันได้สองวิธี

เห็นได้ชัดว่าถ้าคุณต้องดุพนักงานใหม่ก็ควรทำแบบส่วนตัวและเป็นส่วนตัวดีกว่า แต่ถ้าคุณต้องการชมพนักงาน คุณควรทำเช่นนั้นกับ "ผู้ชม" - เพื่อให้ทุกคนที่อยู่ในหูได้ยิน เช่นเดียวกับที่คุณไม่เชี่ยวชาญภาษาอังกฤษในหนึ่งปีคุณอาจไม่ได้เรียนรู้ที่จะลดความยุ่งยากของภาษาและสื่อ ให้เวลาตัวเอง คุณจะพากเพียร

อุปสรรคประการที่สามของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คือการฟังและการตอบรับ หากไม่มีทักษะการฟังที่ดีผู้ส่งข้อความจะไม่ทราบว่าผู้รับเข้าใจหรือไม่ และหากไม่มีคำติชมผู้ส่งจะไม่ทราบว่าผู้รับตีความข้อความอย่างถูกต้องหรือไม่ มีหลายปัจจัยที่สามารถขัดขวางกระบวนการสำคัญนี้ แต่พวกเขาก็มักจะตกอยู่ภายใต้หมวดหมู่ของ:

• ความไม่ตั้งใจ
• การตั้งรับ * สมมติฐานก่อนกำหนด
• ขาดความแม่นยำ
• ความชัดเจนและความคล่องแคล่ว * การตรวจสอบไม่ได้

การขัดเกลาทักษะการฟังที่แอคทีฟของคุณจะช่วยคุณรับมือกับความท้าทายเหล่านี้และไปสู่ปัจจัยที่สนับสนุนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้คุณยังสามารถ:

• ดูการแจ้งเตือน (และระวังตัวด้วย) * เจาะจง
• ถามคำถามเพื่อความกระจ่าง
• ระงับการตัดสิน - และการตอบกลับ - จนกว่าคุณจะแน่ใจว่าบุคคลอื่นได้ทำข้อความเสร็จ * แม้ว่าจะขอคำแนะนำก็ตามให้ลอง เสนอ มันไม่ใช่ ออก มันเหมือนคำสั่ง คำแนะนำประเภทนี้สามารถเป็นที่ยอมรับได้ง่ายขึ้นหากคุณเรียกใช้คำว่า“ เรา” - แม้ว่าคุณจะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันก็ตาม หรือลอง“ คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับ ... ?” หรือ“ คุณเคยลองทำ ... หรือยัง?”

อุปสรรค ประการ ที่สี่ของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ คือเสียงและอุปสรรคทางกายภาพปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการกำจัดเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพซึ่งอาจรวมถึง:

• เสียงรบกวนจากผู้คน เสียงจากเครื่อง เสียงจากการจราจร อุณหภูมิ แสงไฟ * ที่นั่งและเลย์เอาต์
• การกำหนดจำนวน

การลบ (หรืออย่างน้อยก็ลด) สิ่งรบกวนเหล่านี้ดูเหมือนจะเป็นวิธีการรักษาที่ชัดเจนซึ่งสามารถแก้ไขปัญหาทั้งหมดได้ เมื่อคุณไม่สามารถ - เมื่อคุณอยู่ในความเมตตาของสภาพแวดล้อมที่ด้อยกว่า - ขั้นตอนที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการย้ายไปยังสิ่งที่เอื้อต่อการฟังการพูดและการโต้ตอบมากขึ้น ใช่คุณอาจต้องขัดจังหวะบางคนเพื่อแนะนำการเปลี่ยนแปลงสถานที่ แต่การขัดจังหวะระยะสั้นอาจจะดูซีดเซียวเมื่อเปรียบเทียบกับการพยายามพัฒนาไปข้างหน้าในสภาพแวดล้อมที่ข้อความสำคัญของคุณกำลังแข่งขันกับแหล่งข้อมูลอื่น

คุณจะได้เรียนรู้และเติบโต

คุณอาจจะทำผิดพลาดบางอย่างเมื่อคุณเชี่ยวชาญทักษะการสื่อสารของคุณเช่นเดียวกับที่คุณทำผิดพลาดเมื่อคุณปรับตัวเลือกซอฟต์แวร์ระบบบัญชีแผนการโฆษณาและองค์ประกอบอื่น ๆ ของธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

ซึ่งแตกต่างจากคอมพิวเตอร์และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่สามารถปรับแต่งได้โดยการกดปุ่มเพียงไม่กี่ปุ่มมนุษย์อย่างที่คุณรู้ไม่ได้ติดตั้งปุ่มหรือคู่มือการใช้งาน นี่คือเหตุผลบางส่วนที่ว่าทำไมพลังขับเคลื่อนธุรกิจของคุณอาจกลายเป็นสิ่งที่ท้าทายที่สุด แต่ก็เป็นสิ่งที่คุ้มค่าที่สุด