วิธีเก็บรักษาข้อมูลที่เป็นความลับอย่างปลอดภัยที่แผนกต้อนรับ

ข้อมูลทางวาจาและลายลักษณ์อักษรที่เป็นความลับมักจะส่งผ่านบริเวณแผนกต้อนรับ เจ้าของธุรกิจจำนวนมากยังไม่มีการป้องกันที่เพียงพอเพื่อป้องกันไม่ให้รายละเอียดที่เป็นความลับตกไปอยู่ในมือของคนผิด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลประเภทใด - ไม่ว่าจะเป็นรายชื่อลูกค้ารายละเอียดใบสั่งแพทย์หรือการทดสอบวินิจฉัยโครงการธุรกิจที่กำลังจะมาถึงหรือเรื่องกฎหมาย - การรักษาความปลอดภัยต้องมีการป้องกันที่เหมาะสม

สร้างแผนชั้นความเป็นส่วนตัว

วิธีหนึ่งที่คุณสามารถรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยได้คือการจัดวางเลย์เอาต์บริเวณแผนกต้อนรับในลักษณะที่ทำให้ลูกค้าหรือผู้ขายรอดูเอกสารที่เป็นความลับหรือได้ยินรายละเอียดที่เป็นความลับจากโทรศัพท์หรือการสนทนาแบบตัวต่อตัว ตัวอย่างเช่นคุณอาจตั้งค่าแผนกต้อนรับส่วนหน้าและพื้นที่รอในห้องแยกกันสองห้องหรือ - หากคุณมีแบบแปลนพื้น - ติดตั้งทึบแสงแผ่นผนังอะคูสติกกันเสียงรบกวนระหว่างพื้นที่ แผ่นผนังสามารถแยกส่วนต่าง ๆ ของแผนกต้อนรับเช่นเช็คอินเช็คเอาท์และการให้คำปรึกษาในสำนักงานแพทย์บางแห่ง

สร้างขั้นตอนการรับสัญญาณ

เลย์เอาต์ที่เปลี่ยนแปลงไม่สามารถป้องกันไม่ให้อินสแตนซ์ทั้งหมดของพนักงานที่ไม่ใช่พนักงานต้อนรับและผู้เยี่ยมชมเข้าถึงข้อมูลลับได้ที่แผนกต้อนรับ การกำหนดกฎเกณฑ์และขั้นตอนที่ชัดเจนเพื่อให้พนักงานปฏิบัติตามจะช่วยได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการให้อนุญาตเฉพาะสมาชิกพนักงานต้อนรับที่อยู่ด้านหลังโต๊ะ คุณอาจต้องการให้พนักงานต้อนรับปิดบังเอกสารลับเมื่อมีคนมาที่โต๊ะทำงานหรือออกจากระบบคอมพิวเตอร์และล็อคเอกสารลับทุกครั้งที่ออกจากเวิร์กสเตชันด้วยเหตุผลใดก็ตาม

ให้ความรู้แก่พนักงานและสาธารณะ

สิ่งสำคัญก็คือพนักงานของคุณและสาธารณชนทุกคนต้องเข้าใจและปฏิบัติตามกฎของคุณ การศึกษาของพนักงานอาจรวมถึงการรักษาความลับและความเป็นส่วนตัวหนังสือกฎระเบียบและขั้นตอนการรับหนังสือสำหรับการอ้างอิงในอนาคตและสัญญาณหรือโปสเตอร์ที่เตือนพนักงานของความรับผิดชอบในการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ การศึกษาสาธารณะอาจเกี่ยวข้องกับการส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องผ่านทางไปรษณีย์และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อทำซ้ำผู้เยี่ยมชมเช่นลูกค้าทั่วไปผู้ป่วยหรือผู้ขาย นอกจากนี้คุณอาจติดตั้งป้ายผู้เยี่ยมชมใกล้กับแผนกต้อนรับส่วนหน้าและรอบ ๆ พื้นที่รอซึ่งแสดงกฎและความคาดหวังของคุณอย่างชัดเจน

สิ่งที่ต้องจำ

หากธุรกิจของคุณเกี่ยวข้องกับการดูแลสุขภาพคุณต้องตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำเพื่อปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับที่แผนกต้อนรับส่วนหน้าสอดคล้องกับกฎที่กำหนดโดยพระราชบัญญัติข้อมูลส่วนบุคคลและความรับผิดชอบต่อข้อมูลสุขภาพ พนักงานต้อนรับบางคนเปิดเผยข้อมูลลับทางโทรศัพท์หรือในพื้นที่สาธารณะโดยไม่รู้ตัว เน้นกับพนักงานของคุณว่าพวกเขาไม่ควรพูดคุยข้อมูลที่เป็นความลับกับทุกคนยกเว้นบุคคลหรือบุคคลที่ได้รับอนุมัติให้รับฟัง พวกเขาควรรอจนกว่าผู้เข้าชมจะย้ายออกจากพื้นที่แผนกต้อนรับก่อนที่จะพูดคุยข้อมูลที่เป็นความลับ