กฎ GAAP สำหรับเงินย่อย

คณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีของรัฐบาลกลางพัฒนาหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปหรือ GAAP ซึ่งได้รับการยอมรับและนำไปใช้อย่างกว้างขวางโดยนักบัญชีสาธารณะที่ได้รับการรับรอง ธุรกิจใช้กฎ GAAP เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติที่สอดคล้องและมาตรฐานทางจริยธรรมสำหรับการบัญชีการเงิน ธุรกิจต่างๆจัดตั้งกองทุนเงินสดย่อยเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ไม่คาดคิดซึ่งจะเกิดขึ้นตามปกติในการดำเนินงาน กฎเงินสดย่อยของ GAAP นั้นรวมถึงขั้นตอนการบันทึกธุรกรรมการติดตามการเบิกจ่ายและการป้องกันการใช้เงินในทางที่ผิด

ที่ตั้งและพนักงานที่ได้รับมอบหมาย

กฎ GAAP แนะนำให้เก็บเงินสดย่อยไว้ในที่ที่ถูกล็อคเช่นกล่องเงินสดหรือลิ้นชักพร้อมเอกสารประกอบธุรกรรม ธุรกิจควรกำหนดผู้รับฝากทรัพย์สินของกองทุนเงินสดย่อยและกำหนดบุคคลอื่นให้อนุญาตหรืออนุมัติการเบิกจ่ายเงินทุน กฎแนะนำให้บุคคลที่สามที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ทางบัญชีเช่นการกระทบยอดเงินสดย่อยและบัญชีอื่น ๆ ณ สิ้นเดือน บริษัท ขนาดเล็กมากสามารถใช้การควบคุมภายในอื่น ๆ เพื่อตรวจสอบการใช้เงินสดย่อย ๆ เช่นการตรวจสอบเงินและบัญชี

จำนวนเงินทุนและการใช้งานที่อนุญาต

ผู้บริหารกำหนดจำนวนเงินสดที่เก็บไว้ในกองทุนเงินสดย่อยตามจำนวน บริษัท ที่ต้องการในช่วงเวลาหนึ่งเดือน จำนวนเงินจะถูกแสดงตลอดเวลาด้วยจำนวนเงินสดในกองทุนหรือโดยการรวมกันของเงินสดและใบเสร็จรับเงินสำหรับการจ่ายเงิน ผู้บริหารพิจารณาการใช้งานที่อนุญาตสำหรับกองทุนเงินสดย่อยเช่นการซื้อเงินสดเล็กน้อยต่ำกว่าจำนวนที่แน่นอนเครื่องใช้สำนักงานทดแทนค่าส่งไปรษณีย์ค่าจัดส่งและค่าจัดส่งและค่าตอบแทน

บัญชีและกองทุน

หลังจากสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับเงินสดย่อย บริษัท ได้เขียนเช็คไปยังผู้ดูแลเงินสดย่อยสำหรับจำนวนเงินกองทุนย่อย การสร้างบัญชีเงินสดย่อยแยกต่างหากช่วยให้ธุรกิจสามารถกระทบยอดบัญชีเงินสดย่อยกับบัญชีเงินสดอื่น ๆ ผู้ดูแลเงินสดตรวจสอบและวางเงินสดในสถานที่ล็อคสำหรับกองทุนเงินสดย่อย ผู้ดูแลกองทุนส่งแบบฟอร์มคำขอเพื่อเติมเงินเงินสดย่อย แบบฟอร์มคำขอจะถูกส่งพร้อมหลักฐานว่าเงินสดที่เหลืออยู่ในกองทุนเอกสารการจ่ายเงินและจำนวนเงินที่เติมเต็มตามที่ร้องขอเท่ากับจำนวนเงินทั้งหมดที่จัดตั้งขึ้นสำหรับกองทุนเงินสดย่อย

การเบิกจ่าย

ผู้ดูแลรักษาให้แน่ใจว่าได้รับใบเสร็จรับเงินสำหรับการเบิกจ่ายทั้งหมด การใช้บันทึกช่วยติดตามการเบิกจ่ายและให้ข้อมูลสำหรับการบันทึกธุรกรรมและการกระทบยอดบัญชี หมายเลขบัตรกำนัลที่มีชื่อพนักงานวันที่วัตถุประสงค์สำหรับคำขอและประเภทค่าใช้จ่ายให้ข้อมูลที่จำเป็นและกลไกการติดตาม พนักงานส่งคืนบัตรกำนัลให้กับผู้ดูแลด้วยใบแจ้งหนี้ใบเสร็จรับเงินและเอกสารประกอบอื่น ๆ

บันทึกการทำธุรกรรม

เช็คที่เขียนถึงผู้ดูแลสำหรับกองทุนเงินสดย่อยจะถูกบันทึกลงในสมุดรายวันการจ่ายเงินสดเป็นเดบิตสำหรับเงินสดย่อยและเครดิตเป็นเงินสด การจ่ายเงินสดย่อยจะบันทึกในบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมตลอดทั้งเดือน เติมเงินเงินสดย่อยก่อนที่จะเสร็จสิ้นงบการเงินของ บริษัท สำหรับเดือนเพื่อให้จำนวนเงินสดในกองทุนเงินสดย่อยตรงกับยอดคงเหลือที่บันทึกไว้สำหรับบัญชีเงินสดย่อย บัญชีแยกประเภททั่วไปเงินสดย่อยถูกบันทึกเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุลของ บริษัท