คำอธิบายบัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชีแยกประเภททั่วไปคือรายการที่สร้างขึ้นจากบัญชี คำอธิบายของบัญชีเหล่านี้มีประโยชน์ในการทำความเข้าใจบัญชีแยกประเภททั่วไปและการนำทาง พิจารณาคำอธิบายว่าเป็นคำแนะนำที่มีประโยชน์เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลทางบัญชีได้ง่าย หากไม่มีคำอธิบายการค้นหาข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงจะเป็นฝันร้าย - คุณจะมีรหัสหรืออะไรอย่าง "AA22" และไม่มีใครรู้ว่ามันหมายถึงอะไรสร้างความสับสนนำไปสู่กระบวนการทางบัญชีที่ไม่มีประสิทธิภาพและไม่มีประสิทธิภาพ

ความสำคัญ

ความสำคัญหลักของคำอธิบายบัญชีแยกประเภททั่วไปคือการทำให้เนื้อหาของแต่ละบัญชีชัดเจนซึ่งสะท้อนลักษณะของแต่ละบัญชี ผู้ใช้สามารถสแกนระบบหรือรายงานและมีข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่แต่ละบัญชีมี ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจมีบัญชีตรวจสอบสองบัญชี "ธนาคาร A" และ "ธนาคาร B" ควรอ่านคำอธิบาย: "เงินสด - ธนาคาร A" และเงินสด - ธนาคาร B. "เมื่อคุณดูธุรกรรมภายใต้ เงินสด - ธนาคาร A คุณรู้ว่ามีธุรกรรมในธนาคาร A ทำให้การวิเคราะห์บัญชีและการวิจัยเป็นเรื่องง่าย

คุณสมบัติ

คำอธิบายของบัญชีควรเน้น คำอธิบายอาจเป็น "ค่าใช้จ่ายการเช่า" หากธุรกิจจ่ายค่าเช่าให้กับผู้ให้เช่ารายหนึ่ง หาก บริษัท จ่ายค่าเช่ามากกว่าหนึ่งแห่งโดยใช้สองบัญชีที่แตกต่างกันก็ควรมีคำอธิบายสองคำในแต่ละบัญชีเช่น "ค่าใช้จ่ายการเช่า - ลอสแองเจลิส" และ "ค่าใช้จ่ายการเช่า - ซานฟรานซิสโก"

คำอธิบายบัญชีมีความโดดเด่น มันไม่มีเหตุผลที่จะมีบัญชีจำนวนมากที่มีชื่อเดียวกันและไม่มีอะไรอื่นที่แตกต่าง หากบัญชีค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณมีชื่อว่า "ค่าใช้จ่าย" และไม่มีอะไรอื่นมันจะยากที่จะค้นหาสิ่งที่เฉพาะเจาะจงเช่นค่าใช้จ่ายเงินเดือนหรือค่าใช้จ่ายวัสดุสิ้นเปลือง

การพิจารณา

อย่าทำให้คำอธิบายทางบัญชียาวหรือซับซ้อน ทำให้มันง่ายและมีคำไม่กี่คำที่เป็นไปได้ หลีกเลี่ยงการใช้คำกริยาหรืออธิบายมากเกินไป ตัวอย่างเช่นหลีกเลี่ยงคำอธิบายประเภทนี้: "ลูกหนี้จาก Mr. X จากงานโรงเรียนเมื่อวันที่ 3-21-10 - จ่ายบางส่วนในวันที่ทำงาน" ในระบบบัญชีส่วนใหญ่คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดของงานหรือสถานการณ์ภายใต้ข้อมูลลูกค้าหรือข้อมูลงานไม่ใช่ภายใต้คำอธิบายบัญชี คุณสามารถมีคำอธิบายบัญชีลูกหนี้นี้ได้เพียงแค่ "Mr. X"

เมื่อพัฒนารายละเอียดบัญชีใหม่ให้พิจารณาการจัดประเภท ตัวอย่างเช่นหากบัญชีเป็นหนี้สินหลีกเลี่ยงการอธิบายเป็นค่าใช้จ่ายหรือรายได้ ทำตามหมวดหมู่บัญชีหรือคุณจะสร้างความสับสน

วางมาตรฐาน

สร้างวิธีมาตรฐานในการเขียนคำอธิบายและเวลาที่การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำกับบัญชีที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่นคำอธิบายทั้งหมดของคุณอาจเริ่มต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่และส่วนที่เหลือไม่ได้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ หลีกเลี่ยงการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในทุกบัญชีเพราะทำให้อ่านยาก ข่าวดีก็คือโปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่ให้คุณเปลี่ยนคำอธิบายบัญชีได้อย่างง่ายดาย

การจับเวลา

เมื่อเปลี่ยนคำอธิบายบัญชีที่มีอยู่โปรดทราบว่ารายงานที่รันก่อนการเปลี่ยนแปลงจะมีคำอธิบายบัญชีเก่าและอาจทำให้เกิดความสับสน ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีบัญชีชื่อ "อุปกรณ์สำนักงาน" ที่เปลี่ยนเป็น "อุปกรณ์สิ้นเปลือง" คนจะสงสัยว่าเป็นบัญชีเดียวกันหรือบัญชีอื่น เป็นการดีกว่าที่จะเปลี่ยนบัญชีที่มีอยู่ในต้นปีเพื่อลดความเข้าใจผิด