แนวทางในการขอและจัดการประชุม

ปฏิบัติตามแนวทางสำหรับการร้องขอและจัดการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิผลและบรรลุวัตถุประสงค์ การร้องขอการประชุมควรกระทำผ่านอีเมลหรือคำเชิญในปฏิทิน เลือกโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อส่งคำเชิญโดยใช้ซอฟต์แวร์ขององค์กรหรือแอปพลิเคชันทั่วไปที่มีให้สำหรับผู้รับ ตัวอย่างเช่น Microsoft Outlook, iCal ของ Apple และ Google ปฏิทินล้วนมีตัวเลือกสำหรับส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุม คำเชิญควรระบุวัตถุประสงค์เวลาสถานที่และผู้เข้าร่วมการประชุม

เตรียมตัว

วางแผนการประชุมล่วงหน้าโดยการสรุปประเด็นหลักและวัตถุประสงค์ในวาระการประชุม สร้างเอกสารประกอบคำบรรยายหรืองานนำเสนอหากจำเป็นเพื่อถ่ายทอดข้อมูลของคุณในที่ประชุมตามข่าวของ Chargris นำสำเนาเอกสารประกอบคำบรรยายหรืองานนำเสนอเพื่อให้ผู้ที่ได้รับเชิญสามารถจดจำข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ นำสมุดบันทึกและปากกามาด้วย ผู้เข้าร่วมในการประชุมมักมีคำถามและแนวคิด จดความคิดที่คุณมีในระหว่างการประชุมเพื่อติดตามคำถามคำตอบหรือความคิดในภายหลัง

อย่าขัดจังหวะ

หากผู้เข้าร่วมแสดงความคิดเห็นหรือมีคำถามให้ตอบคำถามของคุณจนกว่าบุคคลนั้นจะเสร็จสิ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตอบอย่างสุภาพเพราะผู้เข้าร่วมอาจพลาดหรือไม่เข้าใจบางสิ่งบางอย่างจากงานนำเสนอตามจิตวิทยาวันนี้ ตอบคำถามจากผู้เข้าร่วมที่ยกมือแทนที่จะเป็นผู้โพล่งคำถามและหากมีความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสมในการประชุมให้หันเหการสนทนากลับไปที่วัตถุประสงค์และหัวข้อหลัก เนื่องจากคนมักจะอยู่ในช่วงเวลาที่ จำกัด ให้ทำการประชุมบนแทร็กและวางไว้บนแทร็กและตรงต่อเวลา การประชุมส่วนใหญ่ไม่ควรทำงานนานกว่าหนึ่งชั่วโมงตาม GovLeaders.org

ไม่รับโทรศัพท์

เมื่อผู้เข้าร่วมเข้ามาในห้องขอให้พวกเขาปิดเสียงโทรศัพท์มือถือและปิดเครื่องเพื่อไม่ให้ใครมารบกวนในระหว่างการประชุม การรบกวนสามารถทำให้การประชุมนานขึ้นและรับอีเมลหรือโทรศัพท์ในขณะที่คุณพยายามตอบคำถามหรือให้งานนำเสนอเป็นสิ่งที่หยาบคายตาม GovLeaders.org ในขณะที่โทรศัพท์มือถือและอีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่ได้ผลในขณะที่คุณพูดถึงกลุ่มคน

สรุป

สรุปการประชุมโดยสรุปสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้คนนำออกจากการประชุมและแสดงขั้นตอนใด ๆ ที่คุณหรือผู้เข้าร่วมควรทำเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ หากเป็นไปได้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนควรรับผิดชอบบางสิ่งบางอย่างเพื่อช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ อธิบายว่าบทบาทของแต่ละคนจะเป็นอย่างไรเมื่องานของแต่ละคนควรจะเสร็จสิ้นและบุคคลที่ควรติดตามด้วยตาม GovLeaders.org