วิธีเอกสารโครงการ 5S

ผู้จัดการโครงการปรับปรุงที่ประสบความสำเร็จใช้เทคนิคการผลิตแบบลีนใช้วิธีการ 5S เพื่อกำจัดของเสียและปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า เพื่อกำจัดของเสียผู้จัดการโครงการดำเนินการห้าประเภทตามคำภาษาญี่ปุ่น กระบวนการดูแลทำความสะอาดเหล่านี้รวมถึง Seiri (Sort), Seiton (Set in Order), Seison (Shine), Seiketsu (Standardize) และ Shitsuke (Sustain) ดังนั้นเครื่องมือของโครงการจะถูกเรียงลำดับและจัดเรียงเพื่อให้สามารถใช้ได้เมื่อต้องการ โดยทำให้พื้นที่ทำงานของคุณสะอาดและเป็นระเบียบทุกอย่าง (และทุกคน) จะอยู่ในระเบียบ เพื่อจัดทำเอกสารกระบวนการเพื่อให้คุณสามารถประเมินวิเคราะห์และตรวจสอบโครงการ 5S ดำเนินการ 5S ในขั้นตอนต่างๆและเตรียมรายงานในแต่ละขั้นตอน

1

สร้างแผนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงเพื่อจัดการคุณภาพ ใช้รูปแบบของคุณเองหรือดาวน์โหลดเทมเพลตจากเว็บไซต์ต่าง ๆ เช่นเว็บไซต์ Microsoft Office Templates ซึ่งให้การเข้าถึงการเปลี่ยนแปลงเทมเพลตการควบคุม

2

จัดการประชุมปกติและแนะนำสมาชิกในทีมเอกสารในการประชุม ใช้เครื่องมือเช่น Microsoft OneNote เพื่อบันทึกการตัดสินใจและการดำเนินการ แจกจ่ายเอกสารเหล่านี้ทางอีเมล เก็บถาวรโดยการอัปโหลดไปยังเว็บไซต์อินทราเน็ตที่เก็บเอกสารของ บริษัท หรือพื้นที่ทำงานร่วมกันเช่น Microsoft Sharepoint

3

ใช้เครื่องมือปรับปรุงกระบวนการเช่นรายงานความคืบหน้าและใบบันทึกเวลาเพื่อกำหนดวิเคราะห์วัดปรับปรุงและควบคุมกระบวนการ สร้างรายงานสถานะที่อธิบายว่าผลลัพธ์เหล่านี้ให้อำนาจทีมปรับปรุงกระบวนการเฉพาะโดยการวิเคราะห์สถานะปัจจุบัน (ตามสภาพ) และกำหนดสถานะอนาคต (เป็น) โดยการกำหนดช่องว่างระหว่างทั้งสองคุณสามารถสร้างแผนการใช้งานและแผนการดำเนินการ

4

สร้างแผนการตรวจสอบ แผนนี้ควรระบุบุคลากรที่สามารถผ่านสถานที่ทำงานและกำจัดเครื่องมือที่ไม่จำเป็นทั้งหมด สิ่งนี้ช่วยให้คุณและพนักงานของคุณมั่นใจได้ว่าคุณมีเครื่องมือและวัสดุที่เหมาะสมในการทำงานให้เสร็จ แผนควรตรวจสอบว่าเครื่องมือที่เหลือถูกจัดระเบียบตามความถี่ในการใช้งานและผู้ใช้หลัก ควรอธิบายถึงวิธีการตรวจสอบอย่างละเอียดด้วยมือว่าการบำรุงรักษาสิ่งอำนวยความสะดวกทั่วไปเกิดขึ้นและทำให้มั่นใจได้ว่าเครื่องมือกระบวนการและขั้นตอนที่เป็นมาตรฐานได้ถูกนำไปใช้และใช้งาน แผนการตรวจสอบที่ครอบคลุมช่วยให้คุณและธุรกิจขนาดเล็กของคุณสามารถรักษาการเปลี่ยนแปลงนั้นได้ เผยแพร่เรื่องราวความสำเร็จเพื่อรักษาพลังงานและความกระตือรือร้น

5

อธิบายกระบวนการ 5 สแต่ละครั้งในเอกสารรายละเอียดและแจกจ่ายให้กับสมาชิกทุกคนในทีมโดยใช้อีเมลหรือเทคโนโลยีโซเชียลมีเดียเช่นวิกิฟอรัมฟอรัมหรือบล็อก สร้างรายการตรวจสอบและโปสเตอร์เพื่อเสริมวิธีการ ฝึกอบรมบุคลากรเกี่ยวกับการใช้กระบวนการเหล่านี้โดยใช้เอกสารนี้ นอกจากนี้ยังมีแหล่งข้อมูลฟรีเช่นเว็บไซต์ OpenCourseWare ของสถาบันเทคโนโลยีแมสซาชูเซตส์ซึ่งจัดหาสื่อการเรียนการสอนเครื่องมือและทรัพยากรในการเข้าถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เกี่ยวข้องกับวิธีการ 5 ส