วิธีจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจด้วยสำเนา

จดหมายธุรกิจที่มีสำเนาจะต้องได้รับการจัดระเบียบอย่างดี ไม่เพียง แต่ควรกระชับข้อมูลของตัวอักษรเท่านั้นสำเนาที่แนบมาควรมีความชัดเจนติดฉลากและจัดระเบียบตามข้อบ่งชี้ของจดหมาย รูปแบบที่มีการจัดระเบียบนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่าผู้อ่านสามารถรวบรวมคำสั่งซื้อของจดหมายได้อีกครั้งหากควรไม่มีการจัดระเบียบ

1

ใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำเพื่อจัดรูปแบบอย่างง่าย สร้างระยะขอบ 1 นิ้วทุกด้านของตัวอักษร เลือกแบบอักษรที่อ่านง่ายเช่น Arial 10 หรือ New Times Roman 12 เริ่มต้นแต่ละส่วนของจดหมายธุรกิจที่ระยะขอบด้านขวา รวมการเว้นวรรคสองครั้งระหว่างแต่ละส่วน

2

รวมส่วนหัวด้วยชื่อ บริษัท ที่อยู่และข้อมูลการติดต่อของคุณหากสเตชั่นของคุณไม่ได้ให้ข้อมูลนี้

3

แสดงชื่อเต็มและที่อยู่ผู้รับของคุณหรือที่เรียกว่าที่อยู่ภายใน รวมชื่อทางการของผู้รับเช่น "นาง" หรือ "ดร." ย่อข้อมูลที่อยู่ทั้งหมดตามแนวทางการจัดรูปแบบไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกา

4

รวมคำทักทายอย่างมืออาชีพเช่น "เรียนนายสมิ ธ " หรือเพียงแค่เขียน“ ถึงผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง” หากคุณไม่แน่ใจในผู้รับจดหมาย ติดตามคำทักทายด้วยเครื่องหมายโคลอน (:)

5

สร้างร่างกายของจดหมายธุรกิจ ให้ข้อมูลที่กระชับและแม่นยำ รักษาความเป็นมืออาชีพในจดหมายและให้ข้อเท็จจริงหรือเอกสารเพื่อสนับสนุนการเรียกร้องทั้งหมด แนะนำประเด็นหลักภายในย่อหน้าแรกและใช้ย่อหน้าเพิ่มเติมเพื่ออธิบายประเด็นเหล่านั้น

6

ปิดจดหมายด้วยการปิดมืออาชีพและสุภาพเช่น "ขอบคุณ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ใส่ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ในคำแรกของการปิดเท่านั้นเช่น“ ขอแสดงความนับถือ” และติดตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค รวมสำหรับบรรทัดหลังปิดและพิมพ์ลายเซ็นที่พิมพ์ สิ่งนี้จะช่วยให้มีพื้นที่เพียงพอสำหรับลายเซ็นเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างลายเซ็นต์ปิดและพิมพ์

7

ระบุสำเนาหรือเอกสารใด ๆ ที่จะแนบไปกับจดหมายธุรกิจเป็นเอกสารแนบ พิมพ์“ สิ่งห่อหุ้ม” และรวมจำนวนสำเนา พิมพ์“ สิ่งที่แนบมา: 5 ตัวอย่างเช่นถ้าจดหมายธุรกิจมีสำเนาหรือเอกสารห้าฉบับพร้อมกับจดหมาย ติดป้ายหรือหมายเลขแต่ละสำเนาและรวมไว้ด้านหลังตัวอักษร