วิธีจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจอย่างมืออาชีพใน Word

จดหมายธุรกิจมีรูปแบบที่แน่นอน ในบางกรณีคุณสามารถเขียนหรือจัดรูปแบบจดหมายที่ดูไม่เป็นทางการ แต่ในบางกรณีการส่งจดหมายที่เพิกเฉยต่อข้อตกลงการเขียนจดหมายธุรกิจอาจระบุว่าคุณเป็นคนที่มีความเป็นมืออาชีพน้อยกว่า

การใช้แม่แบบจดหมายธุรกิจของ Microsoft Office ซึ่งมาพร้อมกับชุดซอฟต์แวร์ Microsoft Office เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เมื่อคุณคุ้นเคยกับอนุสัญญามากขึ้นคุณจะรู้ว่าเมื่อไรที่จะทำลายพวกเขา

เทมเพลตจดหมายธุรกิจสำหรับ Word

วิธีที่ง่ายในการจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจใน Word คือการใช้แม่แบบ Microsoft Office ในอินสแตนซ์นี้แม่แบบนั้นเป็นแม่แบบจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการซึ่งมีให้จาก Microsoft ออนไลน์และสามารถดาวน์โหลดได้จาก Microsoft โดยตรงที่ลิงค์นี้ออนไลน์

รอบคัดเลือก

หากคุณไม่ได้ใช้เทมเพลต แต่เริ่มจากศูนย์คุณจะต้องเลือกแบบอักษรและขนาดตัวอักษรที่เหมาะสม วันนี้เมื่อจดหมายธุรกิจจำนวนมากถูกส่งอีเมลให้เลือกแบบอักษรที่ดูดีบนกระดาษและยังใช้งานได้ดีในอีเมล Georgia หรือ Times New Roman เป็นฟอนต์ serif ที่ดีสำหรับจุดประสงค์นี้ Arial , Verdana และ Tahoma เป็นฟอนต์ sans serif ทั่วไป - แม้ว่าเนื้อหาเอกสารที่คุณกำลังอ่านที่นี่ไม่รวมฟอนต์ sans-serif ดังนั้นฟอนต์ Arial ที่อธิบายจะแสดงเป็น serif และไม่เหมือนกับ sans serif

ส่วนหัวของบทความนี้ - เทมเพลตจดหมายธุรกิจสำหรับ Word; รอบคัดเลือก; ส่วนของจดหมายธุรกิจ - ใช้ แบบ อักษร sans serif

แบบ อักษร serif มีลายเส้นเพิ่มเติมเล็กน้อยและดูเหมือนตัวอักษรที่พบในบทความจาก The New York Times และในหนังสือพิมพ์รายวันอื่น ๆ อีกมากมายแม้ว่า USA Today จะใช้ แบบ อักษร sans serif

ในการระบุ serif จากฟอนต์ sans serif ให้มองอย่างใกล้ชิด เมื่อคุณดูที่ฟอนต์ serif อย่างระมัดระวังคุณจะเห็นว่าลายเส้นแนวตั้งทั้งหมดมี "feet" ซึ่งเป็นจังหวะตามแนวนอนสั้น ๆ ที่เท้าของแต่ละแนวดิ่ง ฟอนต์ sans serif ไม่ได้รวมจังหวะเพิ่มเติมเหล่านั้น บทความ Fonts.com ในการอ้างอิงกล่าวถึงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทของสองประเภท

สำหรับว่าคุณควรใช้ฟอนต์ serif หรือ sans serif ไม่มีกฎที่ยากและรวดเร็ว แต่ฟอนต์ serif นั้นดูเป็นทางการมากกว่า แบบ อักษร serif นั้นเหมาะสำหรับการส่งประวัติย่อของคุณไปยังสำนักงานกฎหมายสีขาว ฟอนต์ sans serif ดูร่วมสมัยมากขึ้นเช่นคุณอาจใช้ในเรซูเม่ที่คุณจะส่งให้กับ บริษัท ที่มีความรู้สึกร่วมสมัยที่หนุ่มสาวมากกว่าที่จะมีความรู้สึกคลาสสิคที่เป็นที่ยอมรับ

ขนาดตัวอักษรมีความสำคัญ - หน้าตาใหญ่เกินไปและเล็กเกินไปอ่านยาก ขนาดตัวอักษร 12 คือการประนีประนอมที่ดี

สำหรับการเว้นวรรคไม่ว่าช่องว่างเดียวหรือสองครั้ง - ในกรณีส่วนใหญ่เว้นวรรคเดียวทำงานได้ดีขึ้นสำหรับจดหมายธุรกิจ สำหรับสิ่งหนึ่งที่เว้นวรรคเดียวทำให้ง่ายขึ้นเพื่อให้พอดีกับตัวอักษรในหน้าเดียวซึ่งเป็นความคิดที่ดีเสมอเมื่อสื่อสารกับผู้บริหารไม่ว่าง

ส่วนของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจอย่างมืออาชีพมักจะเริ่มต้นด้วยวันที่ด้านบนดังในตัวอย่างของ Microsoft เขียนมันออกมาอย่างที่คุณเห็นในตัวอย่างนี้ - 7 มีนาคม 2018 - เป็นทางการมากกว่าที่คุณจะเขียนว่า: 3/7/2018 นอกจากนี้หากคุณกำลังสื่อสารกับใครบางคนในต่างประเทศให้เขียนมันดังที่คุณเห็นใน วันที่ 7 มีนาคม 2018 ไม่เช่นนั้นผู้รับอาจสับสนกับการประชุมในการวางเดือนก่อน

ในหลายประเทศการประชุมคือการเขียนวันแรกแล้วเดือน ใช้กฎการจัดรูปแบบเหล่านั้นสำหรับ 7 มีนาคม 2561 คุณจะเห็น 7 มีนาคม 2561 และเขียนเมื่อ 7/3/2018 ในสหรัฐอเมริการูปแบบ 7/3/2561 จะมีความหมายว่า 3 กรกฎาคม 2018 ไม่ใช่ 7 มีนาคม 2018

หลังจากวันที่ให้กด "Enter" อย่างน้อยหนึ่งครั้งเพื่อแสดงว่ามีการขึ้นบรรทัดใหม่อย่างน้อยหนึ่งรายการระหว่างบรรทัด หลังจากนั้นปล่อยให้การคืนค่าขนส่งสำหรับบล็อกผู้ส่ง:

จาก: ____ (ชื่อของคุณ)

ชื่อของคุณ

บริษัท ของคุณ

ชื่อ

ที่อยู่ถนน

รหัสไปรษณีย์

หลังจากบล็อกผู้ส่งกด "Enter" เพื่อแสดงถึงการขึ้นบรรทัดเดียวแล้วใส่บล็อกผู้รับซึ่งตามรูปแบบเดียวกันกับบล็อกผู้ส่ง

เท่าที่ระยะห่างเกี่ยวข้องคุณมีทางเลือก หากเนื้อความของจดหมายของคุณสั้นคุณอาจกด "Enter" สองหรือสามครั้งเพื่อแสดงถึงการรับคืนสองหรือสามครั้งเพื่อที่คุณจะได้ไม่ทำให้ตัวอักษรนั้นสั้นเกินไป หากเป็นตัวอักษรที่ยาวขึ้นให้กด "Enter" สองครั้ง แนวคิดก็คือเมื่อคุณทำจดหมายเสร็จแล้วร่างกายของจดหมายควรจะอยู่กึ่งกลางภาพไม่ว่าจะเป็นไปได้เท่าไหร่ ถัดไปคุณจะเขียน:

เรียนผู้รับ:

โปรดทราบว่าหลังจากชื่อผู้รับคุณจะใช้เครื่องหมายโคลอนไม่ใช่เครื่องหมายจุลภาคหรือเส้นประ ในจดหมายส่วนตัวคุณอาจใช้เครื่องหมายจุลภาค แต่ในจดหมายธุรกิจหรือจดหมายอาชีพคุณจะใช้เครื่องหมายโคลอน จากนั้นกด "Enter" เพื่อแสดงถึงการขึ้นบรรทัดใหม่

ถัดไปเนื้อความของตัวอักษรมา เมื่อเขียนเนื้อหาโปรดจำไว้ว่าย่อหน้าที่สั้นกว่าอ่านได้ง่ายขึ้น - คุณไม่ต้องการเกลี้ยกล่อมผู้อ่านด้วยข้อมูลจำนวนมาก รูปแบบของ Microsoft นั้นเว้นระยะทางไว้เป็นอย่างดีโดยตัวอักษรแปดบรรทัดแบ่งออกเป็นสามย่อหน้าสั้น ๆ

หลังจากเนื้อความของตัวอักษรกด "Enter" เพื่อแสดงถึงการขึ้นบรรทัดใหม่ จากนั้นเขียนคำว่าปิดบ่อย ๆ คุณจะเขียนแบบง่าย ๆ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" หลีกเลี่ยงการเขียนความใกล้ชิดส่วนตัวที่คุณเขียนให้กับเพื่อนหรือครอบครัวเท่านั้น

ถัดไปหากคุณเขียนจดหมายหอยทากให้กด "Enter" หนึ่งครั้งเพื่อแสดงว่ามีการส่งคืนการขึ้นบรรทัดเดียวเพื่อให้มีที่ว่างสำหรับลายเซ็นของคุณ หากคุณกำลังเขียนอีเมลให้กด "Enter" สองครั้งเพื่อบ่งบอกถึงการส่งคืนสองสายการบิน หลังจากนั้นให้พิมพ์ชื่อของคุณและหลังจากชื่อของคุณให้พิมพ์ชื่อธุรกิจของคุณเช่นที่คุณเห็นที่นี่:

แพทริคกลีสัน

ผู้อำนวยการ