วิธีการทำงานกับระบบจัดเก็บเอกสารไร้กระดาษ
ระบบจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษนั้นมีประโยชน์มากมายรวมถึงการรักษาสิ่งแวดล้อมและลดความยุ่งเหยิงรอบ ๆ สำนักงานของคุณ อย่างไรก็ตามหากคุณไม่คุ้นเคยกับการจัดเก็บทุกอย่างด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นเรื่องยากที่จะปล่อยกระดาษ คุณอาจกังวลเกี่ยวกับการสูญเสียข้อมูลทั้งหมดของคุณหากไฟล์คอมพิวเตอร์ถูกโจมตี ข้อควรระวังที่เหมาะสมเมื่อใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบไร้กระดาษสามารถลดความกังวลของคุณในขณะที่ยังช่วยลดรอยเท้าทางสิ่งแวดล้อมด้วย
1
ซื้ออุปกรณ์ที่จำเป็นเพื่อรักษาระบบการจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษได้อย่างง่ายดาย โดยทั่วไปจะประกอบด้วยคอมพิวเตอร์สแกนเนอร์ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกและไดรฟ์หัวแม่มือ อาจมีซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพิ่มเติมที่คุณต้องการเช่นฐานข้อมูลทรัพยากรมนุษย์หรือโปรแกรมบัญชีเพื่อประมวลผลข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์
2
ตั้งค่าระบบการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของคุณในลักษณะที่คล้ายกับรุ่นกระดาษของคุณ สิ่งนี้ทำให้พนักงานสามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้ง่ายขึ้น สร้างและแจกจ่ายแผนภูมิหรือแผนผังไซต์ของระบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่เพื่อการอ้างอิงได้ง่าย จัดการฝึกอบรมสำหรับพนักงานเมื่อมีการวางระบบไร้กระดาษ
3
สแกนเอกสารที่เป็นกระดาษทั้งหมดเพื่อให้สำเนามีอยู่ในระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษนั้นมีความหมายว่าเอกสารของคุณจะถูกทำลายหรือนำกลับมาใช้ใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ก่อนที่กระดาษจะถูกทำลาย
4
กำหนดว่าคุณจะสำรองไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณอย่างไร การมีระบบสำรองที่สองหรือสามนั้นสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย กำหนดระบบสำรองข้อมูลสำรองนอกสถานที่ซึ่งให้การปกป้องอีกชั้นหนึ่งในกรณีเกิดอัคคีภัยน้ำท่วมการโจรกรรมหรือภัยพิบัติอื่น ๆ หากคุณต้องการให้ใช้เซิร์ฟเวอร์หรือบริการสำรองข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตเพื่อจุดประสงค์นี้
5
กระตุ้นให้พนักงานกำจัดวิธีการสื่อสารด้วยกระดาษเช่นจดหมายและแฟกซ์ ใช้อีเมลเป็นวิธีการหลักในการถ่ายโอนเอกสาร กำจัดแฟกซ์สำเนาโดยการส่งและรับด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
สิ่งที่จำเป็น
- คอมพิวเตอร์
- เครื่องสแกนเนอร์
- ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก
- ธัมบ์ไดรฟ์
- ซอฟต์แวร์
- เครื่องหั่นกระดาษ
เคล็ดลับ
- ใช้นโยบายไร้กระดาษด้วยมือ การไม่ใช้กระดาษเป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องทำลายหรือเปลี่ยนแปลงนิสัยประจำวันและอาจต้องใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความคุ้นเคยกับการเปลี่ยนแปลง กำหนดวันที่ไม่กี่เดือนตามถนนเพื่อให้การเปลี่ยนเสร็จสมบูรณ์
- ติดตามการใช้กระดาษของ บริษัท หลังจากเปลี่ยนไปใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบไร้กระดาษ ส่งอีเมลรายเดือนไปยังพนักงานเพื่อแสดงจำนวนกระดาษที่ บริษัท บันทึกไว้ในแต่ละเดือนโดยเปลี่ยนเป็นวิธีการใหม่
โพสต์ยอดนิยม
Kindle e-reader ของ Amazon ทำหน้าที่เป็นห้องสมุดพกพาสำหรับธุรกิจถือหนังสือและคู่มืออิเล็กทรอนิกส์หลายพันรุ่นรวมทั้งให้การเข้าถึงวารสารวอลล์สตรีทเจอร์นัลอย่างสะดวกสบายและสิ่งพิมพ์ออนไลน์อื่น ๆ อีกมากมาย จอแสดงผลบน Kindle Paperwhite รุ่นใช้เทคโนโลยีที่เรียกว่า e-ink เพื่อให้รูปลักษณ์ที่คล้ายกับหน้าที่พิมพ์ออกมา หน้าจอ e-ink ให้การสิ้นเปลืองพลังงานต่ำและมีคอนทราสต์สูงเพื่อการอ่านที่ดีภายใต้สภาพแสงที่หลากหลาย แคปซูล หน้าจอ e-ink ประกอบด้วยหนึ่งล้านแคปซูล แคปซูลบรรจุแคปซูลย่อยหลายอันแต่ละอันมีเม็ดสีดำหรือสีขาวหยดเล็ก ๆ แคปซูลหลักมีของเหลวช่วยให้ subcapsules ลอยได้อย่างอิสระ เม็ดสีดำมีประจุไฟฟ้าลบ เม
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม
การ์ดกราฟิกของคอมพิวเตอร์เปลี่ยนข้อมูลให้เป็นภาพที่สวยงามมีสีสันบนหน้าจอ แม้ว่านักออกแบบฮาร์ดแวร์ต้องการการ์ดราคาแพงและแปลกใหม่ที่สุดสำหรับนักเล่นเกมพีซี แต่ความก้าวหน้าในการ์ดวิดีโอทั้งหมดทำให้ผู้ใช้ทางธุรกิจได้รับข้อความที่ชัดเจนกราฟิกที่คมชัดและวิดีโอที่ราบรื่นและเป็นธรรมชาติ ด้วยไมโครโปรเซสเซอร์เฉพาะและหน่วยความจำเร็วจำนวนมาก การ์ดแสดงผลได้กลายเป็นคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพในสิทธิของตนเอง การสร้างสัญญาณวิดีโอ คอมพิวเตอร์แสดงเนื้อหาของหน้าจอเป็นอาร์เรย์ของบิตข้อมูลในหน่วยความจำ ขณะที่คุณพิมพ์บนแป้นพิมพ์เรียกดูกราฟิกบนเว็บเพจหรือคลิกที่เมนูโปรแกรมคอมพิวเตอร์จะเปลี่ยนข้อมูลในหน่วยความจำเพื่อใ
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม
ทุกวันผู้บริโภคหลายล้านคนทั่วโลกใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อซื้อทุกอย่างตั้งแต่เครื่องประดับและของชำไปจนถึงเครื่องครัวและเครื่องใช้สำนักงาน มันมีความสำคัญมากกว่าที่เคยสำหรับธุรกิจทุกขนาดและหลากหลายเพื่อพัฒนาสถานะเว็บมืออาชีพ Weebly เป็นบริการฟรีที่ช่วยให้ธุรกิจสร้างเว็บไซต์เพื่อทำการตลาดและขายสินค้าให้กับลูกค้าได้อย่างง่ายดาย Weebly ใช้เครื่องมือลากและวางที่ช่วยให้ผู้ใช้ทุกระดับทักษะสามารถสร้างร้านค้าออนไลน์ที่ใช้งานได้อย่างสมบูรณ์ 1 ตั้งค่าบัญชีผู้ค้า Google Checkout หรือ PayPal Business วิเคราะห์ผลประโยชน์และข้อเสียของแต่ละบริการและกำหนดบัญชีการค้าที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด ป้อนข้อมูลติดต่อส่
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม
มีคำพูดยอดนิยมในหมู่นักเขียนอิสระ: อย่าใส่ไข่ทั้งหมดลงในตะกร้าใบเดียว การเขียนอิสระสำหรับผู้ปฏิบัติงานจำนวนมากต้องใช้เวลาและความเชี่ยวชาญเป็นอย่างมากในการสร้างรายได้รายสัปดาห์ที่ดี การปลูกฝังการผสมผสานที่ถูกต้องของลูกค้าหลายรายจะช่วยให้การทำงานต่อเนื่องในอัตราที่คงที่สามารถคาดการณ์ได้และลดความน่าเบื่อของแต่ละโครงการ Freelancing ยังคงเป็นหนึ่งในอาชีพที่การเป็นแจ็คของการค้าทั้งหมดอาจจ่ายดีกว่าการเป็นหลักของหนึ่ง 1 รวบรวมผลงานที่หลากหลายของผลิตภัณฑ์ทำงานเพื่อแบ่งปันกับลูกค้าที่มีศักยภาพ นำเสนอการผสมผสานของงานระยะยาวและระยะสั้นที่ครอบคลุมหัวข้อต่างๆและช่องทางการจัดจำหน่าย ใช้คลิปจากสิ่งพิมพ์ที่มีชื
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม
การมีสินค้าคงคลังในระดับต่ำอาจเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก ช่วยลดพื้นที่ที่คุณต้องการเก็บสินค้าส่วนเกินและ จำกัด อันตรายที่สินค้าคงคลังของคุณจะเสียหรือเติบโตล้าสมัย ที่สามารถลดค่าใช้จ่ายของคุณ แต่สินค้าคงคลังที่ลดลงทำให้ธุรกิจมีความเสี่ยงอื่น ๆ ที่อาจมีประโยชน์เกินดุล ค่าจัดส่ง การใช้การจัดการสินค้าคงคลังแบบทันเวลาสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีค่าใช้จ่ายสูงเมื่อคุณหมดหรือได้รับคำขอที่ไม่คาดคิดจากลูกค้ารายสำคัญ การโทรติดต่อซัพพลายเออร์ของคุณเพื่อสั่งซื้อแบบเร่งด่วนสามารถเพิ่มต้นทุนการขายสินค้าของคุณได้อย่างมากและทำให้อัตรากำไรของคุณระเหยไป หากคุณต้องเสียเงินมากขึ้นในการส่งสินค้าโดยแจ้งให้ทราบสั้น ๆ
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม