วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจเบื้องต้น

ในโลกปัจจุบันของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ทันทีจดหมายธุรกิจที่ล้าสมัยมักถูกมองข้าม ระยะห่างจากการขายหรือการแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่นำเสนอบนหัวจดหมายของคุณสามารถโดดเด่นบนโต๊ะสร้างการเชื่อมต่อส่วนบุคคลกับลูกค้าที่มีศักยภาพมากขึ้นและส่งข้อความของคุณได้ดีกว่าอีเมลอีกฉบับ การทำความเข้าใจองค์ประกอบที่สำคัญของจดหมายธุรกิจสามารถช่วยคุณสร้างการแนะนำที่ดีกว่าทำให้ประเด็นของคุณได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพและก้าวเข้ามาใกล้กับลูกค้าหรือลูกค้าใหม่

จัดระเบียบข้อความของคุณ

ขั้นตอนแรกในการเขียนจดหมายที่แนะนำตัวเองกับพันธมิตรธุรกิจที่มีศักยภาพเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบสิ่งที่คุณจะรวมไว้ในจดหมายและตัดสินใจในลำดับที่คุณจะนำเสนอข้อมูลของคุณ คิดเกี่ยวกับเหตุผลที่ผู้รับจดหมายของคุณต้องการอ่านมากกว่าสาเหตุที่คุณต้องการส่งจดหมาย ซึ่งหมายถึงการพิจารณาถึงประโยชน์ที่ลูกค้าของคุณจะได้รับจากการทำงานกับคุณแทนที่จะนำเสนอคุณสมบัติหรือราคาของผลิตภัณฑ์ จัดอันดับองค์ประกอบข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้เพื่อให้คุณรู้ว่าจะลาออกไปถ้าจดหมายของคุณเริ่มยาวเกินไป พยายาม จำกัด จดหมายของคุณไว้ที่หน้าเดียวเพื่อป้องกันการนำเสนอข้อมูลมากเกินไป

การเปิด

เริ่มต้นด้วยประโยคที่มีผลกระทบอย่างมากและทำให้ผู้อ่านต้องการค้นพบข้อมูลที่คุณมีสำหรับเธอ ซึ่งรวมถึงการถามคำถามที่สามารถตอบได้ในความโปรดปรานของคุณเท่านั้นเช่น“ คุณต้องการลดต้นทุนการจัดส่งลง 15 เปอร์เซ็นต์หรือไม่” คุณอาจเริ่มด้วยสถิติ“ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมากกว่า 80% จ่ายด้วย มากสำหรับการจัดส่งด้วยเหตุผลเดียวกัน” ประโยคนำของคุณควรแสดงให้เห็นถึงความต้องการหรือปัญหาที่ผู้อ่านมีซึ่งจะต้องการค้นหาวิธีการแก้ปัญหาที่คุณนำเสนอต่อไป รักษาย่อหน้าเปิดของคุณให้เป็นสองหรือสามประโยคสั้น ๆ ที่ทำให้เป็นประเด็นทั่วไป แต่ไม่ได้ให้คำตอบ อย่าทำผิดพลาดในการเปิดจดหมายที่พูดถึงตัวเอง:“ เป็นเวลากว่า 25 ปีแล้วที่ ABC Co. ให้บริการพื้นที่ใต้ดิน…”

นำเสนอประโยชน์ของคุณ

หลังจากที่คุณกระตุ้นความสนใจของผู้อ่านด้วยการแสดงความต้องการหรือปัญหาให้เสนอทางออกที่เป็นรูปธรรม กำหนดให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้กับสถานการณ์ของผู้อ่าน บอกวิธีที่คุณเสนอวิธีแก้ปัญหาและให้ตัวอย่างของ บริษัท ที่คล้ายกันที่คุณช่วย เก็บส่วนนี้โดยย่อ - ข้อมูลที่คุณให้น้อยลงผู้อ่านจะต้องโทรหาคุณมากขึ้น นำเสนอข้อมูลมากพอที่จะโน้มน้าวใจผู้อ่านคุณสามารถแก้ปัญหาของเขาได้ แต่อย่าให้ละเอียดเกี่ยวกับวิธีการ วัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณคือเพื่อสร้างยอดขายที่คุณสามารถนำเสนอรายละเอียดเพิ่มเติม

คำกระตุ้นการตัดสินใจ

ทำจดหมายให้เสร็จโดยใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจ บอกผู้อ่านว่าคุณต้องการพูดคุยกับเขาในสัปดาห์นี้และบอกเขาว่าคุณจะโทรหาผู้ช่วยของเขาเพื่อนัดเวลาร่วมกัน นำผู้อ่านไปยังเว็บไซต์ของคุณและแจ้งหมายเลขโทรศัพท์ของคุณในกรณีที่เขาต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเร็วกว่านั้น อย่าปล่อยให้ลูกค้าติดต่อคุณ“ ถ้าสนใจ” จดหมายของคุณควรทำให้ชัดเจนว่าผู้อ่านควรสนใจและควรได้รับข้อมูลเพิ่มเติม

เพิ่ม Postscript

เติมตัวอักษรเกริ่นนำทุกตัวให้จบด้วยข้อความ นี่คือสิ่งที่โดดเด่นบนหน้าและผู้อ่านจำนวนมากถูกดึงไปก่อนที่จะเริ่มอ่านเนื้อหาหลักของจดหมาย อย่าทำให้เรื่องนี้เป็นเรื่องง่ายเช่น“ ฉันตั้งตาคอยที่จะพูดกับคุณ” รวมข้อมูลที่คุณต้องการโดดเด่นเช่น“ รถบรรทุกส่งของเราใช้ GPS ติดตามเพื่อให้คุณ 24 / 7 เข้าถึงตำแหน่งของคำสั่งซื้อของคุณ”