วิธีการเขียนรายงานธุรกิจ

ต้องใช้ความพยายามอย่างมีสติในการจดบันทึกในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ รายงานการประชุมจัดทำเอกสารข้อมูลสำคัญที่ถูกกล่าวถึงและการตัดสินใจใด ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม ข้อมูลมักจะใช้สำหรับการอ้างอิงหรือวัสดุพื้นหลังสำหรับการประชุมในอนาคต ดังนั้นในฐานะคนรับนาทีคุณต้องมีทักษะการฟังและการเขียนที่ยอดเยี่ยมพร้อมกับความสามารถในการตรวจสอบประเด็นที่เกี่ยวข้องของการอภิปรายที่ควรบันทึก

1

มาถึงที่ประชุมก่อนเวลาเพื่อให้คุณมีเวลาเหลือพอที่จะจัดการและจัดการได้ ทบทวนระเบียบวาระการประชุมและข้อมูลใด ๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมและทำความเข้าใจในประเด็นที่ต้องตัดสินใจ

2

จัดทำแม่แบบตามวาระการประชุม เทมเพลตที่จัดระเบียบช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลในสถานที่ที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นหากรายการที่สี่ในวาระการประชุมเป็น“ ปัญหาด้านความปลอดภัยในปัจจุบัน” รายการที่สี่ในแม่แบบของคุณควรจะเหมือนกัน

3

บันทึกข้อมูลพื้นฐานของการประชุมรวมถึงวันที่สถานที่เวลาและหัวข้อ จดบันทึกแต่ละคนที่เข้าร่วมประชุมพร้อมกับประธานการประชุมหรือผู้นำ

4

สังเกตคนที่มาสายเพื่อการประชุม พวกเขาจะต้องได้รับการปรับปรุงข้อมูลที่พวกเขาพลาด ในทำนองเดียวกันให้บันทึกชื่อของผู้ที่ไม่อยู่ในที่ประชุมเพราะพวกเขาจะต้องมีการบรรยายสรุปข้อมูลและการตัดสินใจด้วย

5

ถอดความเหตุการณ์และการอภิปรายของการประชุม หลีกเลี่ยงการพยายามจดทุกสิ่งที่พูด บันทึกการประชุมควรเป็นโครงร่างของการสนทนา บันทึกการกระทำใด ๆ ที่จะต้องดำเนินการพร้อมกับการตัดสินใจใด ๆ ที่เกิดขึ้น

6

ตรวจสอบบันทึกย่อของคุณทันทีหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง การรอนานเกินไปอาจทำให้คุณลืมข้อมูลสำคัญได้ ชี้แจงข้อเท็จจริงหรือการตัดสินใจใด ๆ ที่จำเป็นต้องมีโดยเร็วที่สุด

7

จัดเรียงรายงานการประชุมเป็นรายงานที่จัดพิมพ์อย่างเป็นระเบียบ ให้หัวหน้าฝ่ายประชุมหรือผู้จัดทำทบทวนรายงานเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นและแจกจ่ายรายงานขั้นสุดท้ายไปยังผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ที่ไม่อยู่

เคล็ดลับ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้มีบทบาทสองคนโดยเข้าร่วมในการประชุมพร้อมกับจดบันทึก อาจเป็นเรื่องยากที่จะบันทึกการประชุมอย่างถูกต้องในขณะที่ทำสิ่งอื่น ทำให้ใจจดจ่ออยู่กับการจดนาที
• เลือกวิธีการเก็บรักษานาทีที่เหมาะกับคุณที่สุด กระดาษและปากกาเป็นตัวเลือกเช่นเดียวกับคอมพิวเตอร์แล็ปท็อป คุณอาจลองบันทึกการประชุมด้วยเครื่องบันทึกเสียง