วิธีการเขียนบันทึกการแต่งกาย

สถาบันการแต่งกายด้วยเหตุผลหลายประการรวมถึงความเป็นมืออาชีพที่ได้รับการปรับปรุงและลดการรบกวน บันทึกสำนักงานที่แนะนำรหัสชุดใหม่หรือแตกต่างกันควรมีความชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการที่นายจ้างคาดหวังให้พนักงานแต่งกายในขณะที่ยังคงทัศนคติที่ดี หัวหน้างานหรือบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรเขียนบันทึกโดยใช้รูปแบบบันทึกที่เหมาะสมและเทคนิคข้อความที่ให้ข้อมูล

นโยบายการตั้งค่า

ธุรกิจส่วนใหญ่อธิบายนโยบายการแต่งกายในคู่มือพนักงานหรือพนักงานใหม่และวัสดุปฐมนิเทศอื่น ๆ บันทึกช่วยจำที่มีข้อมูลการแต่งกายอาจเตือนให้พนักงานปฏิบัติตามนโยบายการแต่งกาย บันทึกใด ๆ ที่เปลี่ยนแปลงหรือสร้างรหัสชุดอาจจะตามมาด้วยการเปลี่ยนแปลงนโยบายอย่างเป็นทางการที่ระบุไว้ในคู่มือพนักงานหรือจรรยาบรรณ บริษัท อย่างเป็นทางการ

รูปแบบบันทึก

บันทึกช่วยจำสั้นและไม่เป็นทางการมากกว่าจดหมายธุรกิจทั่วไป โดยปกติแล้วจะเป็นหนึ่งหน้าหรือไม่เกิน 250 คำ บันทึกช่วยจำส่วนใหญ่ไม่แสดงความเคารพปิดและเยื้องย่อหน้า บันทึกช่วยจำรวมถึงหัวเรื่องที่ระบุสิ่งที่เกี่ยวข้องกับบันทึกเช่น "รหัสชุดใหม่" หรือ "เปลี่ยนชุดรหัส" บันทึกช่วยจำอาจแสดงรายการวันที่และเวลาที่ส่งภายใต้หรือข้ามจากหัวเรื่อง บันทึกช่วยจำส่วนใหญ่รวมถึงชื่อย่อของนักเขียนหรือบางครั้งมีลายเซ็นที่ด้านล่างของหน้า

การสร้างข้อความที่ให้ข้อมูล

เป้าหมายหลักของการเขียนบันทึกการแต่งกายคือการแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบเกี่ยวกับนโยบายการแต่งกายใหม่โดยย่อหรือการเปลี่ยนแปลงรหัสการแต่งกายในปัจจุบัน ผู้แต่งบันทึกช่วยจำรหัสชุดควรใช้องค์ประกอบของข้อความที่ให้ข้อมูลมาตรฐาน ผู้เขียนควรรวมบทสรุปของประเด็นสำคัญในวรรคแรกรายละเอียดของการแต่งกายเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังนโยบายสถานการณ์การแต่งกายที่เป็นไปได้ใด ๆ ที่เป็นลบและข้อสรุปเชิงบวกที่คาดการณ์ไว้ ผู้เขียนควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความรักษาและสร้างค่าความนิยม

การรักษาค่าความนิยม

ค่าความนิยมในข้อความเป็นความพยายามสำคัญที่แสดงให้เห็นถึงการดูแลและชื่นชมพนักงาน ค่าความนิยมมีความสำคัญอย่างยิ่งในบันทึกช่วยจำข้อมูลที่อาจดูเหมือนเป็นลบต่อพนักงานบางคน พนักงานที่ไม่ชอบการแต่งกายหรือไม่ต้องการที่จะปฏิบัติตามการแต่งกายอาจชื่นชมผลประโยชน์ของนโยบายที่ระบุไว้หลังจากแต่ละกฎระเบียบใหม่ พนักงานมักจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับรหัสใหม่ที่ดีขึ้นเมื่อพวกเขาเข้าใจเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงนโยบาย